DSGVO in SAP RE-FX

DSGVO in SAP RE-FX: Datenschutzkonformes Löschen von Geschäftspartnerdaten

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 rückt der Schutz personenbezogener Daten stärker denn je in den Fokus der Unternehmen – auch im Bereich der Immobilienverwaltung. In SAP RE-FX kommt diesem Aspekt eine besondere Bedeutung zu, da hier Geschäftspartnerdaten in vielfältiger Form verarbeitet werden. Doch wie lässt sich die Einhaltung der DSGVO – insbesondere das Recht auf Vergessenwerden – im Zusammenspiel mit aktuellen und historischen Vertragsdaten praktisch umsetzen?

Warum DSGVO in SAP RE-FX ein kritisches Thema ist

Im Kontext von SAP RE-FX begegnen uns personenbezogene Daten an vielen Stellen: in Mietverträgen, Anmietungen, Hausgeldabrechnungen, Serviceverträgen und sogar in Ansprechpartnerrollen. Dies betrifft nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern mitunter auch Bankverbindungen und weitere sensible Informationen.

Dadurch stellt sich zwangsläufig die Frage: Wie bleiben Unternehmen DSGVO-konform, wenn personenbezogene Daten nicht länger benötigt werden? Wie gelingt der Spagat zwischen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und dem Zweckbindungsprinzip der DSGVO, wonach Daten nicht unendlich lange gespeichert werden dürfen?

Die Antwort liegt in einer strukturierten Datenarchivierung und -vernichtung mit Hilfe von SAP ILM (Information Lifecycle Management).

Die Rolle von SAP ILM im Datenschutzprozess

SAP ILM unterstützt bei der regelbasierten Archivierung, Sperrung und endgültigen Vernichtung personenbezogener Daten auf Basis gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen. Für SAP RE-FX sind insbesondere folgende Komponenten relevant:

• Definieren und Anwenden von Aufbewahrungs- und Verweilregeln
• Sperren von Daten – selektiver Zugriff mit Berechtigungssteuerung
• Endgültiges Löschen personenbezogener Daten, wenn die Aufbewahrungsfrist überschritten und der Zweck entfallen ist

Diese Funktionen werden über sogenannte ILM-Objekte bereitgestellt. Für Geschäftspartner beispielsweise ist das Objekt CA_BUPA maßgeblich, während in SAP RE-FX viele relevante Stammdatenobjekte wie REFX_BE (Wirtschaftseinheit) oder REFX_BU (Gebäude) geläufig sind.

Das Prinzip: Von „End of Business“ bis zur Löschung

Ein zentrales Konzept im SAP ILM ist der Lebenszyklus eines Datenobjekts. Dieser beginnt im produktiven Einsatz und endet mit dem Abschluss des „geschäftlichen Zwecks“ – dem sogenannten End of Business (EoB). Ab diesem Zeitpunkt startet die sogenannte Verweildauer, definiert durch Verweilregeln.

Nach Ablauf der Verweildauer beginnt die Prüfung, ob Daten gelöscht werden dürfen – das End of Purpose (EoP). Dabei wird analysiert, ob noch offene Buchungen, Verträge oder andere systemrelevante Abhängigkeiten vorliegen. Erst wenn alle Kriterien erfüllt sind, können Daten gesperrt und anschließend gelöscht werden.

Die SAP ILM-Komponenten ermöglichen es, diesen zeitlichen und funktionalen Ablauf klar zu steuern – unter Berücksichtigung von DSGVO und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB und AO).

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns folgende Situation in einem Immobilienunternehmen vor:

Die Firma Mustermann Immobilien GmbH verwaltet Wohn- und Gewerbeimmobilien. Ein Mieter (Herr Schulze) kündigt im Oktober 2022 seinen Mietvertrag, der offiziell zum 31. Januar 2023 endet. Für die Mietverhältnis-Verhältnisse besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (z. B. wegen Betriebskostenabrechnungen oder steuerlichen Prüfungen). Gleichzeitig möchte das Unternehmen den Datenschutzanforderungen gerecht werden und personenbezogene Daten nicht länger als nötig speichern.

Das Vorgehen mit SAP ILM könnte folgendermaßen aussehen:

• End of Business: 31.01.2023 – Mietverhältnis endet
• Beginn der Verweildauer: 01.02.2023
• Verweilregel: 2 Jahre, um mögliche Rückfragen oder Gewährleistungsansprüche zu klären
• Geplante Löschung: Ab 01.02.2025 Prüfung, ob personenbezogene Daten gelöscht werden dürfen

Im Rahmen dieser EoP-Prüfung stellt das System sicher, dass keine offenen Belege oder Verträge mehr bestehen. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird Herr Schulzes Geschäftspartnerrolle gesperrt und für den Großteil der Benutzer nicht mehr sichtbar. Nach Ablauf aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann sein Datensatz automatisch gelöscht werden – DSGVO-konform und nachvollziehbar.

Sperren vs. Löschen: Der feine Unterschied

Gerade bei komplexen Vertragskonstruktionen kommt es auf Differenzierung an. Nicht jeder Geschäftspartner darf sofort gelöscht werden, selbst wenn der ursprüngliche Zweck entfallen ist. In solchen Fällen bietet SAP ILM den Zwischenschritt der Sperrung an. Gesperrte Daten bleiben im System erhalten, sind aber nur noch für autorisierte Benutzer zugreifbar und erscheinen nicht mehr in Standardauswertungen.

Das endgültige Löschen erfolgt erst nach Ablauf aller Fristen – insbesondere, wenn keine steuerlichen oder rechtlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Wichtige Erfolgsfaktoren für eine DSGVO-konforme Umsetzung in SAP RE-FX

Die DSGVO-konforme Datenverarbeitung ist keine rein technische Aufgabe, sondern betrifft Prozesse, Organisation und Systemkonfiguration gleichermaßen. Folgende Punkte gilt es bei der Projektumsetzung zu berücksichtigen:

• Klare Regelwerke in SAP ILM definieren: Welche Daten dürfen wann archiviert, gesperrt oder vernichtet werden?
• Prüfgebiete aktivieren und mit ILM-Objekten verbinden, z.B. für Geschäftspartnerdaten (BUPA_DP)
• Gültigkeitsdaten vererben (z.B. von Vertrag auf Geschäftspartner), um die EoB-Zeitpunkte logisch ableiten zu können
• Regelmäßige EoP-Prüfungen planen und automatisieren
• Datenzugriffe berechtigungsbasiert steuern, insbesondere im Fall gesperrter Daten

Fazit

Der Schutz personenbezogener Daten ist mehr als ein Schlagwort – er ist Pflicht. SAP RE-FX bietet mit Hilfe von SAP ILM das passende Werkzeug, um Datenlebenszyklen DSGVO-konform zu steuern. Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch das Zusammenspiel zwischen Fachbereich, IT und Datenschutzverantwortlichen.

Richtig genutzt, sorgen ILM-Regelwerke dafür, dass personenbezogene Daten nur so lange wie nötig im System bleiben und anschließend nachvollziehbar und geprüft gelöscht werden – egal, ob es sich um Mieter, Korrespondenzpartner oder Dienstleister handelt.

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Archivierung von Verträgen

Vertragsarchivierung in SAP RE-FX – DSGVO-konform, übersichtlich und systematisch

Was passiert eigentlich mit Altverträgen im SAP-System? In vielen Immobilienunternehmen sammeln sich im Laufe der Jahre tausende von Miet-, Kauf- oder Dienstverträgen – inklusive dazugehöriger Buchungs- und Bewegungsdaten. Auch wenn viele dieser Verträge bereits beendet oder längst irrelevant für den operativen Betrieb sind, bleiben sie im System bestehen. Das führt zu unnötigem Datenballast, erschwert die tägliche Arbeit und birgt ein erhebliches Risiko: die Nichteinhaltung der DSGVO.

