Vertragslaufzeiten und Kündigungsoptionen

Vertragslaufzeiten und Kündigungsoptionen clever im SAP RE-FX abbilden

In vielen Immobilienprojekten spielt die korrekte Abbildung von Vertragslaufzeiten, Verlängerungsoptionen und Kündigungsrechten eine zentrale Rolle. Ob langfristige Mietverträge, Leasingverhältnisse oder Dienstleistungsvereinbarungen – die Frage, wann und unter welchen Bedingungen ein Vertrag endet oder verlängert wird, ist nicht nur kaufmännisch, sondern auch rechtlich entscheidend.

SAP RE-FX bietet mit seiner Vertragsverwaltung eine sehr flexible und umfassende Lösung zur Modellierung dieser Anforderungen. Doch gerade die Kombination aus verschiedenen Kündigungs- und Verlängerungsregeln will gut durchdacht und korrekt im System umgesetzt sein.

Vertragslaufzeiten in SAP RE-FX: Befristet vs. Unbefristet

In SAP RE-FX unterscheidet man grundsätzlich zwischen befristeten und unbefristeten Verträgen. Bei einem befristeten Vertrag wird eine konkrete Laufzeit beim Anlegen des Vertrags festgelegt, z. B. „01.01.2024 bis 31.12.2028“. Solche Verträge können optional automatische Verlängerungsregeln oder Verlängerungsoptionen enthalten.

Ein unbefristeter Vertrag hingegen enthält kein festes Enddatum. Er läuft auf unbestimmte Zeit, bis eine Kündigung erfolgt. Beide Varianten erlauben die Definition von Kündigungsmöglichkeiten – und genau hier wird es spannend.

Kündigungsmodalitäten: Standardisiert oder individuell

Kündigungen werden in SAP RE-FX über sogenannte Kündigungsschemata abgebildet. Ein Schema besteht aus einer oder mehreren Regeln, die festlegen, wie eine Kündigung erfolgen darf – z. B. mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende oder nur zu ganz bestimmten Stichtagen im Jahr.

Diese Schemata können im Customizing je Vertragsart als Standard-Kündigungsschema vorbelegt werden – oder im Einzelfall direkt im Vertrag über ein individuelles Kündigungsschema definiert werden. Beides hat seine Berechtigung:

• Standard-Schemata sorgen für Konsistenz und Vereinfachung im Tagesgeschäft.
• Individuelle Schemata erlauben Flexibilität für besondere Vertragskonditionen.

Ein Kündigungsschema kann sich dabei an festen Terminen (z. B. „immer nur zum 30.06. oder 31.12.“) oder an variablen Fristen (z. B. „nach 5 Jahren mit 3 Monaten Frist“) orientieren. Es erlaubt auch unterschiedliche Regeln für Vertragsgabgeber und Vertragsnehmer.

Praxisbeispiel: Kündigung mit gestaffelter Frist und Stichtagregelung

Stellen wir uns vor, ein Unternehmen mietet eine Bürofläche und vereinbart den Vertrag „unbefristet, kündbar mit 3 Monaten Frist zum Quartalsende“. Zudem soll die Kündigung nur möglich sein, wenn sie spätestens am dritten Werktag des ersten Monats des Quartals zugeht. Klingt kompliziert? In SAP RE-FX sind solche Regeln gut abbildbar:

• Kündigungsregel: Fristenregel mit 3 Monaten Frist
• Kündigungstermine: 31.03., 30.06., 30.09., 31.12.
• Fristeingang: 3. Werktag im Januar, April, Juli, Oktober

Diese Regel wird über ein individuelles Kündigungsschema gepflegt – entweder händisch oder als Kopie eines im Customizing vorhandenen Schemas. Mit der Funktion „Anlegen mit Vorlage“ sparen Sie viel Aufwand und stellen gleichzeitig Konsistenz sicher.

Zur Kontrolle kann die geplante Kündigung im System simuliert werden – mit einer präzisen Auswertung, wann eine Kündigung frühestmöglich wirksam wird. Nach Prüfung kann die Kündigung aktiviert und damit das „erste Vertragsende“ automatisch gesetzt werden.

Verlängerungen: Automatisch oder auf Option

In vielen Verträgen sind automatische Verlängerungen vorgesehen – etwa: „Wenn nicht 6 Monate vorher gekündigt wird, verlängert sich der Vertrag um 12 Monate.“ Solche Regeln lassen sich auf der Registerkarte Laufzeit pflegen.

Alternativ gibt es die Verlängerungsoptionen, bei denen eine Partei aktiv zustimmen muss, damit sich der Vertrag verlängert – z. B. „5 Jahre Verlängerung möglich, Ankündigung 1 Jahr vor Laufzeitende“. Diese Optionen werden ebenfalls mit Fristen und Entscheidungslaufzeiten definiert.

SAP RE-FX erlaubt es, mehrere Verlängerungsregeln miteinander zu kombinieren, bspw. erst einmal eine automatische Verlängerung um 2 Jahre und dann eine Verlängerungsoption für unbefristeten Vertrag. So entsteht ein flexibles Instrument, das vielfältige Vertragsmodelle unterstützt.

Vertragsobjekte selektiv kündigen

Nicht immer geht es darum, den ganzen Vertrag zu beenden. Gerade bei Mietverträgen mit mehreren Objekten (z. B. Kantine + Stellplätze), kann es sinnvoll sein, nur einzelne Vertragsobjekte zu kündigen. Auch das ist in SAP RE-FX möglich.

Hierfür wird auf der Registerkarte Laufzeit eine eigene Kündigungsklausel angelegt, die sich auf bestimmte Objekte bezieht. Die Zuweisung erfolgt auf der Registerkarte Objektzuordnung. Eine sehr hilfreiche Funktion, wenn einzelne Nutzungseinheiten aus dem Vertrag herausgelöst werden sollen.

Auswertungen und Massenvorgänge

Liegt eine größere Mietvertragslandschaft vor, sind auch gute Auswertungen gefragt – z. B. zur Übersicht aller Kündigungen (aktiv, geplant, storniert). Dazu stehen in SAP RE-FX u. a. folgende Transaktionen zur Verfügung:

• REISCNNT – Übersicht über Kündigungen
• REISCN – Vertragslaufzeiten und Kündigungsstatus
• REISCNPE – Übersicht nach Vertragsperiode
• REISROOC – Objektbelegung und Vertragsverlauf

Auch die Funktionen Kündigungen aktivieren und stornieren stehen für die Massenerfassung zur Verfügung. So lassen sich größere Vertragsänderungen effizient umsetzen – etwa bei Portfolio- oder Filialumbauten.

Fazit

Die Gestaltung von Vertragslaufzeiten, Kündigungen und Verlängerungsmechanismen ist ein zentraler Baustein im flexiblen Immobilienmanagement. SAP RE-FX bietet hierfür eine ausgereifte Systemlogik, die sowohl juristische Anforderungen genau abbildet als auch effiziente Massenprozesse ermöglicht.

Wichtig ist vor allem, im Projekt gründlich zu analysieren: Welche Regeln gelten tatsächlich? Was ist Standard, was individuell? Und wie oft ändern sich die Bedingungen im Laufe des Vertrags?

Gute Beratung erkennt hier frühzeitig künftige Komplexitäten. Mit der richtigen Customizing-Strategie und einem klaren Datenmodell unterstützt SAP RE-FX Ihre juristische und kaufmännische Vertragsverwaltung optimal.

👉 Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst oder Fragen zu Vertragsmodellierungen hast, vernetze dich gerne mit mir auf LinkedIn: Steven Imig