Folgebewertungen und Buchung

Folgebewertungen in SAP RE-FX: Leasingverträge nach Vertragsbeginn richtig fortschreiben und buchen

Warum sind Folgebewertungen für Accounting und Controlling so wichtig?

Bei der Umstellung auf IFRS 16 hat sich die Welt der Leasingbewertung radikal verändert. Vermögenswerte werden heute in Form sogenannter Right-of-Use (RoU) Assets bilanziert, und ebenso die dazugehörigen Verbindlichkeiten für den Leasingnehmer. Doch wie geht es weiter, wenn sich ein bereits bewerteter Vertrag nachträglich ändert? Spätestens wenn eine Indexanpassung oder ein vorzeitiger Rückgabezeitpunkt ansteht, reichen die initialen Bewertungsdaten nicht mehr aus. Genau hier kommen Folgebewertungen ins Spiel – sie sind der Schlüssel, um die bilanziellen Auswirkungen von Vertragsänderungen regelkonform fortzuschreiben. Für Accounting und Controlling bedeutet das: Transparenz, Aktualität und Compliance – auch nach Vertragsbeginn.

Was ist eine Folgebewertung, und wann wird sie notwendig?

Die erste Bewertung eines Leasingvertrags – also die Erstbewertung – erfolgt meist zum Vertragsbeginn oder bei der Einführung von IFRS 16. Doch mit der Zeit kann sich der Vertrag oder seine Rahmenbedingungen verändern, z. B.:

• Die Vertragslaufzeit ändert sich (z. B. durch Kündigung oder Verlängerung)
• Die Leasingrate wird rückwirkend durch eine Indexanpassung erhöht
• Der Abzinsungssatz muss angepasst werden
• Es werden zusätzliche Objekte angemietet oder zurückgegeben

Alle diese Änderungen betreffen die bilanziellen Werte in SAP RE-FX. Eine Folgebewertung erfasst diese Veränderungen und sorgt dafür, dass Leasingverbindlichkeit und RoU-Anlage (Right-of-Use Asset) korrekt angepasst werden.

Der Bewertungsprozess in SAP RE-FX

Im System erfolgt eine Folgebewertung durch folgende Schritte:

1. Zunächst wird in der Bewertungsklausel des betreffenden Vertrags eine neue Zeitscheibe eingefügt, die den Zeitraum der geänderten Kondition oder Laufzeit beschreibt.
2. Anschließend wird der Betrachtungsbeginn eingetragen – das Datum, ab dem die Vertragsänderung bilanzwirksam werden soll.
3. Die Art der Änderung wird mit dem Bewertungsverhalten definiert. Dieses entscheidet, wie die Änderung auf die RoU-Anlage wirkt (z. B. Absolute Differenz, Kein Zugang, Pro-rata-Änderung etc.).
4. Dann wird die Bewertung ausgelöst und die neuen Barwerte sowie Folgebewegungen für die Verbindlichkeit und das Right-of-Use Asset automatisch berechnet.

Auf der Registerkarte „Bewertung“ lässt sich der gesamte Verlauf nachvollziehen. SAP bietet hier eine sehr detaillierte Bewertungslogik mit voll integrierter Buchung ins Hauptbuch.

Ein Praxisbeispiel: Indexanpassung mit rückwirkender Gültigkeit

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen hat 2021 einen 10-jährigen Leasingvertrag für Büroräume abgeschlossen. Die Miete unterliegt einer jährlichen Indexanpassung auf Basis des Verbraucherpreisindex. Im Mai 2024 teilt der Vermieter mit, dass die Miete bereits rückwirkend zum Januar 2024 um 5 % steigt. In SAP RE-FX gehen wir nun wie folgt vor:

1. Wir ergänzen eine neue Zeitscheibe in der Bewertungsklausel, gültig ab 01.01.2024.
2. Als Betrachtungsbeginn wählen wir Mai 2024 – das Datum, an dem die Vertragsänderung bekannt wurde und somit bilanziell relevant wird.
3. Wir setzen das Bewertungsverhalten auf „Absolute Differenz“. Damit wird die Differenz des neuen Barwerts der Leasingverbindlichkeit zum bisherigen Stand ermittelt und der RoU-Anlage als Zugang zugebucht.
4. Bei der Buchung im SAP-System wird nur der Barwertanstieg bilanzwirksam. Die erhöhten Leasingraten für Januar–April, also vor dem Betrachtungsbeginn, werden als Aufwand gebucht – nicht in die Verbindlichkeit integriert.

Damit ist die Folgebewertung abgeschlossen und der Vertrag bleibt IFRS-konform fortgeschrieben.

Wichtige Tools und Transaktionen im Überblick

SAP RE-FX bietet eine Reihe von Transaktionen, um Folgebewertungen effizient durchzuführen und auszuwerten:

• RECECN – Vertragsbewertung direkt bearbeiten (reduziertes Layout im Vergleich zu RECN)
• RECEISRULECN – Bewertungsregeln einsehen und pflegen (auch Massenpflege)
• RECEISCONDRULECN – Bewertungsregeln zu Konditionen pflegen
• RECESH – Bewertungsverläufe und Berechnungen anzeigen
• RECEISASSETCN – RoU-Anlagen auflisten
• RECEASSETDEACT – RoU-Anlagen deaktivieren

Zudem lassen sich mit Tools wie RECEISRECLASSIFY und RECEISLIABGRAD Verbindlichkeiten aus Leasingverträgen differenziert nach Restlaufzeiten analysieren – ein wichtiger Baustein für Reporting und Bilanzklarheit.

Fazit: Folgebewertung ist mehr als Technik – sie ist zentrale Compliance-Sicherung

Folgebewertungen sind ein integraler Bestandteil des IFRS 16-konformen Lease Accountings. Sie sorgen dafür, dass sich Vertragsänderungen zeitnah und präzise in der Bilanz widerspiegeln. Für Accounting und Controlling ist dies nicht nur wichtig – es ist unabdingbar. In SAP RE-FX ist der Bewertungsprozess sehr strukturiert umgesetzt. Mit dem richtigen Verständnis für Zeitscheiben, Bewertungsverhalten und den maßgeblichen Transaktionen lassen sich auch komplexe Vertragsänderungen sauber und nachvollziehbar abbilden. Mein Tipp: Trennen Sie im Projektverlauf klar die Rollen für Vertragsstammpflege und Bewertungssteuerung. Die Transaktion RECECN eignet sich ideal, um Bewertungsprozesse isoliert und sauber durchzuführen – mit klarer Aufgabenverteilung innerhalb Ihres Teams.

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IFRS 16 Bewertung von Leasingverträgen

IFRS 16 in SAP RE-FX: Leasingverträge korrekt bewerten ― so geht’s

Seit dem Inkrafttreten des IFRS 16 Standards im Januar 2019 hat sich die bilanzielle Behandlung von Leasingverhältnissen grundlegend verändert – und mit ihr die Anforderungen an Prozesse, Systeme und Compliance in Unternehmen. Doch wie genau lassen sich Leasingverträge in SAP RE-FX korrekt nach IFRS 16 bewerten? Und welche Herausforderungen bringt das für nicht-immobilienlastige Unternehmen – klassische Corporates – mit sich?

Warum IFRS 16 für alle Unternehmen relevant ist

IFRS 16 betrifft nicht nur Immobilienunternehmen, sondern alle Organisationen, die Leasingverhältnisse im Einsatz haben – sei es für Büroflächen, IT-Equipment, Fahrzeuge oder technische Anlagen. Die Anforderung: Alle Leasingverträge müssen als sogenannte RoU (Right-of-Use)-Vermögenswerte in der Bilanz aktiviert werden. Die daraus resultierenden Leasingverbindlichkeiten und Abschreibungen ersetzen die klassische, aufwandbezogene Verbuchung der Leasingraten in der GuV.

In der Praxis stellt das Finance, Controlling und IT regelmäßig vor die Frage: Wie bilden wir IFRS 16 korrekt im SAP-System ab? Die gute Nachricht: Ab SAP S/4HANA und im klassischen ERP (ab EA-APPL 606 SP17) stellt das Modul SAP RE-FX die notwendigen Werkzeuge bereit.

Leasingbewertung in SAP RE-FX: Grundlagen und Systemlogik

SAP RE-FX bietet zentrale Funktionen zur parallelen Bewertung von Leasingverträgen nach verschiedenen Rechnungslegungsstandards – z. B. IFRS, US-GAAP und HGB. Das Kernkonzept: Jeder Vertrag wird basierend auf individuellen Bewertungsregeln unterschiedlich bewertet. Diese Regeln legen fest, nach welcher Methodik (z. B. Aktivierung, Linearisierung, Umbuchung) ein Vertrag bewertet wird.

Für IFRS 16 sind die relevanten Bewertungskomponenten vor allem:

• RoU-Anlage: Aktivierter Nutzen aus dem Nutzungsrecht eines geleasten Objekts
• Leasingverbindlichkeit: Barwert der künftigen Leasingzahlungen (Diskontierung mit IFRS-konformem Zinssatz)
• Abschreibungen: Linear über die Laufzeit oder entsprechend der Nutzungsdauer
• Zinskomponente: Verbindlichkeitsminderung über Zeit

Die Kombination aus diesen Elementen ergibt die Bewertungsbuchungen, die SAP RE-FX anhand der Bewertungsergebnisse erzeugt.

Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

Die „SolarTech GmbH“ mietet ein Lager in München für zunächst 5 Jahre. Die monatlichen Zahlungen steigen über die Jahre: im ersten Jahr 5.000 €, im fünften Jahr 6.200 €. Das Unternehmen bilanziert nach IFRS 16 und US-GAAP ASC 842. Darüber hinaus fallen zu Beginn einmalige Maklerkosten in Höhe von 10.000 € an.

Im System werden nun folgende Schritte notwendig:

1. Im Vertrag wird die Teilfunktion „Bilanzielle Bewertung“ (CE01) im Customizing aktiviert.
2. Die Bewertungsregeln für IFRS und US-GAAP werden angelegt und auf die Vertragsart sowie den Buchungskreis zugeordnet (z. B. IFRS16_WAREHOUSE, USGAAP84_WAREHOUSE).
3. Im Vertrag fügt man auf der Registerkarte Bewertungsparameter entsprechende Bewertungsklauseln hinzu und hinterlegt dort den Zinssatz, das wahrscheinliche Ende sowie die zu verwendende Anlagenklasse für die RoU-Anlage.
4. Die Mietkonditionen werden den Bewertungsklauseln zugeordnet. Für die Maklerkosten wird eine statistische Einmalkondition mit der Bewertungseigenschaft „Initialkosten“ angelegt und ebenfalls verlinkt.
5. Im Bewertungslauf wird die RoU-Anlage automatisch mit Barwert + Initialkosten aktiviert und die Verbindlichkeit entsprechend gebucht. Abschreibung und Zinsertrag werden periodengetreu verteilt.

So einfach das auf dem Papier klingt, so komplex kann die sachgerechte Bewertung im Projekteinsatz sein – vor allem, wenn z. B. mehrere Objekte Gegenstand eines Vertrags sind oder Spezialkonditionen wie Rückbauverpflichtungen berücksichtigt werden müssen.

Herausforderungen und bewährte Praxis

Zentrale Herausforderungen ergeben sich oft bei der Abgrenzung der Leasingraten (z. B. was ist servicebezogen und linearisiert? Was zählt zum Leasingumfang?) sowie bei der Kontenfindung für Bewertungssätze. Wichtig zu wissen: Der gewöhnliche Objektfinanzstrom in RE-FX greift nicht mehr bei an der Bewertung teilnehmenden Konditionen – hier übernimmt der Bewertungsfinanzstrom.

Daher sind folgende Empfehlungen zentral:

• Konditionsklassifizierung korrekt durchführen: Leasingrate, Servicekosten, Initialkosten, Anreizzahlungen etc.
• Bewertungsobjekte sauber pflegen: Die Bewertung findet objektbezogen statt, nicht vertraglich aggregiert.
• Kontenfindung vollständig einrichten: Bewegungsarten, Kontensymbole, Kontenfindungswerte – ohne vollständige Zuordnung keine Buchung.
• Massenverarbeitung nutzen: Transaktionen RECEPR (Bewertung simulieren/durchführen) und RECEEP (Buchung der Bewertung) effizient einbinden.

Fazit

Die Umstellung auf IFRS 16 hat Leasingverhältnisse aus dem Randbereich des Rechnungswesens in den Fokus der Bilanzierungsverantwortung gerückt – und SAP RE-FX hat sich als ein leistungsfähiges Werkzeug zur Abbildung dieser Anforderungen bewährt.

Gerade für Corporates, die SAP RE nur zur Verwaltung genutzter Immobilien oder technischer Assets einsetzen, kann das Thema IFRS 16 schnell komplex wirken. Doch mit einer durchdachten Bewertungskonfiguration, klarer Customizing-Struktur und sorgfältigem Stammdatenmanagement lässt sich die Lösung nicht nur technisch korrekt, sondern auch revisionssicher umsetzen.

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Indexmieten und Anpassungen

Indexmieten in SAP RE-FX: Automatisierte Mietanpassung auf Basis von Verbraucherpreisindizes

Wie sorgt man als gewerblicher Vermieter für eine transparente und rechtssichere Mietanpassung bei Indexmietverträgen - ohne sich im Excel-Dschungel zu verlieren?

Die Mietanpassung auf Basis von Verbraucherpreisindizes (VPI) ist für viele Vermieter im Gewerbebereich ein zentrales Instrument zur Wertsicherung der Mieteinnahmen. Diese Klauseln sind typisch für langfristige Mietverträge und helfen dabei, Inflationseinflüsse transparent und objektiv auszugleichen. Doch die praktische Umsetzung ist oft komplex – besonders bei größeren Portfolios.

SAP RE-FX bietet dafür ein ausgefeiltes Werkzeugset zur effizienten und regelbasierten Umsetzung von Indexanpassungen. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie die Indexmiete in SAP RE-FX funktioniert, welche Vorbereitungen nötig sind und wie man typische Fallstricke – etwa bei veralteten Indexreihen – professionell löst.

Was bedeutet Indexmiete?

Bei einer Indexmiete wird der Mietzins an die Entwicklung eines Preisindexes – häufig den Verbraucherpreisindex – gekoppelt. Steigen die Lebenshaltungskosten, steigt auch die Miete, sofern vertraglich vereinbart. Das schafft Planbarkeit und Fairness – sowohl für Vermieter als auch für Mieter.

Die große Herausforderung: Diese Anpassung muss korrekt, rechnerisch nachvollziehbar und zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt erfolgen. Bei mehr als nur einer Handvoll Verträgen ist eine manuelle Pflege alles andere als effizient – hier kommt SAP RE-FX ins Spiel.

Der SAP-Prozess zur Indexmietanpassung

Das Modul SAP RE-FX bietet eine standardisierte und automatisierbare Lösung zur Abbildung von Indexmietverträgen. Die Basis bildet die sogenannte Anpassungsklausel, die mit der entsprechenden Kondition im Mietvertrag verknüpft ist. Sie definiert unter anderem:

• Anpassungsrhythmus (z. B. jährlich, alle 2 Jahre)
• Mindeständerung (in %, Punkten oder ohne Schwelle)
• Verzögerungszeitraum (z. B. 1 Monat nach Schwellwert-Erreichung)

Daneben ist die regelmäßige Pflege der Indexstände entscheidend. Diese werden monatlich vom Statistischen Bundesamt veröffentlicht und müssen entweder manuell oder durch automatisierte Schnittstellen gepflegt werden (Transaktion REAJINDX).

Schritt-für-Schritt: So funktioniert die Indexanpassung

1. Verlinkung der Anpassungsklausel mit der Zielkondition im Vertrag
2. Pflege der Indexreihe (z. B. Verbraucherpreisindex Deutschland, Basisjahr 2015)
3. Regelmäßige Indexstandpflege im System
4. Ausführung der Anpassung über Transaktion REAJPR (Massenlauf oder Einzelfall)
5. Prüfung und Freigabe der neuen Konditionsbeträge
6. Versand der Korrespondenz an den Mieter (optional) und Aktivierung der Kondition

Ein Praxisbeispiel

Nehmen wir folgendes vereinfachtes Beispiel:

• Mietvertrag beginnt am 01.01.2020
• Monatliche Grundmiete: 1.000 EUR
• Verknüpfte Anpassungsklausel: Indexmiete, jährliche Anpassung bei mindestens 2 % Indexänderung, 1 Monat Verzögerung

Angenommen, der VPI zum 01.01.2020 beträgt 105,0 und zum 01.01.2021 108,4. Die Änderung entspricht einem Anstieg von 3,24 %. Damit ist die Mindeständerung überschritten, die Anpassung greift. Die neue Miete wird gemäß folgender Formel berechnet:

Neue Miete = (1.000 EUR ÷ 105,0) × 108,4 ≈ 1.032,38 EUR

Nach kaufmännischer Rundung ergibt sich ab dem 01.02.2021 (wegen 1 Monat Anpassungsverzögerung) eine neue monatliche Miete von 1.032,38 EUR.

Was tun bei veralteten Indexreihen?

Ein häufiger Stolperstein in der Praxis: In älteren Verträgen finden sich oft Indexreihen mit nicht mehr veröffentlichten Basisjahren (z. B. VPI 2005). Wenn dafür keine Indexwerte mehr vom Statistischen Bundesamt publiziert werden, schlägt der Anpassungslauf fehl.

Hier hilft die Technik der Indexverkettung: Dafür definieren Sie im Customizing eine Umrechnung zwischen alter und neuer Indexreihe (z. B. von VPI 2005 nach VPI 2015) zum Stichtag des Basisjahrwechsels. Damit ersetzt SAP automatisch die fehlenden Werte der Altreihe durch rechnerisch umgerechnete Werte der neuen Reihe.

Diese Umstellung macht Verträge langlebiger und reduziert Fehlermeldungen im Anpassungslauf. Wichtig: Auch bei verketteten Reihen funktioniert die Schwellwertlogik und die Verzögerung – alles basiert auf dem richtigen, umgerechneten Index.

Flexibel bleiben durch BAdIs

Für sehr spezielle Anforderungen können Sie auch eigene Mietanpassungsverfahren definieren – etwa wenn die Miete anhand kundenspezifischer Kennzahlen, Staffelwerten oder Indexmixen berechnet wird.

Durch eine Implementierung des Business Add-Ins BADI_REAJ_ADJUSTMENT können Sie das Rechenverfahren vollständig steuern. Im Customizing wird dann als Anpassungsverfahren „BADI“ angegeben – so lässt sich SAP RE-FX leicht an individuelle Geschäftsmodelle anpassen.

Fazit

Die Indexmiete ist ein intelligenter und objektiver Weg, um Mietverträge wertbeständig zu gestalten. SAP RE-FX unterstützt gewerbliche Vermieter mit praxistauglichen Werkzeugen zur automatisierten Mietanpassung – von der korrekten Berechnung über die Pflege der Indexwerte bis hin zur Skalierbarkeit im Massenverfahren.

Wenn die Grundlagen wie Indexreihen, Anpassungsklauseln und Konditionslogik gut durchdacht sind, lässt sich der Prozess vollständig automatisieren – inklusive Protokollen, Simulation und Korrekturmöglichkeiten.

Mein Tipp: Investieren Sie in saubere Datenpflege und sinnvolles Customizing – das zahlt sich langfristig aus.

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Spitzenabrechnung und Korrekturen

Spitzenabrechnungen bei Umsatzmieten: Wenn die Maximalmiete flexibel bleibt

Wie lässt sich eine Umsatzmiete im Mietvertrag intelligent abbilden, wenn die Maximalmiete über das Jahr hinweg von der monatlichen Begrenzung abweicht? Genau mit dieser Frage sehen sich viele Gewerbevermieter konfrontiert – vor allem wenn individuelle Vereinbarungen mit Mietern getroffen werden, um die Miete flexibel aber fair zu gestalten.

In SAP RE-FX gibt es dafür ein sehr wirkungsvolles – wenn auch nicht sehr bekanntes – Instrument: die Spitzenabrechnung.

In diesem Beitrag erkläre ich dir, was es mit der Spitzenabrechnung auf sich hat, wie sie funktioniert und warum sie bei umsatzbasierten Mietverträgen in der gewerblichen Vermietung häufig unterschätzt wird.

Was ist eine Spitzenabrechnung?

Bei der Umsatzmiete wird ein Mietanteil auf Basis des tatsächlich erzielten Umsatzes des Mieters berechnet. Häufig kommen dabei auch Minimum- oder Maximumgrenzen ins Spiel, um dem Vermieter Planungssicherheit zu geben und dem Mieter vor zu hohen Abgaben zu schützen.

In vielen Fällen wird eine monatliche Maximalmiete festgelegt. Doch manchmal weichen die Vereinbarungen vom Grundschema ab, z. B. wenn die maximale Gesamtmiete über das Jahr hinweg begrenzt ist – unabhängig von monatlichen Höchstbeträgen.

Und genau hier kommt die Spitzenabrechnung ins Spiel: Sie erlaubt es, von den monatlichen Maximalwerten abzuweichen und für eine längere Abrechnungsperiode (z. B. ein Jahr) eine separate Maximierung anzusetzen.

Wie funktioniert die Spitzenabrechnung in SAP RE-FX?

Grundsätzlich basiert die Umsetzung auf zwei Komponenten:

• Die (Standard-)Umsatzregel: Diese definiert die prozentuale Beteiligung, Mindestmieten oder monatliche Maximalmieten.
• Die Spitzenumsatzregel: Eine zusätzliche Klausel, die zu Abrechnungszwecken hinzugezogen wird, um eine vom Monatsschema abweichende (z. B. jährliche) Maximalbegrenzung zu berücksichtigen.

Im Vertrag wird die Umsatzmietkondition so eingerichtet, dass sie sowohl auf die Standard-Umsatzregel als auch auf die Spitzenumsatzregel verweist. Zusätzlich wird eine eigene Kondition für die „Maximalmiete Umsatz spitze“ als statistische Kondition hinterlegt – beispielsweise mit einem Wert von 5.000 EUR pro Jahr.

Bei der späteren Abrechnung (Transaktion RESRSE) wird die Option genutzt, auf die Spitzenklausel abzurechnen. SAP berücksichtigt dann im Rahmen der Abrechnung die strengere Regelung und reduziert ggf. die Abrechnungsergebnisse, wenn die Jahresmiete die Obergrenze überschreiten würde.

Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

Ein Café-Betreiber in einem Einkaufszentrum hat einen umsatzbasierten Mietvertrag. Vereinbart wurde:

• 3,5 % vom Umsatz als Umsatzmiete
• Mindestens 300 EUR und maximal 800 EUR pro Monat
• Jedoch: Im Kalenderjahr darf die gesamte Umsatzmiete 7.500 EUR nicht überschreiten

In SAP RE-FX wird dies wie folgt abgebildet:

1. Eine Umsatzregel mit Umsatzbeteiligung (3,5 %) inkl. Mindest- und Monatsmaximalmiete
2. Eine Spitzenumsatzregel mit Zuordnung zur Umsatzregel
3. Eine Umsatzmietkondition, die auf beide Regeln verweist
4. Eine statistische Kondition für die jährliche Maximalmiete mit 7.500 EUR, zugeordnet zur Spitzenumsatzregel

Bei der Durchführung der Umsatzabrechnung im Januar des Folgejahres wird die Spitzenklausel berücksichtigt. Hat der Mieter trotz Monatsmaxima mehr als 7.500 EUR an Umsatzmiete bezahlt, wird der überschießende Betrag zurückgerechnet und ggf. eine Gutschrift generiert.

Vorteile für Vermieter

Die Implementierung einer Spitzenabrechnung ist insbesondere bei langfristigen und Umsatz-sensitiven Mietverhältnissen ein echter Mehrwert.

• Vertragssicherheit: Individuelle Regelungen lassen sich treffsicher und systemkonform abbilden.
• Flexibilität: Sowohl Mieter als auch Vermieter profitieren von einer transparent geregelten „Deckelung“ bei sehr erfolgreichen Geschäftsjahren.
• Automatisierung: SAP RE-FX ermöglicht eine automatisierte Berücksichtigung der Spitzenklausel im Rahmen der Umsatzabrechnung, ohne manuelle Nachkorrekturen.

Was du beachten solltest

Die Spitzenabrechnung wirkt wie eine Art „Korrekturschleife“ am Jahresende: Die im Jahresverlauf abgerechneten monatlichen Umsatzmieten werden retrospektiv gegen die vereinbarte Jahresobergrenze geprüft und gegebenenfalls angepasst.

Gerade bei komplexen oder wechselnden Mieterumsätzen kann das helfen, die Miete fair und nachvollziehbar zu berechnen – ein echter Vorteil im Dialog mit anspruchsvollen Gewerbemietern.

Fazit

Die Spitzenabrechnung in SAP RE-FX ist ein nützliches, aber in vielen Projekten unterschätztes Instrument. Sie erlaubt die präzise Abbildung komplexer Mietvereinbarungen mit flexiblen Maximalgrenzen über längere Zeiträume hinweg.

Gewerbevermieter, die ihren Mietern Spielraum bieten und gleichzeitig die Transparenz in der Abrechnung erhöhen möchten, sollten dieses Werkzeug unbedingt in ihr Vertragsdesign einbeziehen.

Mein Tipp: Wer viele umsatzbasierte Mietverträge verwaltet oder mit Mietern aus der Gastronomie, Einzelhandel oder Dienstleistungsbranche arbeitet, sollte prüfen, ob eine Kombination von Umsatzregel und Spitzenklausel zu einer besseren Abbildung beiträgt.

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Umsatzmietverträge

Umsatzmiete in SAP RE-FX – Flexibel abrechnen, Potenziale besser steuern

Wie kann man in einem Gewerbe-Mietvertrag sicherstellen, dass der Mietzins fair, dynamisch und zugleich standortbezogen ist? Genau an dieser Stelle kommt die Umsatzmiete (Sales-Based Rent) ins Spiel – eine gängige Praxis in Einkaufszentren, Flughäfen oder stark frequentierten Innenstädten. Doch wie lässt sich dieses Modell professionell in SAP RE-FX abbilden und automatisieren?

In diesem Beitrag zeige ich, wie Sie umsatzabhängige Mietverträge effizient verwalten und abrechnen – praxisnah, verständlich und mit Blick auf das, was wirklich zählt: den operativen Nutzen für Vermieter und Investoren.

Was ist eine Umsatzmiete?