Deshalb ist die strukturierte und gesetzeskonforme Archivierung von Verträgen ein zentraler Baustein jedes nachhaltigen SAP RE-FX Betriebs. In diesem Beitrag erkläre ich, wie Verträge und zugehörige Stammdaten in SAP RE-FX archiviert werden können – mit besonderem Fokus auf die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und deren Auswirkung auf Ihr System und Ihre Prozesse.

Worum geht es bei der Archivierung in SAP RE-FX?

Archivierung bedeutet in SAP RE-FX: Auslagerung nicht mehr benötigter Daten aus dem aktiven System in ein Archiv. Diese Informationen werden nicht gelöscht, sondern außerhalb der Datenbankstruktur des operativen Systems abgelegt. Damit sind sie weiterhin (mit speziellen Berechtigungen) lesbar, aber beeinflussen nicht mehr die Performance oder laufende Geschäftsprozesse.

Verträge und dazugehörige Objekte wie Mietobjekte, Gebäude oder Wirtschaftseinheiten durchlaufen dabei definierte Archivierungsprozesse, die aus mehreren Schritten bestehen. SAP stellt dafür eigene Archivierungsobjekte (z. B. REFX_CN für Verträge) sowie Transaktionen wie SARA oder REBDBEAR bereit.

DSGVO – warum wir Daten nicht endlos speichern dürfen

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 ist klar geregelt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Diese Regel betrifft auch alle personenbezogenen Informationen in Verträgen, wie Mieterdaten, Adressen oder Bankverbindungen.

Für Unternehmen bedeutet das: Sobald ein Vertrag beendet ist und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen diese Daten entweder gelöscht oder – wenn ein berechtigtes Interesse wie eine Betriebsprüfung besteht – rechtssicher archiviert werden. SAP RE-FX unterstützt diesen Prozess, wenn ihn Unternehmen auch entsprechend im Customizing und in ihren operativen Abläufen verankert haben.

Wie läuft die Archivierung konkret ab?

Die Archivierung in SAP RE-FX folgt einem strukturierten Vier-Schritt-Modell:

1. Löschvormerkung setzen: Die Objekte – z. B. Verträge oder Gebäude – werden mit dem Status "Löschvormerkung" versehen. Das setzt voraus, dass alle verbundenen Prozesse abgeschlossen sind (z. B. keine offenen Buchungen).
2. Löschkennzeichen automatisch setzen: Nach einer im Customizing definierten Residenzzeit (z. B. 90 Tage) wird das Löschkennzeichen durch ein Vorlaufprogramm automatisch gesetzt.
3. Daten archivieren (Schreibprogramm): Die nun als archivierungsfähig markierten Daten werden in die Archivdatenbank ausgelagert.
4. Daten löschen: Schließlich werden sie aus den aktiven Anwendungsdaten gelöscht und nur noch über das Archivsystem zugänglich gemacht (z. B. über SARE oder RE-Navigator).

Wichtig: Die korrekte Reihenfolge der Archivierung ist entscheidend. Verträge werden vor den Objekten archiviert, mit denen sie verbunden sind. Innerhalb der Objekthierarchie (Mietobjekt → Gebäude → Wirtschaftseinheit) gilt: von unten nach oben archivieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Wohnungsunternehmen verwaltet rund 20.000 Verträge in SAP RE-FX. Jedes Jahr laufen etwa 3.000 Mietverhältnisse aus. Nach Ablauf der vertraglichen Verpflichtungen, Zahlungsabgleiche und Rückbuchungen gibt es keinen operativen Grund mehr, diese Verträge weiter im aktiven System zu halten.

Das Unternehmen hat in Zusammenarbeit mit der IT und dem Datenschutzbeauftragten ein Archivierungskonzept erstellt. Darin ist u. a. definiert:

• Nach Vertragsende werden Verträge für ein Jahr beobachtet (Residenzzeit 1).
• Danach erhalten sie automatisiert das Löschkennzeichen.
• Sechs Monate später erfolgt die Archivierung (Residenzzeit 2).
• Zugriffe auf archivierte Verträge sind nur bestimmten Rollen vorbehalten.

