Protokollierung von Mietanpassungen

Protokollierung von Mietanpassungen in SAP RE-FX – So behalten Sie den Überblick

Mietanpassungen in SAP RE-FX sind ein zentraler Bestandteil der regelmäßigen Vertragsbewirtschaftung – sowohl im gewerblichen als auch im wohnungswirtschaftlichen Umfeld. Doch was passiert eigentlich nach der Durchführung eines Anpassungslaufs? Sind die neuen Mieten korrekt berechnet worden? Wurden Vorgaben umgesetzt? Und wie lassen sich diese Änderungen im Nachhinein transparent nachvollziehen?

Für das Controlling und die SAP RE-FX-Verantwortlichen im Unternehmen ist es entscheidend, Mietanpassungen nicht nur technisch korrekt auszuführen, sondern auch revisionssicher zu dokumentieren und nachvollziehbar zu halten. Genau hier kommt die Protokollierung ins Spiel. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie SAP RE-FX die Ergebnisse eines Mietanpassungslaufs strukturiert erfasst und welche Informationen dabei für Analyse und Entscheidungen relevant sind.

Die Herausforderung: Transparenz im Massengeschäft der Mietanpassungen

Egal ob Indexmiete, Vergleichsmiete oder eine freie Anpassung – Mietanpassungen erfolgen in SAP RE-FX in der Regel als Massenvorgang. Die Fortschreibung der Konditionen ist für viele Verträge automatisiert durchführbar, allerdings werden nur selten alle gewünschten Anpassungen tatsächlich umgesetzt. Gründe hierfür können fehlende Anpassungsklauseln, Einschränkungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie Kappungsgrenzen oder formale Anforderungen an Zustimmungserklärungen sein.

Umso wichtiger ist es, bei der Durchführung den Überblick zu behalten: Welche Verträge wurden angepasst? Bei welchen hat es nicht geklappt – und warum? Welche Beträge wurden neu berechnet, geändert oder aufgrund von Rundungs- oder Höchstbetragsgrenzen modifiziert?

So unterstützt SAP RE-FX bei der Protokollierung von Mietanpassungen

Sobald ein Mietanpassungslauf in SAP RE-FX gestartet wird (Transaktion REAJPR), legt das System für jeden betroffenen Vertrag und jede betroffene Kondition sogenannte Anpassungssätze an. Diese Datensätze beinhalten sowohl die bisherigen als auch die neu berechneten Konditionswerte sowie alle Informationen zum Anpassungsprozess (z. B. Stichtag, Berechnungsgrundlage, Status).

Ergänzend erzeugt das System zu jedem Anpassungssatz ein Protokoll. In diesem finden sich detaillierte Informationen zur Entscheidung, ob und wie eine Kondition angepasst wurde. Es wird klar dokumentiert, welche methodischen Schritte das System durchlaufen hat – etwa:

• Prüfung, ob der Vertrag eine gültige Anpassungsklausel hat
• Ermittlung des frühestmöglichen Anpassungszeitpunkts
• Berechnung der neuen Miete auf Basis der gewählten Regel
• Anwendung von Kappungsgrenzen oder Mindestanpassungen
• Begründung für ausgelassene Verträge (z. B. zu jung, keine passende Konditionsart)

Diese Protokolle sind jederzeit über die Anpassungstransaktionen einsehbar – sowohl auf Einzelobjektebene als auch gesammelt für den gesamten Anpassungslauf.

Ein Beispiel aus der Praxis – Freie Anpassung von Garagenmieten

Nehmen wir an, Sie betreuen ein Immobilienportfolio, das neben Wohnungen auch Garagen umfasst. Aufgrund gestiegener Nachfrage soll die Monatsmiete für nicht vermietete Garagen um 7 %, mindestens jedoch um 6 EUR erhöht werden – auf maximal 90 EUR pro Einheit. Insgesamt existieren 20 betroffene Mietverträge.

Mittels einer freien Anpassung (Verfahren »FREE« in SAP RE-FX) legen Sie als Anpassungsregel fest:

• Prozentuale Erhöhung: 7 %
• Mindesterhöhung: 6 EUR
• Obergrenze: 90 EUR

Sie starten den Anpassungslauf zunächst im Simulationsmodus. Das System erstellt Anpassungssätze für 14 von 20 Verträgen. Für jeden dieser Sätze sehen Sie:

• Das vorherige und das berechnete Mietentgelt (z. B. von 80 EUR auf 85,60 EUR)
• Die finale Anpassung unter Berücksichtigung der Maximalgrenze (z. B. gedeckelt auf 90 EUR)
• Status: Berechnung fehlerfrei
• Ein spezifisches Protokoll mit Begründung der Berechnung

Bei den nicht angepassten Verträgen liefert das System ebenfalls Protokolle – etwa, weil:

• die Vertragslaufzeit jünger als 12 Monate ist
• bereits der Maximalbetrag erreicht ist
• keine passende Konditionsart verwendet wurde

Alle diese Begründungen sind mit individuellen Meldungsnummern versehen, deren Schwere im Customizing anpassbar ist – z. B. um grüne »Info«-Meldungen künftig als gelbe »Warnungen« erscheinen zu lassen.

Mehrwert für Berater, Projektleiter und Controlling

Die strukturierte Protokollierung in RE-FX bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Transparenz: Alle Rechenschritte sind nachvollziehbar und für Audits dokumentierbar.
• Fehleranalyse: Nicht angepasste Verträge lassen sich gezielt überprüfen.
• Korrekturmöglichkeiten: Parameter können angepasst und Läufe erneut simuliert werden.
• Rechtssicherheit: Anpassungsschritte, Berechnungen und Zustimmungsdokumentationen sind archiviert.

Gerade im Hinblick auf Massenläufe ist die Protokollierung ein unverzichtbares Werkzeug, um Qualität und Korrektheit der Mietanpassung sicherzustellen – sei es zur internen Kontrolle oder zur Vorbereitung der Kommunikation mit Mietern, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern.

Fazit: Ohne Protokoll keine gute Mietanpassung

Mietanpassungen in SAP RE-FX sind ein mächtiges Werkzeug – aber ihre wahre Stärke entfalten sie erst durch die integrierte Protokollierung. Wer sich frühzeitig mit deren Funktionalität und Auswertung vertraut macht, spart sich im Livebetrieb viele Rückfragen, Unsicherheiten und Nacharbeit.

Mein Tipp: Nutzen Sie Anpassungsläufe konsequent im Simulationsmodus, werten Sie die Protokolle aus und verankern Sie so eine solide Qualitätssicherung in Ihrem Mietprozess. Das ist nicht nur gute Praxis, sondern auch ein wirksames Mittel gegen spätere Überraschungen in den Abschlüssen.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder dich für SAP Immobilienmanagement interessierst – vernetze dich gerne mit mir hier auf LinkedIn: Steven Imig – SAP RE-FX Consultant