Die Umsatzmiete ist eine variable Mietform, bei der die Höhe des Mietzinses an den Umsatz des Mieters gekoppelt ist. Damit trägt der Mieter einen Teil des Geschäftsrisikos der Fläche, während der Vermieter an positiven Umsatzentwicklungen partizipiert. Meist gibt es eine Mindest- und Höchstmiete – mit definierten Regelwerken wie Staffelungen oder nach Sortimenten differenzierten Umsätzen.

Diese Vertragsstruktur ist nicht nur flexibel, sondern bietet Vermietern auch wichtige Einblicke in die Wirtschaftlichkeit der Flächen und Mieterportfolios. Aus Umsatzmeldungen lassen sich Prognosen ableiten, Standortvergleiche durchführen oder strategische Maßnahmen frühzeitig anstoßen.

Wie funktioniert die Umsatzmiete in SAP RE-FX?

Im SAP Real Estate Management (RE-FX) lässt sich die Umsatzmiete vollständig abbilden – von der Erfassung der Vertragsklauseln über die Abrechnung bis hin zur Buchung in die Finanzbuchhaltung. Die wichtigsten Bausteine sind:

• Vertrag als umsatzrelevant kennzeichnen: Aktivieren Sie das Kennzeichen „Umsatzrelevant“ im Vertrag – so wird die Registerkarte Umsatzmietvereinbarung sichtbar.
• Melderegel: Gibt vor, wie häufig und in welcher Form Umsätze vom Mieter gemeldet werden – z. B. monatlich, brutto oder netto, sortimentsbezogen oder gesamt.
• Umsatzregel: Legt fest, wie der Umsatz in Miete umzuwandeln ist – z. B. 3 % vom Nettoumsatz, Mindestmiete 500 €, maximal 2.000 €, Staffelregelungen etc.
• Konditionen: Hier werden die eigentlichen Mietbeträge und Konditionstypen gepflegt – z. B. „Umsatzmiete“, „Mindestmiete“, „Maximalmiete“, ggf. auch „Vorauszahlungen“ oder „Werbebeiträge“.

Beispiel aus der Praxis: Die KaffeeBar am Hauptbahnhof

Stellen wir uns vor, die KaffeeBar GmbH betreibt ein Café im Hauptbahnhof und hat mit dem Vermieter folgende Umsatzmietvereinbarung getroffen:

• 3 % des Nettoumsatzes monatlich als Miete
• Mindestmiete: 1.200 EUR / Monat
• Maximalmiete: 3.500 EUR / Monat

Die Abrechnung erfolgt quartalsweise, eine Umsatzmeldung ist jedoch monatlich fällig. Die gemeldeten Umsätze beziehen sich auf das komplette Sortiment (Einheit: EUR), netto gemeldet.

Im System legen wir also:

1. Eine Melderegel an – monatlich, netto, gesamtes Sortiment
2. Eine Umsatzregel an – 3 % vom Umsatz, Mindest-/Maximalgrenzen
3. Die Umsatzmietkondition mit Berechnungsvorschrift „Umsatzmiete“
4. Zusätzliche Konditionen für Mindest- und Maximalmiete (statistisch oder buchungsrelevant, je nach Setup)

Die KaffeeBar meldet z. B. für März einen Nettoumsatz von 80.000 EUR. Das ergibt 2.400 EUR Umsatzmiete (3 %). Da dieser Wert zwischen der Mindest- und Maximalmiete liegt, wird er 1:1 als Miete verbucht. Im System können sowohl Einzel- als auch Massenerfassungen der Umsatzdaten per Transaktion RESRRP durchgeführt werden.

Die eigentliche Umsatzabrechnung erfolgt über die Transaktion RESRSE – idealerweise zunächst im Simulationsmodus. Nach Prüfung wird im Echtlauf gebucht – wahlweise direkt in die FI oder über den Finanzstrom mit RERAPP, je nach Berechtigungskonzept und gewünschter Transparentsicht.

Besonderheiten & Varianten der Umsatzmiete

Die Umsatzmiete eröffnet viele Möglichkeiten, auch über das klassische Umsatz-in-EUR-Modell hinaus:

• Sortimentsbezogene Staffelungen: Unterschiedliche Prozentsätze z. B. für Getränke, Speisen, Dienstleistungen
• Umsatzmeldungen in Mengen: Anzahl verkaufter Artikel, Hektoliter, Kilometer etc.
• Kumulative Abrechnungen: Für saisonale Gschäfte wie Eisdielen oder Souvenirshops – z. B. halbjährlich kumulierte Mindestmieten
• Endabrechnungen: z. B. zur Korrektur mit testierten Umsatzmeldungen (zertifizierter Jahresabschluss)
• Werbebeiträge: z. B. 0,5 % vom Umsatz, vierteljährlich – oft parallel zur Umsatzmiete

Wichtig dabei: Jede Umsatzregel braucht eine eigene Umsatzmietkondition. So behalten Sie klare Trennung und Zuordnung zwischen den verschiedenen Abrechnungsbestandteilen im Vertrag.

Fazit

Die Umsatzmiete ist ein starkes Werkzeug für Gewerbevermieter – wenn richtig eingesetzt. Sie bietet Flexibilität für den Mieter, bessere Steuerungsmöglichkeiten für den Vermieter und wertvolle betriebswirtschaftliche Einblicke. Mit SAP RE-FX lässt sich dieses Modell vollständig, revisionssicher und skalierbar implementieren – inklusive Vorauszahlungen, Staffelungen, Endabrechnungen oder hybrider Mietstrukturen.

Das SAP-System unterstützt nicht nur die technische Abbildung, sondern hilft auch bei der automatisierten Auswertung, der korrekten Buchung und der laufenden Anpassung während der Vertragslaufzeit. Für Betreiber von Einkaufszentren, Bahnhöfen oder Flughäfen ist dies ein klarer Mehrwert in der Verwaltung ihrer Flächen.

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WEG-Verwaltung mit SAP RE

WEG-Verwaltung mit SAP RE – Eigentümergemeinschaften effizient managen

Inwiefern kann SAP RE (Flexible Real Estate Management) die komplexe Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) vereinfachen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft, die mit der Verwaltung von Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum und vermieteten Einheiten beauftragt wurden. Gerade bei der WEG-Verwaltung treffen juristische, technische und kaufmännische Prozesse zusammen – und sie alle müssen sauber gegliedert, getrennt abgerechnet und korrekt dokumentiert werden. Hier kommt SAP RE mit seinen spezialisierten Funktionen und Strukturkonzepten ins Spiel.

Was macht die WEG-Verwaltung besonders?

Die Verwaltung von Eigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz (§§ 1 ff. WEG) unterscheidet sich grundlegend von der klassischen Mietverwaltung. Denn: Der Verwalter handelt hier im Auftrag mehrerer Eigentümer, die jeweils Sondereigentum (z.B. ihre Wohnung) besitzen und gemeinschaftlich Eigentum am Gebäude teilen (Gemeinschaftseigentum wie Dach, Fassade, Treppenhaus etc.). Die WEG als Gesamtheit dieser Eigentümer beauftragt den Verwalter, die gemeinschaftlichen Interessen zu vertreten, Hausgeldzahlungen zu verwalten, Instandhaltungsrücklagen zu bilden, Eigentümerversammlungen vorzubereiten sowie Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz zur klassischen Vermietung dürfen Gelder der Wohnungseigentümer untereinander nicht vermischt werden – und sie dürfen natürlich auch nicht mit eigenen oder fremden Beständen der Verwaltungsfirma vermischt werden. Stichwort: Vermögenstrennung.

Die Rolle von SAP RE-FX in der WEG-Verwaltung

SAP RE stellt mit dem WEG-Mandat eine strukturierte, rechtlich und kaufmännisch klar abgegrenzte Verwaltungseinheit bereit. Sobald ein neues WEG-Mandat angelegt wird, erzeugt das System automatisch einen namensgleichen Buchungskreis, was eine saubere Trennung aller Geschäftsvorfälle der jeweiligen Eigentümergemeinschaft sicherstellt (inkl. separatem Nummernkreis und Hausbankkonten).

Im Rahmen der WEG-Verwaltung können folgende strukturierte Daten und Prozesse abgebildet werden:

• WEG-Mandat: Abbild der Eigentümergemeinschaft mit eigenem Buchungskreis
• Mietobjekte: Als Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum oder vermietete Objekte
• Geschäftspartnerrollen: Eigentümer (Debitor), Verwalter (Kreditor), Mieter (Debitor)
• Verträge: Hausgeldvereinbarung, WEG-Verwaltungsvertrag, Sondereigentumsverwaltungsauftrag, Mietverträge
• Buchhaltung & Vermögenstrennung: Eigene Bankkonten pro Mandat, Profit-Center pro Eigentümer bei Sondereigentum

Ein Beispiel aus der Praxis: Verwalter schlägt WEG-Struktur vor

Angenommen, ein Unternehmen der Wohnungswirtschaft privatisiert eines seiner Gebäude mit 10 Einheiten. Drei Einheiten wurden bereits verkauft, weitere sollen folgen. Für die bereits verkauften Wohnungen entsteht eine neue WEG, für die ein professioneller Verwalter gesucht wird. Das Unternehmen selbst bleibt Eigentümer der restlichen Wohnungen.

Im SAP RE-FX wird dafür wie folgt vorgegangen:

1. Ein WEG-Mandat wird mit Transaktion REMMMN1 erzeugt. Die Struktur wird über einen Referenzbuchungskreis angelegt (z. B. RERF).
2. Die betroffenen Objekte werden mithilfe von REMMOBJADOPT aus dem Verwaltungsbuchungskreis übernommen.
3. Im WEG-Buchungskreis werden Mieteinheiten inklusive Flag für Gemeinschaftseigentum/Sondereigentum gepflegt.
4. Kreditorische Verwaltungsverträge (für den Verwalter), hausgeldpflichtige Verträge (mit den Eigentümern) und Mietverträge (z. B. für eine Hausmeisterwohnung) werden jeweils den richtigen Buchungskreisen zugeordnet.
5. Für Sondereigentum, das vermietet wird, entsteht ein weiterer Buchungskreis (SE-Buchungskreis), in dem das Honorar an den Verwalter verwaltet und das Profit-Center des jeweiligen Eigentümers berücksichtigt wird.

Transparente Buchhaltung & Abrechnung

Eine zentrale Herausforderung in der WEG-Verwaltung ist – neben der korrekten Abbildung der Stamm- und Vertragsdaten – eine transparente und revisionssichere Buchhaltung sowie aussagekräftige Abrechnungen.

SAP RE bietet hier gleich mehrere Vorteile:

• Periodische Buchung (Transaktion RERAPP): Lädt automatisch die gewünschten Verwalterhonorare, Hausgelder, Rücklagen und Sonderumlagen ein.
• Eigene Abrechnungseinheiten: Lassen sich nach Kostenarten steuern (z. B. WEG-Abrechnung = Verwalterhonorar, Instandhaltung; Mieterabrechnung = Heizung, Müll etc.).
• WEG-Abrechnung & Wirtschaftsplan: Planwerte (über REMMBUDGET) und Istwerte (aus der Buchhaltung) fließen in die Eigentümerabrechnungen ein.
• Sonderumlagen: Maßnahmen wie Dachsanierung oder Fassadenarbeiten lassen sich über Anpassungsmaßnahmen mit Verteilung nach MEA direkt in die Verträge integrieren.

Fazit: Mit SAP RE zur sicheren und strukturierten WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung ist anspruchsvoll, doch mit der richtigen Systemarchitektur und einem durchdachten Mandatskonzept lässt sich der Aufwand erheblich reduzieren. SAP RE-FX bietet mit der klaren Trennung nach Buchungskreisen, der strukturierten Ablage aller relevanten Verträge und der Möglichkeit zur sauberen Kostenverteilung ein hervorragendes Fundament – sowohl für große Wohnungsunternehmen als auch für spezialisierte Verwalter, die im Auftrag Dritter tätig sind.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder vor einer WEG-Implementierung stehst – melde dich gern oder vernetze dich mit mir auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

Externe Heizkostenabrechnung

Externe Heizkostenabrechnung in SAP RE-FX: So gelingt die Zusammenarbeit mit Abrechnungsdienstleistern

Die jährliche Heizkostenabrechnung ist in der Wohnungswirtschaft ein Thema mit hohem Verwaltungsaufwand und rechtlicher Relevanz. Viele Immobilienverwaltungen entscheiden sich deshalb dafür, diese Aufgabe an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Doch wie lässt sich dieser Prozess effizient und sicher in SAP RE-FX abbilden?

Dieser Beitrag erklärt, wie die externe Heizkostenabrechnung in SAP RE-FX integriert wird, welche Daten ausgetauscht werden und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Abrechnungen korrekt ablaufen – auch, wenn Sie sie nicht selbst erstellen.

Warum externe Heizkostenabrechnung?

Große Portfolios, technische Messsysteme und differenzierte Mietverhältnisse machen die Heizkostenabrechnung komplex. Externe Abrechnungsfirmen bieten hierzu nicht nur automatisierte Services, sondern übernehmen auch die Erstellung rechtskonformer Abrechnungen inklusive Verbrauchauswertung und Umlageregelung.

Die Integration solcher Dienstleister in Ihre SAP-Umgebung muss jedoch gut vorbereitet sein – und genau hier kommt die Funktionalität von SAP RE-FX ins Spiel: Sie unterstützt Sie beim strukturierten Datenaustausch mit dem Dienstleister und in der Folge bei der Verbuchung der Ergebnisse.

Wie funktioniert der Datenträgeraustausch in SAP RE-FX?