Durch diese konsequente Archivierung wurden nicht nur über 2.500 Altverträge pro Jahr aus dem Produktivsystem entfernt, sondern gleichzeitig der Zugriff auf personenbezogene Daten konsequent eingeschränkt – in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Fazit – Deshalb ist Archivierung kein „Kann“, sondern ein „Muss“

Die Archivierung von Verträgen in SAP RE-FX ist viel mehr als nur Datenpflege. Sie ist ein essenzieller Bestandteil einer sicheren, performanten und datenschutzkonformen Systemlandschaft. Besonders im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO lassen sich mit Hilfe der SAP-Archivierungsfunktionen praktikable und auditfeste Lösungen etablieren.

Wer jedoch lediglich technische Archivierungsjobs plant, ohne sich mit den betrieblichen Auswirkungen zu befassen (z. B. Zugriff, Aufbewahrungsfristen, Objektstatus), riskiert Inkonsistenzen oder sogar Datenverluste. Der Schlüssel liegt in einem ganzheitlichen Archivierungskonzept, das sowohl IT, Fachabteilung als auch Datenschutz einbezieht.

Mein Rat: Nehmen Sie Archivierung nicht als reines Technikthema. Es ist ein strategischer Hebel für Compliance, Performance und Prozessklarheit im Immobilienmanagement.

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Fehleranalyse und Logs

Fehleranalyse und Logs in SAP RE-FX – So schaffen Sie Transparenz und Kontrolle

Wer täglich mit SAP RE-FX arbeitet, kennt das Problem: Ein Buchungslauf läuft nicht durch, eine Mietanpassung bleibt erfolglos oder ein Geschäftsprozess produziert unerklärliche Ergebnisse. Doch wo liegt der Fehler? Wie können Sie systematisch und effizient nach Ursachen suchen?

Für Systembetreuer und RE-FX-Verantwortliche sind eine strukturierte Fehleranalyse und der gezielte Einsatz von Logs und Protokollen entscheidend für die erfolgreiche Wartung und Optimierung des Systems. In diesem Beitrag beleuchte ich zentrale Werkzeuge im SAP RE-FX, mit deren Hilfe Sie Fehlerquellen aufdecken und beheben können – allen voran Protokolle, Änderungsbelege und das Postprocessing Office (PPO).

Warum Fehleranalyse im RE-FX so wichtig ist

Im Gegensatz zu rein transaktionalen Anwendungen basiert SAP RE-FX auf komplexen, periodischen und stark konfigurierbaren Prozessen. Ob Mietanpassung, Nebenkostenabrechnung oder periodische Buchungen – Abweichungen oder Fehler treten nicht selten erst nach Wochen auf, können aber massive Auswirkungen haben.

Daher ist es essenziell, die richtigen Werkzeuge zu kennen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und nachvollziehbar zu analysieren. Neben einer sorgfältigen Customizing-Dokumentation helfen standardisierte Logging-Funktionen dabei, Transparenz im Systemverhalten zu erzeugen.

Protokolle sinnvoll nutzen: RECALA und RERAPL

Im SAP RE-FX werden bei nahezu allen Geschäftsprozessen Protokolle erzeugt. Für die Auswertung nutzen Sie primär die Transaktion RECALA (Protokolle auswerten). Hier können Sie gezielt nach Protokollen suchen – z. B. zur periodischen Buchung, Nebenkostenabrechnung oder Rechnungsstellung. Hilfreich ist die Auswahl nach Objekttypen wie RERA (Mietenbuchhaltung) oder RESC (Nebenkosten).

Für Buchungsprozesse selbst steht zusätzlich die Transaktion RERAPL (Buchungsprotokoll) zur Verfügung. Besonders praktisch: Sie können dort sowohl RE-FX-Belege als auch FI/CO-Belege selektieren, abhängig davon, wo Sie die Ursache eines Fehlers vermuten.

