Zahlungseingänge und Mahnwesen in SAP RE-FX: Mehr Transparenz und Effizienz in der Buchhaltung
Wie behalten Sie im Immobilienmanagement den Überblick über offene Zahlungen? In vielen Organisationen ist die Buchhaltung rund um Mietverträge ein komplexer Prozess: Mietforderungen entstehen regelmäßig, Zahlungseingänge erfolgen unterschiedlich terminiert, und bei ausbleibenden Zahlungen muss gemahnt werden — und das möglichst automatisiert und revisionssicher. Besonders in Unternehmen mit großem Immobilienportfolio sorgt SAP RE-FX für die nötige Struktur. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie Sie Zahlungseingänge effizient verbuchen und Mahnläufe zielgerichtet durchführen können.
Vertragsbasierte Buchhaltung in SAP RE-FX
Im Gegensatz zur klassischen Buchhaltung, die debitoren- bzw. kreditorenkontobasiert arbeitet, stellt SAP RE-FX den Vertrag in den Mittelpunkt. Alle buchhalterischen Prozesse – inklusive Zahlungseingang, Kontenpflege und Mahnwesen – orientieren sich folgerichtig an Vertragsnummern.
Über das Vertragskontenblatt erhalten Sie einen schnellen Überblick über offene Posten, Saldenverläufe und bereits ausgeglichene Forderungen. Besonders hilfreich: Aus dieser Übersicht heraus können direkt Ratenzahlungen vereinbart, uneinbringliche Forderungen ausgebucht oder auch Mahnaktionen vorbereitet werden.
Zahlungseingänge effizient buchen
Für das Erfassen von Zahlungseingängen zu Mietverträgen stehen in SAP RE-FX mehrere Werkzeuge bereit – sowohl manuell als auch automatisiert:
- REEXF_28: Zahlungseingang buchen
- REEXF_26: Schnellerfassung von Zahlungseingängen
- F110: Automatischer Zahllauf mit SEPA-Lastschrift
- Elektronischer Kontoauszug: Automatisches Einlesen und Verbuchen von Bankbuchungen
Bei der manuellen Buchung über REEXF_28 können offene Posten gezielt ausgewählt und mit einer Zahlung ausgeglichen werden. Farbliche Markierungen helfen dabei, zu erkennen, welche Positionen aktiv (blau) bzw. inaktiv (schwarz) sind.
Besonderheit: Sie benötigen keine direkte Eingabe des Debitorenkontos – die Vertragsnummer genügt. Das System ermittelt automatisch den zugehörigen Geschäftspartner und ermöglicht die Ausgleichsbuchung direkt innerhalb des Vertragskontextes. Das reduziert Fehler und fördert die Nachvollziehbarkeit.
SEPA-Lastschriftmandate und Zahllauf
Im Massenverarbeitungsprozess bietet SAP mit der Transaktion F110 die Möglichkeit, auf Basis von SEPA-Mandaten regelmäßig Mieten automatisch einzuziehen. Voraussetzung ist ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat, das im Vertrag oder in den Stammdaten des Geschäftspartners erfasst wurde.
Typischerweise läuft der Prozess wie folgt ab:
- Ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat wird mit Vertragsbezug hinterlegt.
- In den Buchungsparametern des Vertrags wird der Zahlweg (z. B. SEPA-Lastschrift) definiert.
- Beim Zahllauf werden fällige Posten ermittelt und anhand von IBAN und Mandatsdaten automatisch eingezogen.
- Das System erzeugt Zahlungsträger (im Format SEPA_DD), die an die Bank übermittelt werden.
Auf diese Weise lassen sich regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Monatsmieten effizient einziehen — sicher, schnell und mit minimalem manuellem Aufwand.
Elektronischer Kontoauszug
Auch der Eingang von Zahlungen auf das Bankkonto kann automatisiert verarbeitet werden. Über den elektronischen Kontoauszug werden Bankbuchungen eingelesen, interpretiert und über definierte Buchungsregeln automatisch auf offene Posten verbucht.
Die Vertragsnummer als Verwendungszweck im Kontoauszug sorgt dabei für eine eindeutige Zuordnung – vorausgesetzt, die Buchungs- und Zahlungsprozesse wurden entsprechend standardisiert und sauber gepflegt.
Mahnwesen in SAP RE-FX: Automatisch und vertragsbasiert
Bleiben Zahlungseingänge trotz korrekter Fälligkeiten aus, greift das Mahnwesen. Dieses kann in SAP RE-FX ebenso vertragsbasiert durchgeführt werden – mit konsistenter Integration in das FI-Mahnverfahren von SAP.
Ziel ist es, offene Posten periodisch zu prüfen, säumige Zahlungen zu erkennen und automatisch gestaffelte Mahnungen zu erzeugen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Übergabe an das Inkasso.
Typische Konfigurationsmöglichkeiten:
- Definition von Mahnstufen (z. B. nach Anzahl der Tage im Verzug)
- Zuordnung vertragsspezifischer Mahntexte
- Festlegung von Mahngebühren und deren automatisches Buchen
Durch die enge Verzahnung mit offenen Posten im RE-FX-Vertrag bleibt das Mahnwesen transparent und nachvollziehbar – auch im Zusammenspiel mit der Nebenbuchhaltung.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Immobilienunternehmen mit 1.500 Mietverträgen nutzt SAP RE-FX. Anfang jeden Monats erzeugt ein geplanter Job die periodischen Mietforderungen. Mit Hilfe des SEPA-Zahllaufs per F110 werden alle Mieter mit gültigem Mandat nach wenigen Tagen belastet. Parallel prüft ein zweiter Job den elektronischen Kontoauszug auf Zahlungseingänge. Verbleiben offene Posten, starten ab dem 10. des Monats automatisierte Mahnläufe. So ist jederzeit klar, welcher Zahlstatus zu welchem Vertrag besteht – und das vollständig integriert in SAP.
Fazit
Mit SAP RE-FX lässt sich das Debitorenmanagement rund um Mietverträge effizient und transparent gestalten – von der verbuchungsseitigen Erfassung der Zahlungseingänge bis hin zur automatisierten Mahnung offener Forderungen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der konsequent vertragsbasierten Betrachtung – unterstützt durch passende Transaktionen, SEPA-Mandate, elektronische Kontoauszüge und ein durchdachtes Customizing.
Investieren Sie etwas Zeit in die Prozess- und Datenqualität – und profitieren Sie langfristig von automatisierten, revisionssicheren Buchhaltungsprozessen im Immobilienbereich!
Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder dich für SAP-Immobilienprozesse interessierst, vernetze dich gerne mit mir auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/
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