Verträge richtig customizen: Was für eine saubere RE-FX-Implementierung wichtig ist
Ein professionell implementiertes SAP RE-FX-System steht und fällt mit der Qualität des Customizings – insbesondere, wenn es um Verträge geht. Denn Verträge bilden den Kern aller miet- und nutzungsbezogenen Prozesse in RE-FX. Trotzdem begegnet man in Projekten immer wieder Systemen, in denen Verträge zwar irgendwie funktionieren, aber nicht optimal auf die Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
Wie können wir also sicherstellen, dass Verträge nicht nur technisch korrekt funktionieren, sondern auch fachlich sinnvoll konfiguriert und sauber steuerbar sind? Genau darum geht es in diesem Beitrag: Welche Customizing-Einstellungen im Bereich Verträge notwendig (und sinnvoll) sind, um eine robuste und flexibel nutzbare Vertragsstruktur in SAP RE-FX zu schaffen.
1. Vertragsarten – Das Fundament jedes Vertrags
Die Vertragsart definiert grundlegende Eigenschaften eines Vertrags: Welche Partner dürfen verwendet werden? Welche Konditionen sind zulässig? Welche Vertragsobjekte können zugeordnet werden? Jede Vertragsart besitzt ein zugewiesenes Nummernkreisintervall, Bildfolgen und ggf. Standardwerte für Kündigungen oder Verlängerungen.
Wichtig zu wissen: Die Vertragsart kann nachträglich NICHT mehr geändert werden. Eine saubere Planung und Definition im Vorfeld ist also entscheidend. Im Customizing findet sich das Ganze unter: RE-FX → Vertrag → Vertragsart → Vertragsarten definieren.
Ein typischer Fehler, den ich häufig sehe: Es werden zu viele unterschiedliche Vertragsarten konfiguriert, obwohl man mit wenigen, intelligent differenzierten Arten auskommen würde. Das kann langfristig die Pflege und Erweiterbarkeit des Systems deutlich erschweren.
2. Nummernvergabe – Standard oder sprechend?
Verträge in SAP RE-FX werden mit einer Kombination aus Buchungskreis und Vertragsnummer gespeichert. Die Vertragsnummer lässt sich entweder intern, extern oder über eine BAdI erzeugen. Dabei ist zu beachten, dass Nummernkreisintervalle buchungskreisabhängig definiert werden – ein Detail, das besonders in Konzernlandschaften schnell übersehen wird.
Ob sprechende Vertragsnummern genutzt werden sollen, ist eine strategische Frage. Zwar bieten sie mehr Aussagekraft, erschweren aber häufig Wartung und Erweiterung – insbesondere bei Verträgen mit mehreren Objekten. Aus meiner Sicht lohnt sich eine sprechende Nummer vor allem, wenn man stark mit Vorsystemen integriert ist oder eine eindeutige Objektreferenz ohne Systemabfrage benötigt.
3. Geschäftspartnerrollen – Flexibilität mit Pflicht und Kür
Jede Vertragsart benötigt mindestens eine, optional zwei Hauptvertragspartner (z.B. Mieter oder Vermieter). Diese Rollen müssen in jedem Vertrag dieser Vertragsart vorhanden sein. Weitere Rollen – wie Ehepartner oder abweichende Rechnungsempfänger – pflegt man besser flexibel über die allgemeinen Rollenzuordnungen im Customizing.
Guter Tipp aus der Praxis: Lieber nur die zwingend notwendigen Rollen in der Vertragsart hinterlegen. Zusätzliche Partner gehören ins flexible Rollencustomizing mit Bezug zur Objektart IS (Vertrag). So erhalten die Anwender mehr Spielraum – und automatisierte Prozesse laufen stabiler.
4. Vertragsobjekte – Klare Regeln für saubere Zuordnungen
Welche Objekte einem Vertrag zugeordnet werden dürfen, definieren wir im Customizing unter: RE-FX → Vertrag → Objekte → Zulässige Objektarten pro Vertragsart. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, ob eine Vertragsart Mietobjekte, Gebäude oder Wirtschaftseinheiten referenzieren darf – und ob diese informatorisch oder exklusiv zugeordnet werden.