Wichtig: Die Protokolle werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert – standardmäßig 30 Tage. Mittels BAdI BADI_RECA_MESSAGE_LIST kann dieses Verfallsdatum bei Bedarf verlängert werden, etwa für Jahresprozesse wie die Mietanpassung.

Änderungsbelege: Wer hat was geändert?

Nicht jeder Fehler steckt im Prozess selbst – manchmal liegt die Ursache in geänderten Stammdaten oder Vertragskonditionen. Änderungsbelege helfen, Änderungen lückenlos nachzuvollziehen.

Sowohl in der Vertragsanzeige als auch über das Infosystem (Transaktion REISCHGDOCCN) können Sie nachvollziehen, wann und durch wen z. B. ein Konditionseintrag angepasst, ein Mietobjekt entfernt oder ein Verwendungszweck geändert wurde. Besonders bei Abstimmungsproblemen zwischen Anlagenbuchhaltung, Controlling und RE-FX ist das eine unschätzbare Hilfe.

Postprocessing Office (PPO): Fehler systematisch nachbearbeiten

Ein weiterer wichtiger Baustein der Fehleranalyse ist das Postprocessing Office (PPO). Vor allem im Umfeld der Geschäftspartner-Synchronisation (z. B. zwischen Debitoren und Kreditoren) treten Validierungsfehler auf, die im PPO gesammelt werden.

Hier sehen Sie strukturiert alle offenen Nachbearbeitungsaufträge – die zentrale Anlaufstelle, wenn z. B. neue Geschäftspartner mit fehlenden Pflichtfeldern angelegt wurden.

Aber Achtung: Das PPO ist kein Dauerzustand! Ziel sollte es sein, die Ursachen der Fehler zu beheben (z. B. durch angepasstes Customizing des Feldstatus) und dann das PPO im Produktivsystem wieder zu deaktivieren. Eine dauerhafte Nutzung birgt die Gefahr von Prozessfehlern im Tagesgeschäft.

Beispiel aus der Praxis

In einem Kundenprojekt wurde die periodische Mietanpassung mehrfach ohne ersichtlichen Grund abgebrochen. Zunächst wurden die Prozesse manuell überprüft, ohne Befund.

Die Analyse über RECALA zeigte dann: Die Protokolle enthielten eine konfigurierbare Fehlermeldung, die jedoch nur bei bestimmten Nutzungsarten auftrat. Mittels BAdI BADI_RECA_MESSAGE wurde analysiert, dass die Fehlermeldung durch ein fehlendes Profit Center für eine selten genutzte Objektnutzung ausgelöst wurde. Nach Anpassung des Customizings konnte der Lauf fehlerfrei abgeschlossen werden.

Zusätzlich stellte sich heraus, dass einige Vertragsstammdaten manuell manipuliert worden waren. Über REISCHGDOCCN konnten die entsprechenden Änderungen und Benutzer identifiziert, intern geschult und die Prozesse angepasst werden.

Fazit: Transparenz durch Logs spart Mühe und Zeit

Für Systembetreuer im SAP RE-FX ist es entscheidend, nicht nur die Prozesse, sondern auch die Fehlerquellen zu verstehen. Protokolle, Änderungsbelege und das Postprocessing Office bilden eine solide Grundlage für eine systematische Fehleranalyse.

Mein Tipp: Richten Sie sich für alle Standardprozesse regelmäßige Prüf-Routinen mit RECALA und RERAPL ein. Überprüfen Sie vierteljährlich das PPO auf offene Einträge – und nutzen Sie die Änderungsbelege, um Stammdatenpflege proaktiv zu auditieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihr RE-FX-System nicht nur funktioniert, sondern langfristig stabil und auditkonform bleibt.

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Massenänderungen in SAP RE

Massenänderungen in SAP RE — Verantwortlichkeiten und Zuordnungen effizient verwalten

In jeder größeren RE-FX-Installation kommt früher oder später die Frage auf: Wie lassen sich sehr viele Objekte gleichzeitig aktualisieren, ohne diese mühsam einzeln zu bearbeiten?
Ob durch Umstrukturierungen, Personalwechsel oder organisatorische Veränderungen – die Notwendigkeit zur Massenänderung von Verantwortlichkeiten und organisatorischen Zuordnungen gehört zum operativen Alltag vieler Unternehmen. SAP RE-FX bietet hierzu leistungsstarke Werkzeuge – die jedoch vielfach ungenutzt bleiben oder wenig bekannt sind.

