Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX

Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX – ein Muss für jede professionelle Immobilienverwaltung

Jährlich wiederkehrend, komplex und oft fehleranfällig – die Nebenkostenabrechnung ist in der Wohnungswirtschaft eine der sensibelsten Aufgaben. Sie wirkt direkt auf das Verhältnis zwischen Eigentümer, Verwalter und Mieter. Gleichzeitig ist sie steuerlich und rechtlich hochgradig relevant. Mit SAP RE-FX stellt sich nicht die Frage, ob wir die Nebenkosten sinnvoll automatisieren können, sondern wie wir das System optimal konfigurieren und anwenden, um effizient und rechtssicher abzurechnen.

Die Logik hinter der Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX

Die Grundlage einer strukturierten Nebenkostenabrechnung sind Abrechnungseinheiten (AE). In SAP RE-FX dienen sie als technischer Container, um Kostenarten wie Wasser, Aufzug, Versicherung oder Straßenreinigung zu sammeln, korrekt zu kontieren und am Ende auf die teilnehmenden Mietobjekte zu verteilen.

Wichtig ist dabei: Jede AE ist durch mehrere Elemente definiert:

• Nebenkostenschlüssel – definiert die Art der Kosten (z. B. Wasser, Versicherung)
• Abrechnungsvariante – legt fest, in welchem Zeitraum abgerechnet wird (z. B. kalenderjährlich oder vom 01.07. bis 30.06.)
• Teilnahmegruppen – fassen Mietobjekte zu Gruppen zusammen, z. B. „ALLE“, „GEWE“ (Gewerbe), „WOHN“ (Wohnung)
• Umlageregeln – steuern die Verteilung der Kosten (z. B. nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch)

Im Hintergrund arbeitet der sogenannte Kostensammler, der pro Abrechnungsperiode und AE als Kontierungsobjekt dient. Hier landen alle Buchungen der Nebenkosten. Dieser wird aktiv, sobald er generiert und für Buchungen freigegeben ist – und ist damit Dreh- und Angelpunkt der Nebenkostenabrechnung in SAP.

Wichtig: Customizing & Stammdaten

Wer mit SAP RE-FX arbeitet, weiß: Ohne sauberes Customizing kein verlässlicher Prozess. Für eine funktionale Nebenkostenabrechnung sind folgende Einstellungen essenziell:

• Definition der Nebenkostenschlüssel mit Eigenschaften wie „umlagefähig“, „nur für Gewerbe“
• Abrechnungsvarianten zur Steuerung der Periodenlogik
• Teilnahmegruppen als Stammdaten – diese bestimmen, welche Objekte an welcher Abrechnung teilnehmen dürfen
• Umlageregeln mit Angabe der Bemessungsarten, Verteilprozente oder Leerstandsregelungen

Dabei wird auch das „Kleingedruckte“ relevant – etwa die Frage, ob Verwaltungskosten umlagefähig sind (Achtung: Nein – außer bei Eigentümergemeinschaften wie WEG).

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns ein Wohn- und Geschäftshaus mit acht Wohnungen und zwei Ladenlokalen in Berlin vor. Die Betriebskosten umfassen u.a. Wasser, Aufzug, Müllentsorgung und Straßenreinigung. Während einige Kostenarten nach Fläche verteilt werden, soll Wasser nach Verbrauch abgerechnet werden, da jeder Mietbereich einen eigenen Wasserzähler hat.

Die Hausverwaltung konfiguriert wie folgt:

• Nebenkostenschlüssel für Wasser, Aufzug, Versicherung, Müll
• AE Wasser mit Umlage nach Verbrauch – Zähler (Messpunkte) pro Mietobjekt sind im System gepflegt
• AE Müll und Versicherung mit Umlage nach Fläche
• Teilnahmegruppen – „WOHN“ für Wohnungen, „GEWE“ für die Ladenlokale

Für die AE "Straßenreinigung" wird eine Vorverteilungs-AE angelegt: 60 % auf GEWE, 40 % auf WOHN, basierend auf der Nutzung. Die Kosten werden damit zunächst intern aufgeteilt, bevor sie zuzüglich in die jeweilige AE der Wohn- und Gewerbeeinheiten wandern.

Verbräuche werden regelmäßig per Transaktion RESCMPRO (Zählerstände Mietobjekte) eingepflegt. Die Umlage erfolgt automatisiert – auch bei Mieterwechsel durch Einsatz von Heizwerttagen oder Monatsgewichten.

Vom Customizing zur Abrechnung

Ist alles vorbereitet, läuft die operative Abrechnung über Transaktion RESCSE ab.

Hier definierst du:

• den Abrechnungsmodus (Simulation oder Echtlauf)
• die Abrechnungsperiode
• die abzurechnenden Abrechnungseinheiten, inkl. aller logischen Verknüpfungen
• das Abrechnungsschema inklusive Steuerlogik, Leerstandregelung, Eventualzuschlägen

Nach Abschluss erzeugt das System Protokolle und Berichte zur Abrechnung. Besonders hilfreich: Der interaktive Bericht „Ergebnisse pro Mietvertrag“, der die Abrechnung transparent pro Vertrag aufführt – inklusive möglicher Forderungen oder Guthaben.

Fazit: Struktur schafft Sicherheit

Die Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX ist kein „Nebenprozess“. Sie ist Kernbestandteil einer professionellen Immobilienverwaltung. Wer an den richtigen Stellen sauber arbeitet – vor allem beim Customizing, in den Stammdaten und im Buchungsverhalten –, kann enorme Effizienzgewinne erzielen. Gleichzeitig reduziert man das Risiko von Rückfragen oder sogar rechtlichen Auseinandersetzungen mit Mietern erheblich.

Funktioniert SAP RE-FX gut, ist die Nebenkostenabrechnung kein lästiges Thema mehr, sondern ein souverän gemanagter Standardprozess.

---

Du willst mehr darüber wissen, wie du SAP RE-FX effizient einsetzt?
Wenn du Fragen zu RE-FX hast, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir:
https://www.linkedin.com/in/steven-imig-479993a2/

Oder folge mir und lass uns vernetzen, wenn dich praxisorientierte Einblicke in SAP RE-FX interessieren!