WEG-Verwaltung mit SAP RE

WEG-Verwaltung mit SAP RE – Eigentümergemeinschaften effizient managen

Inwiefern kann SAP RE (Flexible Real Estate Management) die komplexe Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) vereinfachen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft, die mit der Verwaltung von Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum und vermieteten Einheiten beauftragt wurden. Gerade bei der WEG-Verwaltung treffen juristische, technische und kaufmännische Prozesse zusammen – und sie alle müssen sauber gegliedert, getrennt abgerechnet und korrekt dokumentiert werden. Hier kommt SAP RE mit seinen spezialisierten Funktionen und Strukturkonzepten ins Spiel.

Was macht die WEG-Verwaltung besonders?

Die Verwaltung von Eigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz (§§ 1 ff. WEG) unterscheidet sich grundlegend von der klassischen Mietverwaltung. Denn: Der Verwalter handelt hier im Auftrag mehrerer Eigentümer, die jeweils Sondereigentum (z.B. ihre Wohnung) besitzen und gemeinschaftlich Eigentum am Gebäude teilen (Gemeinschaftseigentum wie Dach, Fassade, Treppenhaus etc.). Die WEG als Gesamtheit dieser Eigentümer beauftragt den Verwalter, die gemeinschaftlichen Interessen zu vertreten, Hausgeldzahlungen zu verwalten, Instandhaltungsrücklagen zu bilden, Eigentümerversammlungen vorzubereiten sowie Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz zur klassischen Vermietung dürfen Gelder der Wohnungseigentümer untereinander nicht vermischt werden – und sie dürfen natürlich auch nicht mit eigenen oder fremden Beständen der Verwaltungsfirma vermischt werden. Stichwort: Vermögenstrennung.

Die Rolle von SAP RE-FX in der WEG-Verwaltung

SAP RE stellt mit dem WEG-Mandat eine strukturierte, rechtlich und kaufmännisch klar abgegrenzte Verwaltungseinheit bereit. Sobald ein neues WEG-Mandat angelegt wird, erzeugt das System automatisch einen namensgleichen Buchungskreis, was eine saubere Trennung aller Geschäftsvorfälle der jeweiligen Eigentümergemeinschaft sicherstellt (inkl. separatem Nummernkreis und Hausbankkonten).

Im Rahmen der WEG-Verwaltung können folgende strukturierte Daten und Prozesse abgebildet werden:

• WEG-Mandat: Abbild der Eigentümergemeinschaft mit eigenem Buchungskreis
• Mietobjekte: Als Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum oder vermietete Objekte
• Geschäftspartnerrollen: Eigentümer (Debitor), Verwalter (Kreditor), Mieter (Debitor)
• Verträge: Hausgeldvereinbarung, WEG-Verwaltungsvertrag, Sondereigentumsverwaltungsauftrag, Mietverträge
• Buchhaltung & Vermögenstrennung: Eigene Bankkonten pro Mandat, Profit-Center pro Eigentümer bei Sondereigentum

Ein Beispiel aus der Praxis: Verwalter schlägt WEG-Struktur vor

Angenommen, ein Unternehmen der Wohnungswirtschaft privatisiert eines seiner Gebäude mit 10 Einheiten. Drei Einheiten wurden bereits verkauft, weitere sollen folgen. Für die bereits verkauften Wohnungen entsteht eine neue WEG, für die ein professioneller Verwalter gesucht wird. Das Unternehmen selbst bleibt Eigentümer der restlichen Wohnungen.

Im SAP RE-FX wird dafür wie folgt vorgegangen:

1. Ein WEG-Mandat wird mit Transaktion REMMMN1 erzeugt. Die Struktur wird über einen Referenzbuchungskreis angelegt (z. B. RERF).
2. Die betroffenen Objekte werden mithilfe von REMMOBJADOPT aus dem Verwaltungsbuchungskreis übernommen.
3. Im WEG-Buchungskreis werden Mieteinheiten inklusive Flag für Gemeinschaftseigentum/Sondereigentum gepflegt.
4. Kreditorische Verwaltungsverträge (für den Verwalter), hausgeldpflichtige Verträge (mit den Eigentümern) und Mietverträge (z. B. für eine Hausmeisterwohnung) werden jeweils den richtigen Buchungskreisen zugeordnet.
5. Für Sondereigentum, das vermietet wird, entsteht ein weiterer Buchungskreis (SE-Buchungskreis), in dem das Honorar an den Verwalter verwaltet und das Profit-Center des jeweiligen Eigentümers berücksichtigt wird.

Transparente Buchhaltung & Abrechnung

Eine zentrale Herausforderung in der WEG-Verwaltung ist – neben der korrekten Abbildung der Stamm- und Vertragsdaten – eine transparente und revisionssichere Buchhaltung sowie aussagekräftige Abrechnungen.

SAP RE bietet hier gleich mehrere Vorteile:

• Periodische Buchung (Transaktion RERAPP): Lädt automatisch die gewünschten Verwalterhonorare, Hausgelder, Rücklagen und Sonderumlagen ein.
• Eigene Abrechnungseinheiten: Lassen sich nach Kostenarten steuern (z. B. WEG-Abrechnung = Verwalterhonorar, Instandhaltung; Mieterabrechnung = Heizung, Müll etc.).
• WEG-Abrechnung & Wirtschaftsplan: Planwerte (über REMMBUDGET) und Istwerte (aus der Buchhaltung) fließen in die Eigentümerabrechnungen ein.
• Sonderumlagen: Maßnahmen wie Dachsanierung oder Fassadenarbeiten lassen sich über Anpassungsmaßnahmen mit Verteilung nach MEA direkt in die Verträge integrieren.

Fazit: Mit SAP RE zur sicheren und strukturierten WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung ist anspruchsvoll, doch mit der richtigen Systemarchitektur und einem durchdachten Mandatskonzept lässt sich der Aufwand erheblich reduzieren. SAP RE-FX bietet mit der klaren Trennung nach Buchungskreisen, der strukturierten Ablage aller relevanten Verträge und der Möglichkeit zur sauberen Kostenverteilung ein hervorragendes Fundament – sowohl für große Wohnungsunternehmen als auch für spezialisierte Verwalter, die im Auftrag Dritter tätig sind.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder vor einer WEG-Implementierung stehst – melde dich gern oder vernetze dich mit mir auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/