Für eine funktionierende externe Heizkostenabrechnung müssen Sie mit dem Dienstleister mehrere strukturierte Datenformate austauschen:

• M/L-Band: Diese Datei übermitteln Sie an das Abrechnungsunternehmen. Sie enthält grundlegende Informationen über die Liegenschaft, Mietverträge, Flächen, Nutzungsdauern und Grundanteile.
• A-Band: Der Dienstleister ordnet Ihre Mietobjekte in seinem Abrechnungssystem ein und stellt Ihnen mit dem A-Band die entsprechenden Ordnungsbegriffe zur Verfügung, damit SAP RE-FX die Rückmeldung korrekt zuordnen kann.
• D-Band: Nach Durchführung der Heizkostenabrechnung erhalten Sie vom Dienstleister das Ergebnis dieser Abrechnung im D-Band – inklusive Beträgen, Verbräuchen und Umlagen.

Die DTA-Abrechnungseinheit: Das Rückgrat der Integration

Zentrale Voraussetzung für den Datenaustausch ist eine spezielle Abrechnungseinheit: die sogenannte DTA-AE (Datenträgeraustausch-Abrechnungseinheit). Diese Abrechnungseinheit geben Sie in SAP RE-FX für den Datenaustausch mit externen Dienstleistern frei, indem Sie das Kennzeichen »Datenaustausch« setzen.

Zusätzlich müssen Sie der DTA-AE die notwendigen Kostenträger-Abrechnungseinheiten (KT-AE) zuordnen, über die die laufenden Heizkosten gebucht werden. Auch wird hier der ausführende Dienstleister als Abrechnungsfirma hinterlegt – inklusive Kundennummer und technischer Zuordnung.

Die praktische Umsetzung: Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten ein Mehrfamilienhaus mit 20 Wohnungen und arbeiten mit einem externen Abrechnungsdienstleister zusammen. Ihre DTA-AE ist korrekt eingerichtet, der Dienstleister ist im Customizing mit seinen technischen Parametern hinterlegt.

1. Zu Beginn des neuen Abrechnungsjahres erzeugen Sie mittels Transaktion RESCSE das M/L-Band und senden es an den Dienstleister.
2. Dieser ordnet intern Ihre Mietdaten zu und liefert das A-Band. Dieses lesen Sie mit RESCA ein. Nun sind die Verbindungen zwischen Ihren Mietobjekten und den Dienstleisterdaten hergestellt.
3. Nach Ablesung und Abrechnung erhalten Sie das D-Band, das Sie mittels RESCD importieren.
4. Die Daten werden in SAP zwischengespeichert. Mit RESCCH führen Sie die Abrechnung fort, buchen die Ergebnisse und schließen den Prozess ab.

Ergänzend können Sie über RESCPR oder REAJPR die Vorauszahlungen automatisch anpassen, basierend auf den Abrechnungsergebnissen. Auch eine korrekte Korrespondenz mit den Mietern ist gesichert: SAP bietet standardisierte Schreiben und Aufstellungen, die Sie individualisieren und direkt ausgeben können.

Vorauszahlungen automatisch anpassen – auch bei leerstehenden Einheiten

Ein oft übersehener, aber wichtiger Aspekt ist die Anpassung der Vorauszahlungen nach der externen Abrechnung. SAP RE-FX bietet hier intelligente Optionen, z. B. die Hochrechnung, falls ein Vertrag nur einen Teil des Jahres aktiv war oder die Vererbung von Anpassungen bei leerstehenden Wohnungen.

Zusätzlich können Sie individuell steuern, ob Mindestbeträge für Erhöhungen gelten oder wie Bemessungsänderungen berücksichtigt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es, auch komplexe Fälle rechtssicher und automatisiert zu verarbeiten.

Fazit: Mit der richtigen Einrichtung wird externe Abrechnung zur Arbeitserleichterung

Die externe Heizkostenabrechnung mit Dienstleistern kann den Aufwand erheblich senken – vorausgesetzt, der Datenträgeraustausch ist sorgfältig aufgebaut. Mit der DTA-AE, einem klaren Customizing und den verfügbaren Transaktionen in RE-FX lässt sich der Prozess sauber abbilden und nahtlos in Ihre Buchhaltungsprozesse integrieren.

So profitieren Sie von der fachlichen Kompetenz externer Anbieter – und behalten dennoch die Kontrolle über Datenqualität, Buchung und Anpassungen.

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Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX

Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX – ein Muss für jede professionelle Immobilienverwaltung

Jährlich wiederkehrend, komplex und oft fehleranfällig – die Nebenkostenabrechnung ist in der Wohnungswirtschaft eine der sensibelsten Aufgaben. Sie wirkt direkt auf das Verhältnis zwischen Eigentümer, Verwalter und Mieter. Gleichzeitig ist sie steuerlich und rechtlich hochgradig relevant. Mit SAP RE-FX stellt sich nicht die Frage, ob wir die Nebenkosten sinnvoll automatisieren können, sondern wie wir das System optimal konfigurieren und anwenden, um effizient und rechtssicher abzurechnen.

Die Logik hinter der Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX

Die Grundlage einer strukturierten Nebenkostenabrechnung sind Abrechnungseinheiten (AE). In SAP RE-FX dienen sie als technischer Container, um Kostenarten wie Wasser, Aufzug, Versicherung oder Straßenreinigung zu sammeln, korrekt zu kontieren und am Ende auf die teilnehmenden Mietobjekte zu verteilen.

Wichtig ist dabei: Jede AE ist durch mehrere Elemente definiert:

• Nebenkostenschlüssel – definiert die Art der Kosten (z. B. Wasser, Versicherung)
• Abrechnungsvariante – legt fest, in welchem Zeitraum abgerechnet wird (z. B. kalenderjährlich oder vom 01.07. bis 30.06.)
• Teilnahmegruppen – fassen Mietobjekte zu Gruppen zusammen, z. B. „ALLE“, „GEWE“ (Gewerbe), „WOHN“ (Wohnung)
• Umlageregeln – steuern die Verteilung der Kosten (z. B. nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch)

Im Hintergrund arbeitet der sogenannte Kostensammler, der pro Abrechnungsperiode und AE als Kontierungsobjekt dient. Hier landen alle Buchungen der Nebenkosten. Dieser wird aktiv, sobald er generiert und für Buchungen freigegeben ist – und ist damit Dreh- und Angelpunkt der Nebenkostenabrechnung in SAP.

Wichtig: Customizing & Stammdaten

Wer mit SAP RE-FX arbeitet, weiß: Ohne sauberes Customizing kein verlässlicher Prozess. Für eine funktionale Nebenkostenabrechnung sind folgende Einstellungen essenziell:

• Definition der Nebenkostenschlüssel mit Eigenschaften wie „umlagefähig“, „nur für Gewerbe“
• Abrechnungsvarianten zur Steuerung der Periodenlogik
• Teilnahmegruppen als Stammdaten – diese bestimmen, welche Objekte an welcher Abrechnung teilnehmen dürfen
• Umlageregeln mit Angabe der Bemessungsarten, Verteilprozente oder Leerstandsregelungen

Dabei wird auch das „Kleingedruckte“ relevant – etwa die Frage, ob Verwaltungskosten umlagefähig sind (Achtung: Nein – außer bei Eigentümergemeinschaften wie WEG).

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns ein Wohn- und Geschäftshaus mit acht Wohnungen und zwei Ladenlokalen in Berlin vor. Die Betriebskosten umfassen u.a. Wasser, Aufzug, Müllentsorgung und Straßenreinigung. Während einige Kostenarten nach Fläche verteilt werden, soll Wasser nach Verbrauch abgerechnet werden, da jeder Mietbereich einen eigenen Wasserzähler hat.

Die Hausverwaltung konfiguriert wie folgt:

• Nebenkostenschlüssel für Wasser, Aufzug, Versicherung, Müll
• AE Wasser mit Umlage nach Verbrauch – Zähler (Messpunkte) pro Mietobjekt sind im System gepflegt
• AE Müll und Versicherung mit Umlage nach Fläche
• Teilnahmegruppen – „WOHN“ für Wohnungen, „GEWE“ für die Ladenlokale

Für die AE "Straßenreinigung" wird eine Vorverteilungs-AE angelegt: 60 % auf GEWE, 40 % auf WOHN, basierend auf der Nutzung. Die Kosten werden damit zunächst intern aufgeteilt, bevor sie zuzüglich in die jeweilige AE der Wohn- und Gewerbeeinheiten wandern.

Verbräuche werden regelmäßig per Transaktion RESCMPRO (Zählerstände Mietobjekte) eingepflegt. Die Umlage erfolgt automatisiert – auch bei Mieterwechsel durch Einsatz von Heizwerttagen oder Monatsgewichten.

Vom Customizing zur Abrechnung

Ist alles vorbereitet, läuft die operative Abrechnung über Transaktion RESCSE ab.

Hier definierst du:

• den Abrechnungsmodus (Simulation oder Echtlauf)
• die Abrechnungsperiode
• die abzurechnenden Abrechnungseinheiten, inkl. aller logischen Verknüpfungen
• das Abrechnungsschema inklusive Steuerlogik, Leerstandregelung, Eventualzuschlägen

Nach Abschluss erzeugt das System Protokolle und Berichte zur Abrechnung. Besonders hilfreich: Der interaktive Bericht „Ergebnisse pro Mietvertrag“, der die Abrechnung transparent pro Vertrag aufführt – inklusive möglicher Forderungen oder Guthaben.

Fazit: Struktur schafft Sicherheit

Die Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX ist kein „Nebenprozess“. Sie ist Kernbestandteil einer professionellen Immobilienverwaltung. Wer an den richtigen Stellen sauber arbeitet – vor allem beim Customizing, in den Stammdaten und im Buchungsverhalten –, kann enorme Effizienzgewinne erzielen. Gleichzeitig reduziert man das Risiko von Rückfragen oder sogar rechtlichen Auseinandersetzungen mit Mietern erheblich.

Funktioniert SAP RE-FX gut, ist die Nebenkostenabrechnung kein lästiges Thema mehr, sondern ein souverän gemanagter Standardprozess.

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Vergleichswohnungen und Gutachten

Vergleichswohnungen und Gutachten als Grundlage strategischer Mietentscheidungen in SAP RE-FX

Wie lassen sich Mietanpassungen argumentativ stützen – und wie bildet man das professionell in SAP RE-FX ab?

Wohnungsunternehmen stehen regelmäßig vor der Aufgabe, Mietanpassungen rechtssicher und nachvollziehbar zu begründen. Gerade in Zeiten erhöhter regulatorischer Anforderungen und wachsender Sensibilität der Mieter ist es entscheidend, transparente Verfahren zu nutzen. Zwei bewährte Ansätze sind die Arbeit mit Vergleichswohnungen und die Nutzung von Miet-Gutachten.

Im folgenden Beitrag zeige ich, wie diese Verfahren im SAP RE-FX Modul umgesetzt werden können – praxisnah, strukturiert und mit einem fiktiven Beispiel aus der Wohnungswirtschaft.

Vergleichswohnungen als Anpassungsgrundlage

Bei der ortsüblichen Vergleichsmiete gemäß § 558 BGB kann ein Vermieter seine Forderung mit Vergleichswohnungen untermauern. In SAP RE-FX lassen sich solche Mietobjekte als Vergleichswohnungen anlegen und verwalten. Diese sind technisch Mietobjekte mit dem Typ CO (Comparative Object) und gehören nicht zu einer Wirtschaftseinheit, sondern direkt zum Buchungskreis.

Durch die Gruppierung mehrerer Vergleichswohnungen entsteht ein Vergleichsbestand. Diesen pflegt man mittels der Transaktion REAJCG. Über Customizing-Einstellungen wird gesteuert, nach welchen Kriterien die Vergleichsmieten ermittelt werden – z. B. Anzahl heranzuziehender Wohnungen, Durchschnittsbildung oder Mindestanforderungen zur Vermietung.

Interne Vergleichswohnungen stammen aus dem eigenen Bestand, bei externen werden nur wenige Kerndaten gepflegt (etwa Grundmiete, Fläche, Ausstattung).

Fiktives Beispiel:

Ein Wohnungsunternehmen in Berlin plant eine Mieterhöhung in einem Objekt im Stadtteil Moabit. Um die Mietforderung zu begründen, wird ein Vergleichsbestand aus fünf Wohnungen mit ähnlicher Größe, Lage und Ausstattungsniveau aufgebaut, wobei drei Einheiten aus dem eigenen Bestand stammen und zwei externe Wohnungen von befreundeten Trägern dokumentiert wurden. SAP RE-FX berechnet auf Basis dieser Vergleichsdaten einen neuen, durchschnittlichen Quadratmeterpreis und gleicht diesen mit den geltenden Kappungsgrenzen ab. Die neu ermittelte Miete wird anschließend simulationsweise geprüft und nach Zustimmung der Mieter aktiviert.

Gutachten als Mietanpassungsinstrument

Eine weitere – gerade bei besonderen Lagen oder hochwertigen Objekten sinnvolle – Option ist der Nachweis der Mietangemessenheit über Gutachten. Auch diese Methode wird in SAP RE-FX professionell unterstützt. Grundlage ist eine sogenannte Anpassungsmaßnahme vom Typ EO (Expert Opinion / Gutachten).