Die Relevanz für den operativen Betrieb

In der Praxis stoßen Key User und Systemadministratoren regelmäßig auf die Herausforderung, hunderte bis tausende Stamm- oder Vertragsdaten aktualisieren zu müssen. Typische Szenarien sind unter anderem:

• Ein neuer Mitarbeiter übernimmt die Betreuung bestimmter Objekte.
• Profit-Center-Strukturen werden im Unternehmen neu geordnet.
• Verträge sollen einer neuen organisatorischen Einheit zugewiesen werden – z.B. im Zuge von Unternehmenszusammenschlüssen oder Reorganisationen.

Statt alle betroffenen Objekte manuell anzupassen, lassen sich solche Änderungen in SAP RE-FX gezielt und massenhaft durchführen – vorausgesetzt, man kennt die richtigen Transaktionen und setzt sie korrekt ein.

Hauptfunktionen für Massenänderungen in SAP RE-FX

Der Menüpfad Werkzeuge → Massenänderung im SAP RE-FX-Modul führt zu verschiedenen spezialisierten Transaktionen, mit denen Sie systematisch große Datenmengen ändern können. Im Fokus stehen hier zwei praxisrelevante Funktionen:

1. Verantwortlichkeiten massenhaft ändern – RECARP & Co.

Bei der Anlage von Objekten oder Verträgen wird automatisch der Benutzer als Verantwortlicher gespeichert, der den Datensatz erstellt. Das ist praktisch, kann aber schnell ein Problem werden, wenn Zuständigkeiten verlagert werden. Hier kommt Transaktion RECARP ins Spiel: Sie ermöglicht die zielgerichtete Massenänderung der Verantwortlichkeiten von Nutzungsobjekten.

Vorgehen:

1. Starten Sie RECARP.
2. Wählen Sie die Objektart und ggf. Selektionskriterien (z. B. Standort, Objektgruppe).
3. Tragen Sie den neuen Verantwortlichen ein.
4. Das System zeigt Ihnen die selektierten Objekte in einer Liste.
5. Markieren Sie die Objekte, die geändert werden sollen, und sichern Sie die Änderungen.

Für andere Objektarten wie Verträge, Abrechnungseinheiten oder architektonische Objekte stellt SAP entsprechende analoge Transaktionen bereit.

2. Organisatorische Zuordnung ändern – REMCOA*

Die organisatorische Zuordnung eines Objekts betrifft unter anderem Geschäftsbereich, Profit-Center, Funktionsbereich und Steuerstandort. Bei strukturellen Veränderungen innerhalb des Unternehmens ist es essenziell, diese Merkmale korrekt, konsistent und rückverfolgbar zu aktualisieren.

Hierfür stellt SAP RE-FX unterschiedliche Transaktionen bereit, etwa:

• REMCOABD – für Nutzungsobjekte
• REMCOACN – für Verträge
• REMCOASU – für Abrechnungseinheiten
• REMCOAOF – für Vertragsangebote

Der große Vorteil: Die Änderungen können stichtagsbezogen vorgenommen und – bei Bedarf – zunächst simuliert werden. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten und vermeiden Inkonsistenzen.

Praxisbeispiel: Umstrukturierung im Facility Management

Ein mittelständisches Unternehmen strukturiert seinen Bereich Facility Management neu. In der Folge werden über 500 Mietobjekte neu zugeordnet:

• Die organisatorische Verantwortung wechselt von drei alten Profit-Centern auf zwei neu gegründete.
• Zudem sollen die Objekte neuen Mitarbeitern als Verantwortliche zugewiesen werden.

