Periodisches Buchen in SAP RE-FX – wie aus Verträgen Buchungsbelege werden
Wer sich in SAP RE-FX mit der Verwaltung von Miet-, Pacht- oder Leasingverträgen beschäftigt, weiß: Vertragskonditionen definieren die Geldflüsse – doch erst durch das periodische Buchen werden diese Informationen zu buchhalterisch relevanten Daten. Viele Anwender und Buchhalter fragen sich daher: Wie gelangen diese Vertragsdaten strukturiert und korrekt in die Finanzbuchhaltung? Und wie behalte ich dabei den Überblick?
In diesem Beitrag werfen wir einen praxisnahen Blick auf das periodische Buchen in SAP RE-FX, erklären die zugrunde liegende Systemlogik und zeigen anhand eines Beispiels, wie der Prozess funktioniert – und worauf man besonders achten sollte.
Was bedeutet periodisches Buchen in SAP RE-FX?
Das periodische Buchen stellt sicher, dass Forderungen und Verbindlichkeiten aus Verträgen automatisch in die SAP-Finanzbuchhaltung überführt werden. Grundlage hierfür sind die im Vertrag enthaltenen Konditionen, zum Beispiel Mieten, Nebenkostenvorauszahlungen oder Leasingraten. Diese werden vom System in sog. Finanzstromsätze überführt, die dann gebucht werden.
Im regelmäßigen, meist monatlichen Turnus, werden diese Sätze über einen Buchungslauf verarbeitet – sowohl in Richtung der Debitorenbuchhaltung (z. B. wenn ein Mieter uns Miete zahlt) als auch der Kreditorenbuchhaltung (z. B. wenn wir einem Vermieter Miete zahlen).
Dazu nutzt SAP die Transaktion RERAPP (RE rental accounting periodic posting), die als zentraler Einstiegspunkt für die periodische Verbuchung von Verträgen dient.
Die Grundlagen: Finanzströme
SAP RE-FX unterscheidet drei Arten von Finanzströmen:
- Partnerfinanzstrom (Zahlungsfinanzstrom): Grundlage für FI-Buchungen mit Debitoren/Kreditoren
- Objektfinanzstrom (Verteilungsstrom): Dient der Umlage auf andere Controllingobjekte wie Immobilien
- Bewertungsfinanzstrom: Relevanz für bilanzielle Bewertung nach IFRS 16 oder US-GAAP
Im täglichen Betrieb stehen vor allem Partner- und Objektfinanzstrom im Vordergrund. Diese beiden regeln, wie die Buchungssätze erzeugt und auf die entsprechenden Konten und Kostenstellen verteilt werden.
Praxis: Wie funktioniert das periodische Buchen?
Der typische Zyklus für das periodische Buchen sieht folgendermaßen aus:
- Der Vertrag ist im Status aktiv, Konditionen sind gepflegt.
- Der Finanzstrom wird generiert (meist automatisch).
- Die Transaktion RERAPP wird für den relevanten Zeitraum ausgeführt.
- Die Finanzstromsätze werden gesammelt, geprüft und in die Buchhaltung gebucht.
- Die erzeugten Belege sind über SAP RE-FX und das FI-System einsehbar.
Dabei können auch Nachbuchungen berücksichtigt werden, etwa bei rückwirkenden Konditionsänderungen. Auch Testläufe (Simulation) sind möglich, um im Vorfeld Plausibilitäten zu prüfen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Nehmen wir an, ein Immobilienunternehmen vermietet Büroflächen an verschiedene Unternehmen. Einer dieser Verträge regelt die monatliche Miete von 5.000 € zuzüglich Nebenkostenvorauszahlungen von 800 €. Die Miete ist monatlich zum Ersten fällig.
Im SAP RE-FX wurde der Vertrag korrekt mit den entsprechenden Konditionen angelegt und aktiviert. Zum Monatsanfang wird automatisch der Buchungslauf mittels RERAPP für den aktuellen Buchungsmonat geplant.
Das System bildet aus den Vertragsdaten:
- Einen Partnerfinanzstrom, der eine Forderung über 5.800 € anlegt (Miete plus Nebenkosten)
- Einen Objektfinanzstrom, der den Erlös auf die jeweiligen Immobilienobjekte verteilt
Bei Auswahl des Buchungslaufs REDT (Partner- und Objektfinanzstrom) generiert das System daraus zwei Belege:
- Ein FI-Beleg mit Debitor an Erlöskonto
- Ein CO-Beleg mit Umbuchung von Erlös-Konto auf das Immobilienobjekt
Beide Belege sind automatisch miteinander verknüpft und können über die Beleganzeige in SAP RE-FX bzw. Transaktion RERAPL (Buchungsprotokoll) eingesehen werden. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt eine Korrektur notwendig sein (z. B. durch Mietminderung), können entsprechende Nachbuchungen erfolgen – oder bestehende Belege über Transaktion RERAPPRV storniert und korrigiert neu eingebucht werden.
Fazit: Automatisiert, aber kontrolliert
Das periodische Buchen in SAP RE-FX ist ein leistungsfähiger und standardisierter Prozess, der wesentlich zur Ordnungsmäßigkeit und Effizienz in der immobilienbezogenen Buchhaltung beiträgt. Dabei ist es besonders wichtig:
- Vertragsdaten sauber und vollständig zu pflegen
- Die Konditionen und Buchungsklauseln klar zu definieren
- Den Buchungslauf regelmäßig zu überwachen (z. B. über Buchungsprotokolle)
- Simulationsläufe für Testzwecke zu nutzen
Mit einem transparenten Setup und fundierten Prozessen lassen sich Fehler vermeiden, und der Weg von der Vertragskondition bis zum Finanzbeleg wird nachvollziehbar und revisionssicher.
Du arbeitest an einem RE-FX-Projekt und willst die Buchungsprozesse automatisieren oder vereinfachen? Oder du hast konkrete Fragen zur Einrichtung des periodischen Buchens? Dann melde dich gerne auf LinkedIn bei mir oder vernetze dich mit mir – ich freue mich auf den fachlichen Austausch!
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen