Integration RE-FX mit SAP FI

Integration von SAP RE-FX mit SAP FI – Wie Immobilienbuchungen in die Finanzbuchhaltung gelangen

Wer als SAP-Consultant mit SAP RE-FX (Flexible Real Estate Management) arbeitet, weiß: Die Integration mit dem SAP-Finanzwesen (FI) ist kein „Nice to have“, sondern ein zentrales Element eines funktionierenden Immobilienprozesses. Denn keine Nebenkostenabrechnung, keine Vertragsbuchung und keine Weiterverrechnung an Mieter kommt ohne FI-Buchung aus.

Aber wie fließen die Buchungsinformationen aus dem Immobilienmanagement eigentlich in die Finanzbuchhaltung? Welche Konten spielen eine Rolle und welche Konfigurationen müssen berücksichtigt werden, damit der gesamte Prozess sauber funktioniert?

Integration RE-FX mit SAP FI: Das Fundament für alle Buchungsprozesse

Grundsätzlich lassen sich Buchungen im Umfeld von SAP RE-FX auf zwei Wegen im SAP-FI erzeugen:

• Durch automatisierte Prozesse in SAP RE, wie die periodische Buchung, die Nebenkostenabrechnung oder die Umsatzweiterverrechnung.
• Oder durch manuelle Buchungen im SAP-Finanzwesen selbst (z. B. Transaktion FB60 oder FB01), bei denen RE-relevante Objekte bebucht werden.

Bei beiden Wegen ist sichergestellt, dass die RE-spezifischen Buchungsinformationen korrekt übergeben werden. Und das ist entscheidend für eine transparente Immobilienbuchhaltung – inklusive Mehrwertsteuerbehandlung, Kostenträgerzuordnung und Reporting.

Beispielhafter Buchungsfluss: Bewegungsarten, Referenzen & Kontenfindung

Um zu verstehen, wie Buchungssätze in RE-FX aufgebaut sind, lohnt sich ein Blick auf das Prinzip der Bewegungsarten. Jede Buchung in RE-FX ist mit einer Bewegungsart verknüpft, die bestimmt, welche Konten anzusprechen sind.

Dabei unterscheidet SAP zwischen:

• Originalbewegungsarten: z. B. Bewegungsart 1000, mit einem Buchungssatz wie Debitor an Erlöskonto.
• Referenzbewegungsarten: Abgeleitet aus Beziehungstypen (z. B. 020), die z. B. ein "Spiegelbild" der Buchung darstellen (z. B. Erlöskonto an Debitor).
• Indirekte Referenzen: Tiefer gestuft, z. B. durch dreistufige Ableitungen, wie Buchung per 841000 an 841009.

Wichtig: Die Konten für diesen Buchungssatz werden über Kontensymbole in der Bewegungsart gepflegt, welche im System über den Kontenplan (z. B. INT) auf echte Sachkonten aufgelöst werden. Dadurch bleibt das System flexibel und mandantenübergreifend steuerbar.

Buchung im SAP-FI mit Immobilienbezug: Was ist zu beachten?

Wenn man im FI z. B. eine Eingangsrechnung über FB60 bucht, kann man auch direkt auf Immobilienobjekte (z. B. Gebäude, Wirtschaftseinheiten) kontieren – vorausgesetzt, das Customizing ist passend gesetzt und das Konto erlaubt diese Kontierung.

Folgende Punkte sollten Sie beachten:

1. Feldstatus & Kontoeigenschaften im Customizing

Im SAP-FI muss der Feldstatus der betreffenden Konten und Buchungsschlüssel so konfiguriert sein, dass alle RE-relevanten Felder aufrufbar sind – insbesondere:

• Bewegungsart (VBEWA)
• Vertragsart (VERTT)
• Vertragsnummer (VERTN)
• Immobilienkontierung (IMKEY)
• Abrechnungsbezugsdatum (DARBZ)

In SAP RE-FX wird zusätzlich über sogenannte RE-spezifische Kontoeigenschaften definiert, welche Immobilienobjekte für ein bestimmtes Konto buchbar sind. Beispiel: Konto 470400 ist nur auf Abrechnungseinheiten erlaubt (Eigenschaft SU), nicht aber auf Gebäude oder Verträge. Die Folge: Buchungen außerhalb dieser Vorgaben führen zu Fehlermeldungen – typischerweise REEXFI 003.

2. Der Kontierungsblock von RE-FX

Wird eine Buchhaltungstransaktion mit passender Erfassungsvariante genutzt (z. B. bei FB01, FB60), wird über die Schaltfläche „Kontierung erfassen“ der sogenannte Kontierungsblock RE-FX geöffnet. Hier erfolgt die eigentliche Zuordnung zum Gebäude, zur Wirtschaftseinheit oder zum Mietvertrag.

Praxisbeispiel: Weiterverrechnung einer Eingangsrechnung

Stellen wir uns vor, ein Vermieter bekommt eine Handwerkerrechnung für eine Reparatur in Mietobjekt A (Teil von Wirtschaftseinheit 1000). Die Kosten sollen an den Mieter weiterverrechnet werden:

• Ausgangslage: Die Rechnung wird in FB60 erfasst. Die Buchung erfolgt per Aufwand (Konto 670100) an Kreditor.
• Immobilienkontierung: Im Kontierungsblock hinterlegen wir das Mietobjekt A sowie das passende Abrechnungsbezugsdatum.
• Weiterverrechnung: In RE-FX nutzen wir die Transaktion RERAOP (Einmalige Buchung), um die Kosten dem Mieter weiterzubelasten. Ein Buchungsvorfall wie „Kostenweiterverrechnung“ erzeugt automatisch:
• Einen Beleg per Debitor (Mieter) an Erlöskonto
• Bezug zum Vertrag über die Mietobjekt-Zuordnung

Der Clou: Alle relevanten Bewegungsarten, Konten und Bezüge werden vom Customizing automatisch gezogen – der Anwender muss nur noch buchen.

Fazit

Die Integration von SAP RE-FX mit dem SAP-Finanzwesen schafft Transparenz und Prozesssicherheit – gerade bei Unternehmen mit großen Immobilienportfolios. Wer sich mit den zentralen Konzepten wie Bewegungsarten, Immobilienkontierung und RE-spezifischen Kontoeigenschaften vertraut macht, kann diese Prozesse effizient gestalten und typische Buchungsfehler vermeiden. Besonders hilfreich ist dabei der Einsatz von standardisierten Buchungsvorfällen in der Transaktion RERAOP, um komplexe Geschäftsvorfälle präzise abzubilden.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

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