Kontenfindung im Customizing

Die Kontenfindung im SAP RE-FX – Ein Herzstück für korrekte Buchungen

Die Buchhaltung im SAP RE-FX kann auf den ersten Blick komplex wirken, birgt aber bei genauerem Hinsehen ein durchdachtes System – vorausgesetzt, das Customizing der Kontenfindung ist sauber umgesetzt. Jeder SAP FI/CO-Berater, der Projekte im Umfeld von Immobilienmanagement betreut, weiß: Ohne eine fehlerfreie Kontenfindung entstehen unrichtige Buchungen, unklare Ergebnislagen und unnötige Rückfragen – insbesondere bei der periodischen Buchung von Verträgen.

In diesem Beitrag schauen wir uns die Grundlogik, typische Customizing-Schritte und ein praxisnahes Beispiel zur Kontenfindung im Modul SAP RE-FX an. Ziel ist es, einen verständlichen Leitfaden zu geben, mit dem Berater die Mechanik und das Zusammenspiel der verschiedenen Elemente im System sicher verstehen können.

Warum ist die Kontenfindung im RE-FX so wichtig?

Verträge, ob Mietverhältnisse oder Leasingvereinbarungen, führen zu wiederkehrenden Buchungen – oft monatlich und größtenteils automatisiert. Was einfach klingt, wird schnell zu einer Herausforderung, wenn beispielsweise Leerstand, Sonderregelungen oder rückwirkende Änderungen auftauchen.

Im Zentrum steht dabei immer die Frage: Auf welche Konten soll gebucht werden? Die Antwort hängt von einer Kette aufeinander aufbauender Customizing-Einstellungen ab – von der Konditionsart bis zum Sachkonto mit zugehörigem Kontosymbol.

Die Grundlogik: Von der Kondition zur Buchung

Das Herzstück der Verbuchungslogik im SAP RE-FX ist die Bewegungsart. Jede Buchung – ob Mietertrag, Betriebskosten oder Kautionsrückzahlung – wird durch eine passende Bewegungsart gesteuert. Diese wird entweder direkt in der Konditionsart hinterlegt (z. B. bei periodischen Buchungen) oder durch das System je nach Szenario ermittelt.

Die Kontenfindung läuft dabei wie folgt ab:

1. Die Konditionsart (z. B. für Grundmiete) enthält als Parameter die zugehörige Bewegungsart.
2. Zur Bewegungsart ist im Customizing ein symbolischer Buchungssatz hinterlegt – etwa per Debitor an Erlöskonto.
3. Die im Buchungssatz enthaltenen Kontensymbole (z. B. MREVENUE) werden über eine Zuordnung zum tatsächlichen Sachkonto ergänzt – abhängig vom genutzten Kontenplan.
4. Für Debitoren und Kreditoren werden die jeweiligen Konten anhand des Geschäftspartners aus dem Vertrag gezogen, Sachkonten kommen über das Symbol ins Spiel.

Ergänzt wird das Ganze durch eine Reihe weiterer Steuermerkmale (z. B. Soll/Haben-Kennzeichen, Kontenfindungswert oder Referenzbewegungsarten), die speziellere Geschäftsvorfälle korrekt abbilden – dazu gleich mehr.

Ein einfaches Beispiel: Nebenkosten in einem Mietvertrag buchen

Stellen wir uns vor, ein gewerbliches Mietobjekt verursacht monatliche Nebenkosten von 500 EUR, die an den Mieter weitergegeben werden sollen. Für diesen Vorgang haben wir im SAP RE-FX folgende Customizing-Elemente eingerichtet:

• Konditionsart: NK500 (für Nebenkosten)
• Bewegungsart: NK500 (einfachheitshalber mit gleichem Schlüssel wie die Konditionsart)
• Symbolischer Buchungssatz: per Debitor (typisch für debitorische Verträge) an Sachkonto NKOST
• Kontosymbol NKOST: im Kontenplan INT zugeordnet zum Sachkonto 470010 (Nebenkostenumlage)

Das Ergebnis? Jeden Monat wird automatisch gebucht:
Debitorenkonto aus dem Vertrag an Sachkonto 470010 mit 500 EUR

Sofern das Steuerkennzeichen in der Buchungsklausel gepflegt ist, ergänzt das System ggf. automatisch eine dritte Belegzeile für die Umsatzsteuer.

Sonderfälle: Kontenfindungswerte und Referenzbewegungen

Das oben beschriebene Grundkonzept lässt sich flexibel an spezielle Anforderungen anpassen – z. B. wenn Verträge zeitweise leer stehen, rückwirkende Änderungen eintreten oder bestimmte Buchungen in der Bilanzierung gesondert dargestellt werden sollen.

Ein typisches Mittel dafür ist der Kontenfindungswert. Er wird in der Buchungsklausel z. B. des Objektes oder der Kondition hinterlegt und ermöglicht eine differenzierte Kontensteuerung innerhalb derselben Bewegungsart.

Beispiel: Nebenkosten während des Leerstands sollen nicht auf 470010 wie im Normalfall, sondern auf 470050 (Kosten Leerstand) laufen. Hierfür wird ein zusätzlicher Kontenfindungswert gepflegt, mit eigenem Eintrag im Zuordnungs-Customizing zum Kontosymbol NKOST → 470050.

Ein weiteres wichtiges Element sind Referenzbewegungsarten, die bei rückwirkenden Änderungen zum Einsatz kommen. Wird etwa eine Mietanpassung rückwirkend eingetragen, erzeugt das System automatisch Differenzbuchungen mit einer eigenen Bewegungsart – typischerweise z. B. 1001 für Nachforderung Grundmiete oder 1002 für Gutschriften. Im Customizing wird dazu je nach fachlichem Beziehungstyp (z. B. Nachforderung = 010) die passende Referenzbewegungsart zugeordnet.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Schritte der Kontenfindung im Überblick

Wer sich einen systematischen Überblick verschaffen will, sollte sich an folgende Reihenfolge halten:

1. Prüfe die Konditionsart: Welche Bewegungsart ist hinterlegt?
2. Schaue dir die Bewegungsart an: Welcher symbolische Buchungssatz ist definiert (Soll-/Haben-Kontoart, Kontensymbole)?
3. Kontosymbole → Kontenfindung pro Kontenplan: Wo ist das konkrete Sachkonto hinterlegt?
4. Gibt es in der Buchungsklausel spezielle Kontenfindungswerte, die eine abweichende Kontierung verlangen?
5. Im Fall rückwirkender Änderungen: Welche Referenzbewegungsarten greifen laut Beziehungstyp?

Fazit

Die Kontenfindung im SAP RE-FX ist ein mächtiges Instrument, das – einmal verstanden – individuelle Anforderungen flexibel und wartbar abbildet. Wichtig ist, die Zusammenhänge zwischen Konditionsart, Bewegungsart, Buchungssatz und Kontosymbolen im Customizing sauber nachzuvollziehen und zu dokumentieren.

Gerade bei komplexen Mandantenstrukturen, internen Mietverträgen oder Konzernleasing lohnt sich der Einsatz von Kontenfindungswerten und Referenzbewegungsarten, um eine transparente und prüfungssichere Buchungslogik zu schaffen.

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