Sie wird über die Transaktion REAJAT angelegt und mit einer speziell dafür definierten Anpassungsregel vom Typ TASK verknüpft. Innerhalb der Maßnahme pflegt man die betroffenen Mietobjekte, vermerkt optional abweichende Mietwerte je Objekt und dokumentiert die Gutachterdaten.

Anders als bei der Modernisierungsumlage steht hier die direkte Preisweitergabe im Fokus. SAP RE-FX erlaubt es, die Gutachterbewertung direkt als neue Mietbasis zu setzen. Gleichzeitig finden natürlich auch hier die automatisierten Kappungsregeln Anwendung, um z. B. die 20 %-Grenze bei Mieterhöhungen innerhalb von drei Jahren nicht zu überschreiten.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Wohnungsunternehmen in Hamburg besitzt ein denkmalgeschütztes Altbauobjekt in der Hafencity. Nach einer umfassenden Renovierung beauftragt es ein Sachverständigenbüro, um die marktgerechte Miete neu zu bewerten. Das Gutachten schlägt eine Grundmiete von 15,80 €/m² vor. In SAP RE-FX wird eine Anpassungsmaßnahme mit diesem Betrag für die betreffenden Mietobjekte angelegt. Im Anpassungslauf REAJPR wird eine Simulation durchgeführt, wobei automatisch die Kappungsgrenze greift und in mehreren Fällen der Betrag reduziert wird. Nach Erhalt der Zustimmung der Mieter wird die Anpassung aktiviert.

Was beide Verfahren gemeinsam haben – und was sie unterscheidet

• Beide Methoden benötigen individuelle Anpassungsregeln, die im Customizing gepflegt werden.
• Kappungsgrenzen lassen sich über Anpassungsgründe und Klassifikationen konditionsgenau steuern.
• Vergleichswohnungen arbeiten mit statistischen Referenzwerten, während Gutachten direkt Preise festlegen.
• Der Verwaltungsaufwand für externe Vergleichsobjekte ist geringer, da nur Basisdaten gespeichert werden.
• Die Flexibilität bei der Gutachtensmethode erlaubt z. B. auch die Anpassung bei leerstehenden Objekten – sofern die Maßnahme dies vorsieht.

Fazit

Ob Vergleichsbestand oder Gutachten – SAP RE-FX bietet leistungsfähige Tools, um rechtssichere und nachvollziehbare Mietanpassungen durchzuführen. Die Wahl des Verfahrens hängt vom Mietobjekt, der Verfügbarkeit externer Daten sowie der gewünschten Transparenz ab. Wohnungsunternehmen, die beide Konzepte strategisch nutzen, können ihre Mietentscheidungen stichhaltig begründen und gleichzeitig die Erwartungen von Mietern, Aufsichtsbehörden und Eigentümern erfüllen.

Tipp: Für die reibungslose Umsetzung empfiehlt sich die enge Abstimmung zwischen Fachabteilung, SAP-Anwendungsbetreuern und ggf. externen Gutachtern – sowohl bei der Datenpflege als auch bei der Konfiguration der Anpassungsregeln.

Wenn du Fragen zu SAP RE-FX hast oder wissen willst, wie du Vergleichswohnungen oder Gutachten optimal im System umsetzt, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

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Mietanpassung auf Basis Mietspiegel

Mietanpassung auf Basis Mietspiegel – Automatisiert mit SAP RE-FX

Wie lassen sich tausende Wohnungsmieten effizient anpassen und gleichzeitig rechtssicher gestalten? Diese Frage treibt viele Unternehmen der Wohnungswirtschaft um – insbesondere dann, wenn die Mieten regelmäßig an den ortsüblichen Vergleichsmieten ausgerichtet werden sollen. Mietspiegel bieten hierfür eine gesetzlich saubere Grundlage. Doch wie gelingt die Umsetzung in SAP RE-FX elegant und automatisierbar?

In diesem Beitrag erläutere ich, wie du in SAP RE-FX eine Mietanpassung auf Basis von Mietspiegeln implementieren und effektiv durchführen kannst – und was dabei aus fachlicher und technischer Sicht zu beachten ist.

Was sind Mietspiegel – und warum relevant in SAP RE-FX?

Mietspiegel sind in Deutschland ein zentrales Instrument zur Bestimmung der ortsüblichen Vergleichsmiete gemäß §§ 558 ff. BGB. Sie berücksichtigen verschiedene Parameter wie Baujahr, Lage, Größe und Ausstattung einer Wohnung. Die Herausforderung: Jeder Mietspiegel ist anders, da er meist von Städten, Gemeinden oder Interessenverbänden individuell erarbeitet wird.

Für Wohnungsunternehmen mit großem Bestand ist es daher unerlässlich, die Mietspiegel dort ins System zu bringen, wo sie massenfähig und revisionssicher verarbeitet werden können – in SAP RE-FX. Saptypisch erfolgt das über Customizing, Stammdatenerfassung sowie automatisierte Anpassungsprozesse.

So wird ein Mietspiegel in SAP RE-FX umgesetzt

Im SAP-Standard liefert SAP keine fertigen Mietspiegel mit – jeder Mietspiegel muss projektindividuell im Customizing abgebildet werden. Dabei arbeitest du typischerweise mit folgenden Schritten:

1. Anpassungsregel mit Verfahren RLRA definieren, um die Mietspiegel-Anpassung technisch zu steuern
2. Mietspiegelstruktur definieren: Festlegen von Dimensionen wie Baualtersklasse, Größenklasse, Ausstattungsklasse etc.
3. Ausprägung der Merkmale: Welche Werte gibt es z. B. für die Größenklasse – 40–50 m², 50–60 m² etc.?
4. Zuweisung von Miethöhen: Für jede Merkmalskombination (z. B. Baujahr 1970, 55 m², mittlere Ausstattung) wird ein Mietkorridor hinterlegt
5. Zuschläge und Abschläge: Für Ausstattungs- oder Lagemerkmale wie „extra Gäste-WC“ oder „Nähe zu Grünfläche“ werden Punkte oder Cent-Zuschläge gepflegt
6. Verknüpfung mit Mietobjekten: Der jeweilige Mietspiegel wird im Stammsatz der Wirtschaftseinheit hinterlegt. Die Merkmalswerte werden je Objekt gepflegt oder abgeleitet

So entsteht eine vollständige Datenbasis, auf deren Grundlage SAP – vollautomatisch oder manuell angestoßen – belastbare Mieterhöhungen kalkulieren kann.

Beispiel aus der Praxis: Wohnbaugesellschaft Lieberstadt GmbH

Die Wohnbaugesellschaft Lieberstadt GmbH besitzt rund 12.000 Mietwohnungen. Der Mietspiegel der Stadt Lieberstadt berücksichtigt hauptsächlich:

• Baualtersklassen (z. B. bis 1960, 1961–90, ab 1991)
• Größenklassen (z. B. 40–49 m², 50–59 m²)
• Ausstattungsklassen mit Punktesystem (z. B. Balkon, Gäste-WC, hochwertige Küche)

Im Mietspiegel wird entschieden, dass bei der Mieterhöhung stets der obere Wert des zulässigen Mietkorridors verwendet wird – es sei denn, bestimmte Lagemerkmale wie „Nähe Industriegebiet“ drücken die Miete.

Ein Beispiel: Wohnung A befindet sich in einem Gebäude von 1995 (Baualtersklasse 7), ist 47 m² groß (Größenklasse 4) und hat 5 Ausstattungspunkte (Ausstattungsklasse 2). Der Mietspiegel sieht dafür eine Miete von 4,86 €–6,41 €/m² vor. Aufgrund der Einstellung im Mietspiegel „Obergrenze verwenden“, und eines 17-Cent-Abschlags wegen der Lage neben einem Logistikzentrum, beträgt die neue Miete 6,24 €/m² – insgesamt 293,28 € für 47 m².

Die Anpassung wurde per Dialog im Vertrag simuliert und durchgeführt. Ergebnis samt Protokoll wurde gespeichert, eine automatische Korrespondenz zur Mietanpassung erstellt und zur Genehmigung gespeichert.

Fazit: Standardisiert, rechtssicher und automatisierbar

Die Mietanpassung auf Basis von Mietspiegeln in SAP RE-FX ist ein äußerst wirksames Mittel, um rechtssichere und nachvollziehbare Mieterhöhungen zu erreichen – insbesondere in der Wohnungswirtschaft mit großen Beständen.

Wichtig ist ein gut durchdachtes Customizing: Von der Modellierung der Mietspiegel über die Merkmalsausprägungen bis hin zu automatisierten Regelwerken (z. B. via BAdI oder Steuerungsregeln). Einmal eingerichtet, lassen sich die Anpassungen massenhaft verarbeiten – effizient und systemgestützt.

Ein guter Mietspiegel ist nicht nur ein Abbild des Marktes – er ist auch ein Schlüssel zum wirtschaftlich tragfähigen und rechtlich abgesicherten Mietmanagement.

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Zahlungseingänge und Mahnwesen

Zahlungseingänge und Mahnwesen in SAP RE-FX: Mehr Transparenz und Effizienz in der Buchhaltung

Wie behalten Sie im Immobilienmanagement den Überblick über offene Zahlungen? In vielen Organisationen ist die Buchhaltung rund um Mietverträge ein komplexer Prozess: Mietforderungen entstehen regelmäßig, Zahlungseingänge erfolgen unterschiedlich terminiert, und bei ausbleibenden Zahlungen muss gemahnt werden — und das möglichst automatisiert und revisionssicher. Besonders in Unternehmen mit großem Immobilienportfolio sorgt SAP RE-FX für die nötige Struktur. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie Sie Zahlungseingänge effizient verbuchen und Mahnläufe zielgerichtet durchführen können.

Vertragsbasierte Buchhaltung in SAP RE-FX

Im Gegensatz zur klassischen Buchhaltung, die debitoren- bzw. kreditorenkontobasiert arbeitet, stellt SAP RE-FX den Vertrag in den Mittelpunkt. Alle buchhalterischen Prozesse – inklusive Zahlungseingang, Kontenpflege und Mahnwesen – orientieren sich folgerichtig an Vertragsnummern.

Über das Vertragskontenblatt erhalten Sie einen schnellen Überblick über offene Posten, Saldenverläufe und bereits ausgeglichene Forderungen. Besonders hilfreich: Aus dieser Übersicht heraus können direkt Ratenzahlungen vereinbart, uneinbringliche Forderungen ausgebucht oder auch Mahnaktionen vorbereitet werden.

Zahlungseingänge effizient buchen

Für das Erfassen von Zahlungseingängen zu Mietverträgen stehen in SAP RE-FX mehrere Werkzeuge bereit – sowohl manuell als auch automatisiert:

• REEXF_28: Zahlungseingang buchen
• REEXF_26: Schnellerfassung von Zahlungseingängen
• F110: Automatischer Zahllauf mit SEPA-Lastschrift
• Elektronischer Kontoauszug: Automatisches Einlesen und Verbuchen von Bankbuchungen

Bei der manuellen Buchung über REEXF_28 können offene Posten gezielt ausgewählt und mit einer Zahlung ausgeglichen werden. Farbliche Markierungen helfen dabei, zu erkennen, welche Positionen aktiv (blau) bzw. inaktiv (schwarz) sind.

Besonderheit: Sie benötigen keine direkte Eingabe des Debitorenkontos – die Vertragsnummer genügt. Das System ermittelt automatisch den zugehörigen Geschäftspartner und ermöglicht die Ausgleichsbuchung direkt innerhalb des Vertragskontextes. Das reduziert Fehler und fördert die Nachvollziehbarkeit.

SEPA-Lastschriftmandate und Zahllauf

Im Massenverarbeitungsprozess bietet SAP mit der Transaktion F110 die Möglichkeit, auf Basis von SEPA-Mandaten regelmäßig Mieten automatisch einzuziehen. Voraussetzung ist ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat, das im Vertrag oder in den Stammdaten des Geschäftspartners erfasst wurde.

Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat wird mit Vertragsbezug hinterlegt.
2. In den Buchungsparametern des Vertrags wird der Zahlweg (z. B. SEPA-Lastschrift) definiert.
3. Beim Zahllauf werden fällige Posten ermittelt und anhand von IBAN und Mandatsdaten automatisch eingezogen.
4. Das System erzeugt Zahlungsträger (im Format SEPA_DD), die an die Bank übermittelt werden.

Auf diese Weise lassen sich regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Monatsmieten effizient einziehen — sicher, schnell und mit minimalem manuellem Aufwand.

Elektronischer Kontoauszug

Auch der Eingang von Zahlungen auf das Bankkonto kann automatisiert verarbeitet werden. Über den elektronischen Kontoauszug werden Bankbuchungen eingelesen, interpretiert und über definierte Buchungsregeln automatisch auf offene Posten verbucht.

Die Vertragsnummer als Verwendungszweck im Kontoauszug sorgt dabei für eine eindeutige Zuordnung – vorausgesetzt, die Buchungs- und Zahlungsprozesse wurden entsprechend standardisiert und sauber gepflegt.

Mahnwesen in SAP RE-FX: Automatisch und vertragsbasiert

Bleiben Zahlungseingänge trotz korrekter Fälligkeiten aus, greift das Mahnwesen. Dieses kann in SAP RE-FX ebenso vertragsbasiert durchgeführt werden – mit konsistenter Integration in das FI-Mahnverfahren von SAP.

Ziel ist es, offene Posten periodisch zu prüfen, säumige Zahlungen zu erkennen und automatisch gestaffelte Mahnungen zu erzeugen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Übergabe an das Inkasso.