Insbesondere bei belegenden Verträgen (z. B. Mietverträge) ist die exklusive Zuordnung essentiell: Ein Mietobjekt darf in einem Zeitraum nicht gleichzeitig in mehreren belegenden Verträgen verwendet werden. Bei Serviceverträgen hingegen reicht oft eine informatorische Zuordnung.
Auch Verteilungs- oder Gruppenzuordnungen sollten bewusst genutzt werden: So können etwa Verteilungsschlüssel automatisch auf Basis bestimmter Objektarten aktiviert werden.
5. Konditions- und Bemessungssystem – Einheitlichkeit und Kontrolle
Über die Konditionsgruppe einer Vertragsart wird gesteuert, welche Konditionsarten für alle Verträge verwendet werden dürfen – inklusive Reihenfolge und Anpassungsverfahren. Das ist besonders nützlich für Mieterhöhungen oder Staffelverträge mit systematischer Logik.
Zusätzlich zu Objektbemessungen (z.B. Flächen) gibt es abweichende Vertragsbemessungen wie die Anzahl der Arbeitsplätze bei einem Gewerbemietvertrag. Die Bemessungsarten werden im Customizing pflegbar gemacht, sodass auch individuelle Faktoren abgebildet werden können.
6. Kündigungen und Verlängerungen – Klarheit durch Regeln
Standard-Kündigungsschemata und Verlängerungsregeln lassen sich direkt auf Vertragsarten zuweisen. So können für Mietverträge automatisch branchenübliche Fristen (z.B. 3 Monate zum Monatsende) oder Verlängerungsoptionen hinterlegt und vom System beim Anlegen vorbefüllt werden.
Ein durchdachtes Kündigungs- und Verlängerungskonzept hilft, Prozesse zu automatisieren und Fehlerquellen zu reduzieren – z. B. indem Kündigungsfristen systemgestützt berechnet und Friständerungen historisiert werden.
7. Bildfolgen und Feldstatus – Benutzerführung optimal gestalten
Die sogenannte Bildfolge bestimmt, welche Registerkarten (z. B. Partner, Objekte, Konditionen) dem Anwender bei der Vertragserfassung angezeigt werden. Auch die Reihenfolge, Mussfelder und optionalen Eingaben werden hier konfiguriert.
Für eine optimale Benutzerführung ist eine sinnvolle Bildfolge entscheidend – z. B. sollte die Registerkarte „Partner” immer vor „Buchungsparameter” erscheinen, da dort auf Partnerrollen Bezug genommen wird.
Zusätzlich lassen sich über die Feldstatussteuerung Felder als Pflicht- oder Anzeigefeld definieren. Das funktioniert allerdings nicht für alle Felder: Einige, wie z. B. Konditionen, sind vom Customizing ausgeschlossen und benötigen ggf. technische Erweiterungen (z. B. über BDT).
Beispiel aus der Projektpraxis
In einem Kundenprojekt wurde ein komplexes Gewerbemodell mit mehreren Standortverträgen abgebildet. Durch eine übersichtliche Definition von nur drei Vertragsarten („Gewerbemiete Standort A“, „Gewerbemiete Standort B“, „Nebenflächenvertrag“) ließen sich alle relevanten Fälle sauber abbilden. Über flexible Partnerrollen konnten auch konzerninterne Verträge einheitlich geführt werden.
Besonders wirkungsvoll war die Nutzung einer sprechenden externen Vertragsnummer mit Standort-Kennung, was die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen deutlich vereinfachte. Die Kombination aus Customizing-Sorgfalt und fachlicher Prozesskenntnis führte zu einem äußerst stabilen Vertragsmanagementprozess im RE-FX-System.
Fazit
Das Customizing von Verträgen in SAP RE-FX ist ein zentrales Thema für eine professionelle Systemkonfiguration. Wer hier strukturiert und vorausschauend arbeitet, legt das Fundament für robuste Prozesse, hohe Benutzerakzeptanz und geringe Fehleranfälligkeit im Betrieb.
Vertragsarten, Nummernkreise, Partnerrollen, Objektzuordnungen, Kündigungsschemata, Feldstatus und Bildfolgen – all diese Einstellungen greifen ineinander. Nur mit einem klaren Regelwerk und praxisnahen Entscheidungen wird RE-FX in der täglichen Arbeit zur echten Entlastung.
Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder über spannende Projekte sprechen möchtest, melde dich gerne hier auf LinkedIn bei mir: Steven Imig 😊
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