Leerstandsmanagement und Buchung

Leerstandsmanagement in SAP RE-FX: Kalkulatorische Buchung leicht gemacht

Die Verwaltung und Buchung leerstehender Immobilienobjekte ist für viele Unternehmen eine Herausforderung – insbesondere in der Buchhaltung. Oft bleibt unklar, wie mit leerstehenden Einheiten in der Finanzbuchhaltung umzugehen ist, obwohl diese Flächen regelmäßig in Kostenrechnungen und internen Berichten auftauchen sollten. SAP RE-FX bietet mit dem Leerstandsmanagement ein standardisiertes Werkzeug, um kalkulatorische Leerstandskosten systematisch zu erfassen und zu verbuchen.

Warum Leerstand buchhalterisch erfassen?

Leerstehende Flächen verursachen auch dann Kosten, wenn keine Mieteinnahmen generiert werden – etwa durch Bewirtschaftung, Instandhaltung oder kalkulatorische Opportunitätskosten. Unternehmen mit großem Immobilienportfolio – insbesondere in der Wohnungswirtschaft, im Gewerbeimmobilienbereich oder bei kommunalen Trägern – müssen diese Leerstände regelmäßig bewerten und verbuchen, um aussagekräftige Berichte zu erstellen, z. B. im Rahmen der internen Leistungsverrechnung oder zur Steuerung der Objektwirtschaftlichkeit.

SAP RE-FX berücksichtigt diese Anforderungen mit der Möglichkeit, periodische Leerstandsbuchungen zu erstellen und automatisiert in die Buchhaltung zu übergeben. So wird Transparenz geschaffen – nicht nur für das Rechnungswesen, sondern auch für das Immobilienmanagement.

Wie funktioniert Leerstandsmanagement in SAP RE-FX?

Im Fokus steht das Mietobjekt – wie z. B. eine Wohnung oder eine Gewerbeeinheit. Diese Mietobjekte können sogenannte Konditionen erhalten, selbst wenn kein Vertrag darauf existiert. Diese Konditionen dienen als Vorlage für Vergleichswerte (z. B. Marktmiete), aber sie bilden auch die Basis für kalkulatorische Leerstandsbuchungen.

Sobald ein Mietobjekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht belegt ist und eine Kondition mit Leerstandskennzeichnung vorliegt, kann SAP automatisch Finanzstromsätze erzeugen. Diese Finanzströme lassen sich per Transaktion RERAVP (Periodisches Buchen Leerstand) in die Buchhaltung überführen.

Die Buchung erfolgt dabei typischerweise in folgender Form:

• Soll: kalkulatorischer Aufwand Miete Leerstand (z. B. auf eine Kostenstelle oder das Mietobjekt)
• Haben: kalkulatorischer Ertrag Miete Leerstand (auf das Mietobjekt)

So entsteht kein realer Geldfluss – aber eine betriebswirtschaftliche Bewertung des Leerstandes, die in Kostenrechnung, Planung und Controlling weiterverwendet werden kann.

Ein Praxisbeispiel: Leerstand mit Modernisierung

Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis:

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen besitzt ein Bürogebäude in Frankfurt. Eine Büroeinheit (MO-102) wurde bis zum 31.03.2023 an ein IT-Unternehmen vermietet. Ab 01.04.2023 stand die Fläche leer, da Umbaumaßnahmen zur energetischen Sanierung geplant waren.

In SAP RE-FX wird im Mietobjekt folgende Belegung festgehalten:

• Belegt: bis 31.03.2023
• Leerstand: ab 01.04.2023
• Leerstandsgrund: "Modernisierung" (z. B. Code 11)

Parallel wurden dem Mietobjekt ab dem 01.04.2023 Konditionen mit einer Marktmiete von 2.000 €/Monat zugeordnet – als Basis für den kalkulatorischen Aufwand. Zur Steuerung wurden in der Buchungsklausel zwei Kostenstellen definiert:

• LEER für allgemeinen Leerstand vor dem Umbau
• MOD1 für den Modernisierungszeitraum ab 01.04.2023

Bei der monatlichen Leerstandsbuchung über RERAVP erzeugt SAP diese Buchungssätze automatisch:

• Soll: Aufwand Miete Leerstand (Kostenstelle MOD1)
• Haben: Ertrag Miete Leerstand (Mietobjekt MO-102)

Somit wird der Leerstand nicht nur richtig kontiert, sondern auch präzise in der Kostenrechnung erfasst – die Immobilienverwaltung kann diese Zahlen für Investitionsentscheidungen nutzen, das Rechnungswesen für Soll-Ist-Vergleiche.

Fazit: Mehr Transparenz durch strukturierte Leerstandsbuchung

Mit dem Leerstandsmanagement bietet SAP RE-FX ein mächtiges Werkzeug, um den wirtschaftlichen Einfluss nicht genutzter Flächen transparent und nachvollziehbar darzustellen. Besonders im Zusammenspiel mit internen Kalkulationen, Planung und Bewertung wird so ein wichtiger Beitrag zur Steuerung des Immobilienportfolios geleistet.

Werden Leerstände regelmäßig gebucht, ermöglicht das nicht nur eine konsistente Datenbasis für Reporting und Controlling, sondern auch eine bessere Auswertung der Wirtschaftlichkeit einzelner Objekte – inklusive fundierter Bewertungen für Investitionen, Verkaufsentscheidungen oder Sanierungen.

Wenn du Fragen dazu hast, wie Leerstandsmanagement in SAP RE-FX sauber implementiert und genutzt werden kann, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

Oder wenn du dich generell für SAP RE-FX interessierst – gerne vernetzen!