Typische Konfigurationsmöglichkeiten:

• Definition von Mahnstufen (z. B. nach Anzahl der Tage im Verzug)
• Zuordnung vertragsspezifischer Mahntexte
• Festlegung von Mahngebühren und deren automatisches Buchen

Durch die enge Verzahnung mit offenen Posten im RE-FX-Vertrag bleibt das Mahnwesen transparent und nachvollziehbar – auch im Zusammenspiel mit der Nebenbuchhaltung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Immobilienunternehmen mit 1.500 Mietverträgen nutzt SAP RE-FX. Anfang jeden Monats erzeugt ein geplanter Job die periodischen Mietforderungen. Mit Hilfe des SEPA-Zahllaufs per F110 werden alle Mieter mit gültigem Mandat nach wenigen Tagen belastet. Parallel prüft ein zweiter Job den elektronischen Kontoauszug auf Zahlungseingänge. Verbleiben offene Posten, starten ab dem 10. des Monats automatisierte Mahnläufe. So ist jederzeit klar, welcher Zahlstatus zu welchem Vertrag besteht – und das vollständig integriert in SAP.

Fazit

Mit SAP RE-FX lässt sich das Debitorenmanagement rund um Mietverträge effizient und transparent gestalten – von der verbuchungsseitigen Erfassung der Zahlungseingänge bis hin zur automatisierten Mahnung offener Forderungen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der konsequent vertragsbasierten Betrachtung – unterstützt durch passende Transaktionen, SEPA-Mandate, elektronische Kontoauszüge und ein durchdachtes Customizing.

Investieren Sie etwas Zeit in die Prozess- und Datenqualität – und profitieren Sie langfristig von automatisierten, revisionssicheren Buchhaltungsprozessen im Immobilienbereich!

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Integration RE-FX mit SAP FI

Integration von SAP RE-FX mit SAP FI – Wie Immobilienbuchungen in die Finanzbuchhaltung gelangen

Wer als SAP-Consultant mit SAP RE-FX (Flexible Real Estate Management) arbeitet, weiß: Die Integration mit dem SAP-Finanzwesen (FI) ist kein „Nice to have“, sondern ein zentrales Element eines funktionierenden Immobilienprozesses. Denn keine Nebenkostenabrechnung, keine Vertragsbuchung und keine Weiterverrechnung an Mieter kommt ohne FI-Buchung aus.

Aber wie fließen die Buchungsinformationen aus dem Immobilienmanagement eigentlich in die Finanzbuchhaltung? Welche Konten spielen eine Rolle und welche Konfigurationen müssen berücksichtigt werden, damit der gesamte Prozess sauber funktioniert?

Integration RE-FX mit SAP FI: Das Fundament für alle Buchungsprozesse

Grundsätzlich lassen sich Buchungen im Umfeld von SAP RE-FX auf zwei Wegen im SAP-FI erzeugen:

• Durch automatisierte Prozesse in SAP RE, wie die periodische Buchung, die Nebenkostenabrechnung oder die Umsatzweiterverrechnung.
• Oder durch manuelle Buchungen im SAP-Finanzwesen selbst (z. B. Transaktion FB60 oder FB01), bei denen RE-relevante Objekte bebucht werden.

Bei beiden Wegen ist sichergestellt, dass die RE-spezifischen Buchungsinformationen korrekt übergeben werden. Und das ist entscheidend für eine transparente Immobilienbuchhaltung – inklusive Mehrwertsteuerbehandlung, Kostenträgerzuordnung und Reporting.

Beispielhafter Buchungsfluss: Bewegungsarten, Referenzen & Kontenfindung

Um zu verstehen, wie Buchungssätze in RE-FX aufgebaut sind, lohnt sich ein Blick auf das Prinzip der Bewegungsarten. Jede Buchung in RE-FX ist mit einer Bewegungsart verknüpft, die bestimmt, welche Konten anzusprechen sind.

Dabei unterscheidet SAP zwischen:

• Originalbewegungsarten: z. B. Bewegungsart 1000, mit einem Buchungssatz wie Debitor an Erlöskonto.
• Referenzbewegungsarten: Abgeleitet aus Beziehungstypen (z. B. 020), die z. B. ein "Spiegelbild" der Buchung darstellen (z. B. Erlöskonto an Debitor).
• Indirekte Referenzen: Tiefer gestuft, z. B. durch dreistufige Ableitungen, wie Buchung per 841000 an 841009.

Wichtig: Die Konten für diesen Buchungssatz werden über Kontensymbole in der Bewegungsart gepflegt, welche im System über den Kontenplan (z. B. INT) auf echte Sachkonten aufgelöst werden. Dadurch bleibt das System flexibel und mandantenübergreifend steuerbar.

Buchung im SAP-FI mit Immobilienbezug: Was ist zu beachten?

Wenn man im FI z. B. eine Eingangsrechnung über FB60 bucht, kann man auch direkt auf Immobilienobjekte (z. B. Gebäude, Wirtschaftseinheiten) kontieren – vorausgesetzt, das Customizing ist passend gesetzt und das Konto erlaubt diese Kontierung.

Folgende Punkte sollten Sie beachten:

1. Feldstatus & Kontoeigenschaften im Customizing

Im SAP-FI muss der Feldstatus der betreffenden Konten und Buchungsschlüssel so konfiguriert sein, dass alle RE-relevanten Felder aufrufbar sind – insbesondere:

• Bewegungsart (VBEWA)
• Vertragsart (VERTT)
• Vertragsnummer (VERTN)
• Immobilienkontierung (IMKEY)
• Abrechnungsbezugsdatum (DARBZ)

In SAP RE-FX wird zusätzlich über sogenannte RE-spezifische Kontoeigenschaften definiert, welche Immobilienobjekte für ein bestimmtes Konto buchbar sind. Beispiel: Konto 470400 ist nur auf Abrechnungseinheiten erlaubt (Eigenschaft SU), nicht aber auf Gebäude oder Verträge. Die Folge: Buchungen außerhalb dieser Vorgaben führen zu Fehlermeldungen – typischerweise REEXFI 003.

2. Der Kontierungsblock von RE-FX

Wird eine Buchhaltungstransaktion mit passender Erfassungsvariante genutzt (z. B. bei FB01, FB60), wird über die Schaltfläche „Kontierung erfassen“ der sogenannte Kontierungsblock RE-FX geöffnet. Hier erfolgt die eigentliche Zuordnung zum Gebäude, zur Wirtschaftseinheit oder zum Mietvertrag.

Praxisbeispiel: Weiterverrechnung einer Eingangsrechnung

Stellen wir uns vor, ein Vermieter bekommt eine Handwerkerrechnung für eine Reparatur in Mietobjekt A (Teil von Wirtschaftseinheit 1000). Die Kosten sollen an den Mieter weiterverrechnet werden:

• Ausgangslage: Die Rechnung wird in FB60 erfasst. Die Buchung erfolgt per Aufwand (Konto 670100) an Kreditor.
• Immobilienkontierung: Im Kontierungsblock hinterlegen wir das Mietobjekt A sowie das passende Abrechnungsbezugsdatum.
• Weiterverrechnung: In RE-FX nutzen wir die Transaktion RERAOP (Einmalige Buchung), um die Kosten dem Mieter weiterzubelasten. Ein Buchungsvorfall wie „Kostenweiterverrechnung“ erzeugt automatisch:
• Einen Beleg per Debitor (Mieter) an Erlöskonto
• Bezug zum Vertrag über die Mietobjekt-Zuordnung

Der Clou: Alle relevanten Bewegungsarten, Konten und Bezüge werden vom Customizing automatisch gezogen – der Anwender muss nur noch buchen.

Fazit

Die Integration von SAP RE-FX mit dem SAP-Finanzwesen schafft Transparenz und Prozesssicherheit – gerade bei Unternehmen mit großen Immobilienportfolios. Wer sich mit den zentralen Konzepten wie Bewegungsarten, Immobilienkontierung und RE-spezifischen Kontoeigenschaften vertraut macht, kann diese Prozesse effizient gestalten und typische Buchungsfehler vermeiden. Besonders hilfreich ist dabei der Einsatz von standardisierten Buchungsvorfällen in der Transaktion RERAOP, um komplexe Geschäftsvorfälle präzise abzubilden.

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Oder: Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst – gerne vernetzen!

Kontenfindung im Customizing

Die Kontenfindung im SAP RE-FX – Ein Herzstück für korrekte Buchungen

Die Buchhaltung im SAP RE-FX kann auf den ersten Blick komplex wirken, birgt aber bei genauerem Hinsehen ein durchdachtes System – vorausgesetzt, das Customizing der Kontenfindung ist sauber umgesetzt. Jeder SAP FI/CO-Berater, der Projekte im Umfeld von Immobilienmanagement betreut, weiß: Ohne eine fehlerfreie Kontenfindung entstehen unrichtige Buchungen, unklare Ergebnislagen und unnötige Rückfragen – insbesondere bei der periodischen Buchung von Verträgen.

In diesem Beitrag schauen wir uns die Grundlogik, typische Customizing-Schritte und ein praxisnahes Beispiel zur Kontenfindung im Modul SAP RE-FX an. Ziel ist es, einen verständlichen Leitfaden zu geben, mit dem Berater die Mechanik und das Zusammenspiel der verschiedenen Elemente im System sicher verstehen können.

Warum ist die Kontenfindung im RE-FX so wichtig?

Verträge, ob Mietverhältnisse oder Leasingvereinbarungen, führen zu wiederkehrenden Buchungen – oft monatlich und größtenteils automatisiert. Was einfach klingt, wird schnell zu einer Herausforderung, wenn beispielsweise Leerstand, Sonderregelungen oder rückwirkende Änderungen auftauchen.

Im Zentrum steht dabei immer die Frage: Auf welche Konten soll gebucht werden? Die Antwort hängt von einer Kette aufeinander aufbauender Customizing-Einstellungen ab – von der Konditionsart bis zum Sachkonto mit zugehörigem Kontosymbol.

Die Grundlogik: Von der Kondition zur Buchung

Das Herzstück der Verbuchungslogik im SAP RE-FX ist die Bewegungsart. Jede Buchung – ob Mietertrag, Betriebskosten oder Kautionsrückzahlung – wird durch eine passende Bewegungsart gesteuert. Diese wird entweder direkt in der Konditionsart hinterlegt (z. B. bei periodischen Buchungen) oder durch das System je nach Szenario ermittelt.

Die Kontenfindung läuft dabei wie folgt ab:

1. Die Konditionsart (z. B. für Grundmiete) enthält als Parameter die zugehörige Bewegungsart.
2. Zur Bewegungsart ist im Customizing ein symbolischer Buchungssatz hinterlegt – etwa per Debitor an Erlöskonto.
3. Die im Buchungssatz enthaltenen Kontensymbole (z. B. MREVENUE) werden über eine Zuordnung zum tatsächlichen Sachkonto ergänzt – abhängig vom genutzten Kontenplan.
4. Für Debitoren und Kreditoren werden die jeweiligen Konten anhand des Geschäftspartners aus dem Vertrag gezogen, Sachkonten kommen über das Symbol ins Spiel.

Ergänzt wird das Ganze durch eine Reihe weiterer Steuermerkmale (z. B. Soll/Haben-Kennzeichen, Kontenfindungswert oder Referenzbewegungsarten), die speziellere Geschäftsvorfälle korrekt abbilden – dazu gleich mehr.

Ein einfaches Beispiel: Nebenkosten in einem Mietvertrag buchen

Stellen wir uns vor, ein gewerbliches Mietobjekt verursacht monatliche Nebenkosten von 500 EUR, die an den Mieter weitergegeben werden sollen. Für diesen Vorgang haben wir im SAP RE-FX folgende Customizing-Elemente eingerichtet:

• Konditionsart: NK500 (für Nebenkosten)
• Bewegungsart: NK500 (einfachheitshalber mit gleichem Schlüssel wie die Konditionsart)
• Symbolischer Buchungssatz: per Debitor (typisch für debitorische Verträge) an Sachkonto NKOST
• Kontosymbol NKOST: im Kontenplan INT zugeordnet zum Sachkonto 470010 (Nebenkostenumlage)

Das Ergebnis? Jeden Monat wird automatisch gebucht:
Debitorenkonto aus dem Vertrag an Sachkonto 470010 mit 500 EUR

Sofern das Steuerkennzeichen in der Buchungsklausel gepflegt ist, ergänzt das System ggf. automatisch eine dritte Belegzeile für die Umsatzsteuer.

Sonderfälle: Kontenfindungswerte und Referenzbewegungen

Das oben beschriebene Grundkonzept lässt sich flexibel an spezielle Anforderungen anpassen – z. B. wenn Verträge zeitweise leer stehen, rückwirkende Änderungen eintreten oder bestimmte Buchungen in der Bilanzierung gesondert dargestellt werden sollen.

Ein typisches Mittel dafür ist der Kontenfindungswert. Er wird in der Buchungsklausel z. B. des Objektes oder der Kondition hinterlegt und ermöglicht eine differenzierte Kontensteuerung innerhalb derselben Bewegungsart.

Beispiel: Nebenkosten während des Leerstands sollen nicht auf 470010 wie im Normalfall, sondern auf 470050 (Kosten Leerstand) laufen. Hierfür wird ein zusätzlicher Kontenfindungswert gepflegt, mit eigenem Eintrag im Zuordnungs-Customizing zum Kontosymbol NKOST → 470050.

