Vertragsarten in SAP RE-FX

Vertragsarten in SAP RE-FX – welche gibt es und warum sie entscheidend sind

Immobilienunternehmen und SAP-Berater wissen: Kein Immobilienmanagement ohne Verträge. Doch wie flexibel ist eigentlich SAP RE-FX, wenn es um die Abbildung unterschiedlichster Vertragsarten geht?

Egal ob Wohnungsmietvertrag, Gewerbemietvertrag mit Umsatzmiete, Anmietung eines Bürogebäudes, Leasing eines Fahrzeugs, Serviceverträge für Winterdienst oder sogar interne Mietverhältnisse – SAP RE-FX bietet ein starkes, standardisiertes Gerüst zur Verwaltung unterschiedlichster Vertragskonstellationen. In diesem Beitrag gebe ich euch einen fundierten Überblick über die relevanten Vertragsarten in SAP RE-FX und zeige, wie sie sich unterscheiden und praxisnah einsetzen lassen.

Was ist ein Vertrag in SAP RE-FX?

In SAP RE-FX ist ein Vertrag eine umfassende, strukturierte Datenbasis, die die Vereinbarungen zwischen mindestens zwei Parteien digital abbildet. Diese Daten basieren auf eindeutigen Geschäftspartnerrollen, Vertragsobjekten, Laufzeiten, finanziellen Konditionen sowie buchungs- und steuerrelevanten Parametern.

Je nachdem, welche Art von Geschäftsbeziehung vorliegt – z. B. ob Leistungen erbracht oder bezogen werden –, klassifizieren wir Verträge nach verschiedenen Kriterien. Schauen wir uns die wichtigsten Vertragsarten an, die im Tagesgeschäft eines Immobilienunternehmens oder eines Facility-Managements relevant sind.

Überblick: Vertragsarten im SAP RE-FX

In der Praxis lassen sich die Vertragsarten grob in zwei Klassen unterteilen:

• Debitorische Verträge: Das Unternehmen erbringt eine Leistung und erhält Einnahmen (z. B. Vermietung oder Serviceverträge)
• Kreditorische Verträge: Das Unternehmen bezieht eine Leistung und muss zahlen (z. B. Anmietung oder Leasing)

Darauf aufbauend gibt es viele spezifische Vertragsarten:

1. Wohnungsmietvertrag

Der Klassiker für die Wohnungswirtschaft: Ein Mieter mietet eine Wohnung und zahlt eine monatliche Miete sowie Nebenkosten. SAP RE-FX bildet diese Verträge als debitorische Verträge ab. Kündigungsfristen und Verlängerungsmöglichkeiten werden auf Vertragsebene gepflegt.

2. Gewerbemietvertrag / Umsatzmietvertrag

Im gewerblichen Umfeld kommt häufig die Umsatzmiete ins Spiel – z. B. bei Mietverträgen für Shops im Einkaufszentrum. Hier wird die Miete abhängig vom erzielten Umsatz berechnet. Kombiniert werden kann dies mit Mindestmieten und Vorauszahlungen. Möglich wird das durch die Funktion „Umsatzmietvereinbarung“ in SAP RE-FX.

3. Anmietvertrag (kreditorischer Vertrag)

Wenn das Unternehmen selbst Flächen oder Gebäude anmietet – z. B. eine neue Lagerhalle –, handelt es sich um einen kreditorischen Vertrag. Solche Verträge sind häufig befristet und haben spezielle Prolongationsregelungen.

4. Leasingvertrag

Ob Kfz, Maschinen oder sogar Immobilien – Leasingverträge sind ebenfalls kreditorische Verträge und häufig besonders relevant im Hinblick auf Bilanzvorschriften (z. B. IFRS 16). Die Eingabe der Bewertungsparameter und die periodische Bewertung sind essenziell für die korrekte Bilanzierung.

5. Serviceverträge

Dienstleistungen wie Winterdienst, Reinigung oder Energieversorgung können über Serviceverträge verwaltet werden. Auch hier handelt es sich meist um kreditorische Verträge mit periodischen Zahlungen und jährlicher Abrechnung.

6. Kaufvertrag

Selten, dafür umso klarer: Kaufverträge bilden ein einmaliges Ereignis ab – den Kauf oder Verkauf eines Objekts. Entsprechend hat ein Kaufvertrag keine Laufzeit, sondern definiert nur das Objekt, den Preis und das Übergabedatum.

7. Interne Verträge

Für konzerninterne Mietverhältnisse – z. B. bei der Nutzung von Büroflächen durch eine Tochtergesellschaft – können interne Verträge genutzt werden. Anstelle eines Geschäftspartners wird hier ein CO-Konstrukt wie eine Kostenstelle oder ein PSP-Element verwendet.

Beispiel aus der Praxis

Ein international tätiges Immobilienunternehmen besitzt sowohl Wohnanlagen als auch Fachmarktzentren. Im Rahmen der Expansion mietet das Unternehmen zusätzlich ein Logistikzentrum in München an und least über einen lokalen Anbieter Betriebsfahrzeuge für interne Transporte. Die Verträge werden wie folgt umgesetzt:

• Die Wohnungen werden über klassische debitorische Mietverträge an Endkunden vermietet.
• Für die Shops im Fachmarktzentrum legt das Unternehmen Gewerbemietverträge mit Umsatzmiete an.
• Das Logistikzentrum wird über einen kreditorischen Anmietvertrag gepflegt mit zehnjähriger Laufzeit und Option auf Verlängerung.
• Die Fahrzeuge laufen über einen Leasingvertrag, inklusive IFRS 16-Bewertung.
• Die Reinigung des gesamten Innenstadt-Portfolios erfolgt über einen Servicevertrag, der jährlich erneuert wird.

All diese Verträge sind vollständig in SAP RE-FX abgebildet, ausgewertet und in die Finanzprozesse integriert – mit klaren Buchungsrichtlinien, Rechnungserstellung bzw. -eingang und belastbaren Daten für die Bilanzierung.

Fazit: Vertragsarten gezielt einsetzen für effizientes Immobilienmanagement

SAP RE-FX bietet einen soliden Vertragsrahmen für nahezu jedes reale Vertragsverhältnis in der Immobilienwelt. Für Berater und Anwender ist es entscheidend zu wissen, welche Vertragsart zum Geschäftsprozess passt und wie sich deren Besonderheiten in SAP effizient abbilden lassen – seien es Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsregeln oder buchhalterische Anforderungen.

Die saubere Einordnung von Verträgen – debitorisch / kreditorisch, belegend / nicht belegend, extern / intern – hilft nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei der späteren Auswertung und bei Jahresabschlussarbeiten.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/ – ich freue mich auf den Austausch!

Oder: Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst – gerne vernetzen!