Ein weiteres wichtiges Element sind Referenzbewegungsarten, die bei rückwirkenden Änderungen zum Einsatz kommen. Wird etwa eine Mietanpassung rückwirkend eingetragen, erzeugt das System automatisch Differenzbuchungen mit einer eigenen Bewegungsart – typischerweise z. B. 1001 für Nachforderung Grundmiete oder 1002 für Gutschriften. Im Customizing wird dazu je nach fachlichem Beziehungstyp (z. B. Nachforderung = 010) die passende Referenzbewegungsart zugeordnet.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Schritte der Kontenfindung im Überblick

Wer sich einen systematischen Überblick verschaffen will, sollte sich an folgende Reihenfolge halten:

1. Prüfe die Konditionsart: Welche Bewegungsart ist hinterlegt?
2. Schaue dir die Bewegungsart an: Welcher symbolische Buchungssatz ist definiert (Soll-/Haben-Kontoart, Kontensymbole)?
3. Kontosymbole → Kontenfindung pro Kontenplan: Wo ist das konkrete Sachkonto hinterlegt?
4. Gibt es in der Buchungsklausel spezielle Kontenfindungswerte, die eine abweichende Kontierung verlangen?
5. Im Fall rückwirkender Änderungen: Welche Referenzbewegungsarten greifen laut Beziehungstyp?

Fazit

Die Kontenfindung im SAP RE-FX ist ein mächtiges Instrument, das – einmal verstanden – individuelle Anforderungen flexibel und wartbar abbildet. Wichtig ist, die Zusammenhänge zwischen Konditionsart, Bewegungsart, Buchungssatz und Kontosymbolen im Customizing sauber nachzuvollziehen und zu dokumentieren.

Gerade bei komplexen Mandantenstrukturen, internen Mietverträgen oder Konzernleasing lohnt sich der Einsatz von Kontenfindungswerten und Referenzbewegungsarten, um eine transparente und prüfungssichere Buchungslogik zu schaffen.

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Leerstandsmanagement und Buchung

Leerstandsmanagement in SAP RE-FX: Kalkulatorische Buchung leicht gemacht

Die Verwaltung und Buchung leerstehender Immobilienobjekte ist für viele Unternehmen eine Herausforderung – insbesondere in der Buchhaltung. Oft bleibt unklar, wie mit leerstehenden Einheiten in der Finanzbuchhaltung umzugehen ist, obwohl diese Flächen regelmäßig in Kostenrechnungen und internen Berichten auftauchen sollten. SAP RE-FX bietet mit dem Leerstandsmanagement ein standardisiertes Werkzeug, um kalkulatorische Leerstandskosten systematisch zu erfassen und zu verbuchen.

Warum Leerstand buchhalterisch erfassen?

Leerstehende Flächen verursachen auch dann Kosten, wenn keine Mieteinnahmen generiert werden – etwa durch Bewirtschaftung, Instandhaltung oder kalkulatorische Opportunitätskosten. Unternehmen mit großem Immobilienportfolio – insbesondere in der Wohnungswirtschaft, im Gewerbeimmobilienbereich oder bei kommunalen Trägern – müssen diese Leerstände regelmäßig bewerten und verbuchen, um aussagekräftige Berichte zu erstellen, z. B. im Rahmen der internen Leistungsverrechnung oder zur Steuerung der Objektwirtschaftlichkeit.

SAP RE-FX berücksichtigt diese Anforderungen mit der Möglichkeit, periodische Leerstandsbuchungen zu erstellen und automatisiert in die Buchhaltung zu übergeben. So wird Transparenz geschaffen – nicht nur für das Rechnungswesen, sondern auch für das Immobilienmanagement.

Wie funktioniert Leerstandsmanagement in SAP RE-FX?

Im Fokus steht das Mietobjekt – wie z. B. eine Wohnung oder eine Gewerbeeinheit. Diese Mietobjekte können sogenannte Konditionen erhalten, selbst wenn kein Vertrag darauf existiert. Diese Konditionen dienen als Vorlage für Vergleichswerte (z. B. Marktmiete), aber sie bilden auch die Basis für kalkulatorische Leerstandsbuchungen.

Sobald ein Mietobjekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht belegt ist und eine Kondition mit Leerstandskennzeichnung vorliegt, kann SAP automatisch Finanzstromsätze erzeugen. Diese Finanzströme lassen sich per Transaktion RERAVP (Periodisches Buchen Leerstand) in die Buchhaltung überführen.

Die Buchung erfolgt dabei typischerweise in folgender Form:

• Soll: kalkulatorischer Aufwand Miete Leerstand (z. B. auf eine Kostenstelle oder das Mietobjekt)
• Haben: kalkulatorischer Ertrag Miete Leerstand (auf das Mietobjekt)

So entsteht kein realer Geldfluss – aber eine betriebswirtschaftliche Bewertung des Leerstandes, die in Kostenrechnung, Planung und Controlling weiterverwendet werden kann.

Ein Praxisbeispiel: Leerstand mit Modernisierung

Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis:

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen besitzt ein Bürogebäude in Frankfurt. Eine Büroeinheit (MO-102) wurde bis zum 31.03.2023 an ein IT-Unternehmen vermietet. Ab 01.04.2023 stand die Fläche leer, da Umbaumaßnahmen zur energetischen Sanierung geplant waren.

In SAP RE-FX wird im Mietobjekt folgende Belegung festgehalten:

• Belegt: bis 31.03.2023
• Leerstand: ab 01.04.2023
• Leerstandsgrund: "Modernisierung" (z. B. Code 11)

Parallel wurden dem Mietobjekt ab dem 01.04.2023 Konditionen mit einer Marktmiete von 2.000 €/Monat zugeordnet – als Basis für den kalkulatorischen Aufwand. Zur Steuerung wurden in der Buchungsklausel zwei Kostenstellen definiert:

• LEER für allgemeinen Leerstand vor dem Umbau
• MOD1 für den Modernisierungszeitraum ab 01.04.2023

Bei der monatlichen Leerstandsbuchung über RERAVP erzeugt SAP diese Buchungssätze automatisch:

• Soll: Aufwand Miete Leerstand (Kostenstelle MOD1)
• Haben: Ertrag Miete Leerstand (Mietobjekt MO-102)

Somit wird der Leerstand nicht nur richtig kontiert, sondern auch präzise in der Kostenrechnung erfasst – die Immobilienverwaltung kann diese Zahlen für Investitionsentscheidungen nutzen, das Rechnungswesen für Soll-Ist-Vergleiche.

Fazit: Mehr Transparenz durch strukturierte Leerstandsbuchung

Mit dem Leerstandsmanagement bietet SAP RE-FX ein mächtiges Werkzeug, um den wirtschaftlichen Einfluss nicht genutzter Flächen transparent und nachvollziehbar darzustellen. Besonders im Zusammenspiel mit internen Kalkulationen, Planung und Bewertung wird so ein wichtiger Beitrag zur Steuerung des Immobilienportfolios geleistet.

Werden Leerstände regelmäßig gebucht, ermöglicht das nicht nur eine konsistente Datenbasis für Reporting und Controlling, sondern auch eine bessere Auswertung der Wirtschaftlichkeit einzelner Objekte – inklusive fundierter Bewertungen für Investitionen, Verkaufsentscheidungen oder Sanierungen.

Wenn du Fragen dazu hast, wie Leerstandsmanagement in SAP RE-FX sauber implementiert und genutzt werden kann, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

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Periodisches Buchen in SAP RE

Periodisches Buchen in SAP RE-FX – wie aus Verträgen Buchungsbelege werden

Wer sich in SAP RE-FX mit der Verwaltung von Miet-, Pacht- oder Leasingverträgen beschäftigt, weiß: Vertragskonditionen definieren die Geldflüsse – doch erst durch das periodische Buchen werden diese Informationen zu buchhalterisch relevanten Daten. Viele Anwender und Buchhalter fragen sich daher: Wie gelangen diese Vertragsdaten strukturiert und korrekt in die Finanzbuchhaltung? Und wie behalte ich dabei den Überblick?

In diesem Beitrag werfen wir einen praxisnahen Blick auf das periodische Buchen in SAP RE-FX, erklären die zugrunde liegende Systemlogik und zeigen anhand eines Beispiels, wie der Prozess funktioniert – und worauf man besonders achten sollte.

Was bedeutet periodisches Buchen in SAP RE-FX?

Das periodische Buchen stellt sicher, dass Forderungen und Verbindlichkeiten aus Verträgen automatisch in die SAP-Finanzbuchhaltung überführt werden. Grundlage hierfür sind die im Vertrag enthaltenen Konditionen, zum Beispiel Mieten, Nebenkostenvorauszahlungen oder Leasingraten. Diese werden vom System in sog. Finanzstromsätze überführt, die dann gebucht werden.

Im regelmäßigen, meist monatlichen Turnus, werden diese Sätze über einen Buchungslauf verarbeitet – sowohl in Richtung der Debitorenbuchhaltung (z. B. wenn ein Mieter uns Miete zahlt) als auch der Kreditorenbuchhaltung (z. B. wenn wir einem Vermieter Miete zahlen).

Dazu nutzt SAP die Transaktion RERAPP (RE rental accounting periodic posting), die als zentraler Einstiegspunkt für die periodische Verbuchung von Verträgen dient.

Die Grundlagen: Finanzströme

SAP RE-FX unterscheidet drei Arten von Finanzströmen:

• Partnerfinanzstrom (Zahlungsfinanzstrom): Grundlage für FI-Buchungen mit Debitoren/Kreditoren
• Objektfinanzstrom (Verteilungsstrom): Dient der Umlage auf andere Controllingobjekte wie Immobilien
• Bewertungsfinanzstrom: Relevanz für bilanzielle Bewertung nach IFRS 16 oder US-GAAP

Im täglichen Betrieb stehen vor allem Partner- und Objektfinanzstrom im Vordergrund. Diese beiden regeln, wie die Buchungssätze erzeugt und auf die entsprechenden Konten und Kostenstellen verteilt werden.

Praxis: Wie funktioniert das periodische Buchen?

Der typische Zyklus für das periodische Buchen sieht folgendermaßen aus:

1. Der Vertrag ist im Status aktiv, Konditionen sind gepflegt.
2. Der Finanzstrom wird generiert (meist automatisch).
3. Die Transaktion RERAPP wird für den relevanten Zeitraum ausgeführt.
4. Die Finanzstromsätze werden gesammelt, geprüft und in die Buchhaltung gebucht.
5. Die erzeugten Belege sind über SAP RE-FX und das FI-System einsehbar.

Dabei können auch Nachbuchungen berücksichtigt werden, etwa bei rückwirkenden Konditionsänderungen. Auch Testläufe (Simulation) sind möglich, um im Vorfeld Plausibilitäten zu prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Nehmen wir an, ein Immobilienunternehmen vermietet Büroflächen an verschiedene Unternehmen. Einer dieser Verträge regelt die monatliche Miete von 5.000 € zuzüglich Nebenkostenvorauszahlungen von 800 €. Die Miete ist monatlich zum Ersten fällig.

Im SAP RE-FX wurde der Vertrag korrekt mit den entsprechenden Konditionen angelegt und aktiviert. Zum Monatsanfang wird automatisch der Buchungslauf mittels RERAPP für den aktuellen Buchungsmonat geplant.

Das System bildet aus den Vertragsdaten:

• Einen Partnerfinanzstrom, der eine Forderung über 5.800 € anlegt (Miete plus Nebenkosten)
• Einen Objektfinanzstrom, der den Erlös auf die jeweiligen Immobilienobjekte verteilt

Bei Auswahl des Buchungslaufs REDT (Partner- und Objektfinanzstrom) generiert das System daraus zwei Belege:

• Ein FI-Beleg mit Debitor an Erlöskonto
• Ein CO-Beleg mit Umbuchung von Erlös-Konto auf das Immobilienobjekt

Beide Belege sind automatisch miteinander verknüpft und können über die Beleganzeige in SAP RE-FX bzw. Transaktion RERAPL (Buchungsprotokoll) eingesehen werden. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt eine Korrektur notwendig sein (z. B. durch Mietminderung), können entsprechende Nachbuchungen erfolgen – oder bestehende Belege über Transaktion RERAPPRV storniert und korrigiert neu eingebucht werden.

Fazit: Automatisiert, aber kontrolliert

Das periodische Buchen in SAP RE-FX ist ein leistungsfähiger und standardisierter Prozess, der wesentlich zur Ordnungsmäßigkeit und Effizienz in der immobilienbezogenen Buchhaltung beiträgt. Dabei ist es besonders wichtig:

• Vertragsdaten sauber und vollständig zu pflegen
• Die Konditionen und Buchungsklauseln klar zu definieren
• Den Buchungslauf regelmäßig zu überwachen (z. B. über Buchungsprotokolle)
• Simulationsläufe für Testzwecke zu nutzen

Mit einem transparenten Setup und fundierten Prozessen lassen sich Fehler vermeiden, und der Weg von der Vertragskondition bis zum Finanzbeleg wird nachvollziehbar und revisionssicher.

Du arbeitest an einem RE-FX-Projekt und willst die Buchungsprozesse automatisieren oder vereinfachen? Oder du hast konkrete Fragen zur Einrichtung des periodischen Buchens? Dann melde dich gerne auf LinkedIn bei mir oder vernetze dich mit mir – ich freue mich auf den fachlichen Austausch!

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Protokollierung von Mietanpassungen

Protokollierung von Mietanpassungen in SAP RE-FX – So behalten Sie den Überblick

Mietanpassungen in SAP RE-FX sind ein zentraler Bestandteil der regelmäßigen Vertragsbewirtschaftung – sowohl im gewerblichen als auch im wohnungswirtschaftlichen Umfeld. Doch was passiert eigentlich nach der Durchführung eines Anpassungslaufs? Sind die neuen Mieten korrekt berechnet worden? Wurden Vorgaben umgesetzt? Und wie lassen sich diese Änderungen im Nachhinein transparent nachvollziehen?

Für das Controlling und die SAP RE-FX-Verantwortlichen im Unternehmen ist es entscheidend, Mietanpassungen nicht nur technisch korrekt auszuführen, sondern auch revisionssicher zu dokumentieren und nachvollziehbar zu halten. Genau hier kommt die Protokollierung ins Spiel. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie SAP RE-FX die Ergebnisse eines Mietanpassungslaufs strukturiert erfasst und welche Informationen dabei für Analyse und Entscheidungen relevant sind.

Die Herausforderung: Transparenz im Massengeschäft der Mietanpassungen

Egal ob Indexmiete, Vergleichsmiete oder eine freie Anpassung – Mietanpassungen erfolgen in SAP RE-FX in der Regel als Massenvorgang. Die Fortschreibung der Konditionen ist für viele Verträge automatisiert durchführbar, allerdings werden nur selten alle gewünschten Anpassungen tatsächlich umgesetzt. Gründe hierfür können fehlende Anpassungsklauseln, Einschränkungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie Kappungsgrenzen oder formale Anforderungen an Zustimmungserklärungen sein.

Umso wichtiger ist es, bei der Durchführung den Überblick zu behalten: Welche Verträge wurden angepasst? Bei welchen hat es nicht geklappt – und warum? Welche Beträge wurden neu berechnet, geändert oder aufgrund von Rundungs- oder Höchstbetragsgrenzen modifiziert?

So unterstützt SAP RE-FX bei der Protokollierung von Mietanpassungen

Sobald ein Mietanpassungslauf in SAP RE-FX gestartet wird (Transaktion REAJPR), legt das System für jeden betroffenen Vertrag und jede betroffene Kondition sogenannte Anpassungssätze an. Diese Datensätze beinhalten sowohl die bisherigen als auch die neu berechneten Konditionswerte sowie alle Informationen zum Anpassungsprozess (z. B. Stichtag, Berechnungsgrundlage, Status).

Ergänzend erzeugt das System zu jedem Anpassungssatz ein Protokoll. In diesem finden sich detaillierte Informationen zur Entscheidung, ob und wie eine Kondition angepasst wurde. Es wird klar dokumentiert, welche methodischen Schritte das System durchlaufen hat – etwa:

• Prüfung, ob der Vertrag eine gültige Anpassungsklausel hat
• Ermittlung des frühestmöglichen Anpassungszeitpunkts
• Berechnung der neuen Miete auf Basis der gewählten Regel
• Anwendung von Kappungsgrenzen oder Mindestanpassungen
• Begründung für ausgelassene Verträge (z. B. zu jung, keine passende Konditionsart)

Diese Protokolle sind jederzeit über die Anpassungstransaktionen einsehbar – sowohl auf Einzelobjektebene als auch gesammelt für den gesamten Anpassungslauf.

Ein Beispiel aus der Praxis – Freie Anpassung von Garagenmieten

Nehmen wir an, Sie betreuen ein Immobilienportfolio, das neben Wohnungen auch Garagen umfasst. Aufgrund gestiegener Nachfrage soll die Monatsmiete für nicht vermietete Garagen um 7 %, mindestens jedoch um 6 EUR erhöht werden – auf maximal 90 EUR pro Einheit. Insgesamt existieren 20 betroffene Mietverträge.

Mittels einer freien Anpassung (Verfahren »FREE« in SAP RE-FX) legen Sie als Anpassungsregel fest:

• Prozentuale Erhöhung: 7 %
• Mindesterhöhung: 6 EUR
• Obergrenze: 90 EUR

Sie starten den Anpassungslauf zunächst im Simulationsmodus. Das System erstellt Anpassungssätze für 14 von 20 Verträgen. Für jeden dieser Sätze sehen Sie:

• Das vorherige und das berechnete Mietentgelt (z. B. von 80 EUR auf 85,60 EUR)
• Die finale Anpassung unter Berücksichtigung der Maximalgrenze (z. B. gedeckelt auf 90 EUR)
• Status: Berechnung fehlerfrei
• Ein spezifisches Protokoll mit Begründung der Berechnung

Bei den nicht angepassten Verträgen liefert das System ebenfalls Protokolle – etwa, weil:

• die Vertragslaufzeit jünger als 12 Monate ist
• bereits der Maximalbetrag erreicht ist
• keine passende Konditionsart verwendet wurde

Alle diese Begründungen sind mit individuellen Meldungsnummern versehen, deren Schwere im Customizing anpassbar ist – z. B. um grüne »Info«-Meldungen künftig als gelbe »Warnungen« erscheinen zu lassen.

Mehrwert für Berater, Projektleiter und Controlling

Die strukturierte Protokollierung in RE-FX bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Transparenz: Alle Rechenschritte sind nachvollziehbar und für Audits dokumentierbar.
• Fehleranalyse: Nicht angepasste Verträge lassen sich gezielt überprüfen.
• Korrekturmöglichkeiten: Parameter können angepasst und Läufe erneut simuliert werden.
• Rechtssicherheit: Anpassungsschritte, Berechnungen und Zustimmungsdokumentationen sind archiviert.

Gerade im Hinblick auf Massenläufe ist die Protokollierung ein unverzichtbares Werkzeug, um Qualität und Korrektheit der Mietanpassung sicherzustellen – sei es zur internen Kontrolle oder zur Vorbereitung der Kommunikation mit Mietern, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern.

Fazit: Ohne Protokoll keine gute Mietanpassung

Mietanpassungen in SAP RE-FX sind ein mächtiges Werkzeug – aber ihre wahre Stärke entfalten sie erst durch die integrierte Protokollierung. Wer sich frühzeitig mit deren Funktionalität und Auswertung vertraut macht, spart sich im Livebetrieb viele Rückfragen, Unsicherheiten und Nacharbeit.

Mein Tipp: Nutzen Sie Anpassungsläufe konsequent im Simulationsmodus, werten Sie die Protokolle aus und verankern Sie so eine solide Qualitätssicherung in Ihrem Mietprozess. Das ist nicht nur gute Praxis, sondern auch ein wirksames Mittel gegen spätere Überraschungen in den Abschlüssen.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder dich für SAP Immobilienmanagement interessierst – vernetze dich gerne mit mir hier auf LinkedIn: Steven Imig – SAP RE-FX Consultant

Freie Mietanpassung

Freie Mietanpassung in SAP RE-FX – flexibel, nachvollziehbar, automatisierbar

Für Wohnungsunternehmen gehört sie zum Alltag: die regelmäßige Anpassung von Mieten. Ob aufgrund vertraglicher Vereinbarungen, gesetzlicher Rahmenbedingungen oder wirtschaftlicher Erwägungen – Mietanpassungen sind ein zentraler Bestandteil im Lebenszyklus eines Mietvertrags. Aber wie bildet man diese Prozesse sauber, transparent und effizient in SAP RE-FX ab?

In diesem Beitrag dreht sich alles um die sogenannte freie Mietanpassung – ein flexibles Werkzeug in SAP RE-FX, mit dem sich Mietänderungen manuell oder automatisiert abbilden lassen. Die Zielgruppe: Immobilienverwalter, SAP-RE-FX-Admins sowie Projektleiter, die robuste Prozesse zur Mietpflege in SAP benötigen – ohne dabei unnötig komplexe Customizing- oder Entwicklungsprojekte zu initiieren.

Was bedeutet „freie Mietanpassung“?

Der Begriff „freie Mietanpassung“ beschreibt innerhalb von SAP RE-FX eine anlassbezogene Änderung von Vertragskonditionen, die nicht zwingend auf Indexveränderungen, Staffelvereinbarungen oder gesetzlich geregelte Anpassungsmechanismen zurückzuführen ist. Es handelt sich vielmehr um eine manuell begründete (aber systemtechnisch nachvollziehbare) Konditionsänderung, z. B. eine Mieterhöhung oder -reduzierung, wie sie z. B. nach Renovierungen, Marktentwicklungen oder Individualvereinbarungen vorkommen kann.

Wichtig: Auch wenn man im Sprachgebrauch meist von „Mieterhöhung“ spricht, bildet SAP jede Mietanpassung als Veränderung der Vertragskonditionen ab – das kann sowohl eine Erhöhung als auch eine Reduzierung sein. Technisch gesehen endet eine bestehende Kondition zu einem bestimmten Stichtag, und eine neue Kondition tritt nahtlos mit geändertem Betrag in Kraft – vollversionsfähig, zeitlich lückenlos und revisionssicher.

Manuell oder automatisch – wie funktioniert die Mietanpassung praktisch?

Die freie Mietanpassung kann auf zwei Wegen im System erfasst werden:

1. Manuelle Mietanpassung:
   Der Sachbearbeiter passt eine bestehende Kondition direkt im Mietvertrag an. Dazu wird im Konditionsschema auf der jeweiligen Ebene (z. B. Sollstellung Netto-Miete oder Nutzungsentgelt Garage) eine neue Zeitscheibe mit dem neuen Betrag und dem gewünschten Gültigkeitsdatum angelegt.
   Vorteil: Maximale Flexibilität. Nachteil: Aufwand bei mehreren Objekten oder Massenvorgängen.
2. Automatische Mietanpassung via Transaktion:
   SAP RE-FX stellt mit der Funktion „Mietanpassung“ ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem mehrere Verträge konditionell in einem Vorgang angepasst werden können. Dabei wird ein sogenannter Anpassungsvorgang angelegt (inkl. Begründung, Stichtag, Prüflauf usw.). Die Werte können entweder manuell oder durch Berechnungen (z. B. prozentuale Erhöhung) ermittelt werden. Nach dem Prüflauf erfolgt ein produktiver Lauf, bei dem systemseitig die alten Konditionen beendet und neue Konditionen erzeugt werden.

Beispiel aus der Praxis

Angenommen, ein Wohnungsunternehmen plant zum 01.01.2025 die Erhöhung der Garagenmieten aller Verträge um 5 %. Der verantwortliche RE-FX-Administrator wählt hierzu die betroffenen Verträge über eine Merkmalsselektion aus – beispielsweise anhand des Objekttyps (Garage), des Miettyps oder eines Vertragsstammdatums.

Mit Hilfe der Mietanpassungsfunktion wird eine neue Anpassungskampagne angelegt. Im Prüflauf berechnet SAP automatisch für jede betroffene Garage den neuen Betrag auf Basis von 5 % Erhöhung. Der Sachbearbeiter prüft die Ergebnisse, kann manuell Eingriffe (z. B. Abrundungen) vornehmen und gibt die Mietanpassung anschließend zur Ausführung frei.

Das Ergebnis: In allen Verträgen wird zum 01.01.2025 die alte Kondition für die Garagenmiete beendet, und eine neue Kondition mit dem erhöhten Betrag angelegt. Durch die Dokumentation des Anpassungsvorgangs ist der Prozess auch im Nachhinein voll nachvollziehbar – eine Voraussetzung für jede revisionssichere Vertragsführung.

Was gilt es bei der Umsetzung zu beachten?

Auch bei scheinbar einfachen Prozessen wie einer freien Mietanpassung lohnt sich eine strukturierte Umsetzung. Folgende Aspekte sollten aus Erfahrung unbedingt beachtet werden:

• Ende-zu-Ende-Dokumentation: Jeder Anpassungsvorgang sollte nachvollziehbar dokumentiert und mit einem nachvollziehbaren Begründungscode versehen sein (z. B. „Marktanpassung Garage 2025“).
• Anbindung an Folgeprozesse: Die angepassten Konditionen sollten automatisch in die Mietabrechnung und ggf. in downstream-Systeme wie FI oder CO übernommen werden.
• Fachbereich frühzeitig einbinden: Die Entscheidung über die Höhe und den Zeitpunkt der Anpassung liegt meist beim Fachbereich – technische Umsetzung und wirtschaftlicher Nutzen sollten deshalb Hand in Hand gehen.
• Testen nicht vergessen: Auch einfache Konditionsanpassungen können ungewollte Auswirkungen auf Sollstellungen, Buchungen oder Reports haben – speziell bei Verträgen mit Sonderregelungen oder Alt-Daten.

Fazit

Die freie Mietanpassung in SAP RE-FX ist ein mächtiges Instrument zur gezielten Steuerung und Aktualisierung von Vertragskonditionen. Dank der Wahlmöglichkeit zwischen manueller und automatisierter Verarbeitung eignet sie sich sowohl für individualisierte Einzelverträge als auch für breit angelegte Mieterhöhungsprozesse – ein pragmatisches Werkzeug für jedes Wohnungsunternehmen, das seine Mietentwicklung professionell managen will.

Wichtig ist dabei: Prozesse sollten nicht nur korrekt, sondern auch effizient sein. Wer sich frühzeitig mit den verfügbaren Funktionen in RE-FX auseinandersetzt, spart im Alltag Zeit, erhöht die Datenqualität und schafft Vertrauen bei Mietern, Prüfern und Stakeholdern.

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