Statt diese Änderungen manuell durchzuführen, nutzt das SAP-RE-Team die Transaktionen RECARP (für Verantwortliche) und REMCOABD (für organisatorische Zuordnung der Objekte). Innerhalb eines Nachmittags kann das Team alle Änderungen sauber und nachvollziehbar abwickeln – inklusive Protokollierung der Änderungsläufe.

Dank der Möglichkeit, bestimmte Änderungen als Zeitscheibe einzugeben (beispielsweise mit Startdatum 01.07.), bleibt die Historie unangetastet, und das Reporting läuft weiterhin korrekt.

Tipps zur praktischen Umsetzung

• Änderungsläufe dokumentieren: Verwenden Sie das Feld „Ext. Identifikation“, um Massenänderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
• Simulation zuerst: Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie zunächst die Simulationsfunktion, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Berechtigungen beachten: Nicht jeder Benutzer darf alle Transaktionen starten. Prüfen Sie Berechtigungskonzepte vor dem Produk­tiveinsatz.
• Arbeitsvorrat gezielt einsetzen: Falls Sie keine direkte Änderungsberechtigung für Folgeobjekte haben, registrieren Sie die Änderung im Arbeitsvorrat (z. B. via RE80 oder RECARG) zur späteren Verarbeitung.

Fazit

Massenänderungen in SAP RE-FX sind kein Hexenwerk – im Gegenteil: Sie gehören zu den wirkungsvollsten Werkzeugen für die Datenpflege, Governance und effiziente Systemnutzung unter produktiven Bedingungen. Doch wie bei jedem Werkzeug gilt: Nur wer die Funktion kennt und korrekt anwendet, profitiert in vollem Umfang.

Mein Tipp: Legen Sie sich Ihre wichtigsten Massenänderungs-Transaktionen als Favoriten im SAP-Menü an. So haben Sie bei Bedarf das richtige Werkzeug sofort zur Hand.

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Wiedervorlagetermine automatisieren

Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX automatisieren – ein unterschätzter Helfer in der Vertragsverwaltung

Jahreswechsel sind für viele Unternehmen nicht nur ein Zeitpunkt für Bilanzen, sondern auch eine Hochphase für administrative Aufgaben. Gerade in der Immobilien- bzw. Mietvertragsverwaltung mit SAP Real Estate Management (RE-FX) häufen sich um diese Zeit periodische Arbeiten: Finanzströme müssen überprüft, Kostensammler eingerichtet und Nummernkreise angepasst werden. Ein Thema wird dabei häufig unterschätzt, obwohl es enorm zur Effizienz beiträgt: die Automatisierung von Wiedervorlagetermine für Verträge und Nutzungsobjekte.

Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Wiedervorlagetermine dienen Ihnen als Erinnerungshilfen für anstehende Aufgaben im Lebenszyklus eines Vertrags – etwa für Vertragsverlängerungen, Kündigungen, Indexanpassungen oder Prüfungen von Mietkonditionen. Werden diese nicht rechtzeitig generiert oder gepflegt, besteht die Gefahr, wichtige Fristen zu versäumen.

Was sind Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX?

Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX sind systemseitige Erinnerungen, die bestimmten Objekten – etwa Verträgen oder Nutzungsobjekten – zugeordnet werden können. Sie dienen der strukturierten Wiedervorlage relevanter Informationen zu einem bestimmten Datum.

Diese Termine können entweder aus spezifischen Vertragsinhalten (z. B. Kündigungsfristen oder Vertragslaufzeiten) automatisch abgeleitet oder als periodische Termine generiert werden, etwa einmal jährlich zur Überprüfung wirtschaftlicher Parameter oder zur Vorbereitung auf Jahreswechselprozesse.

Wie funktioniert die automatisierte Generierung?

Die Generierung von Wiedervorlagetermine erfolgt über vordefinierte Transaktionen, die als Hintergrundjob eingeplant werden können. Das reduziert manuellen Aufwand erheblich und sorgt dafür, dass kein wichtiger Termin verloren geht. Es stehen Ihnen je nach Objekt verschiedene Transaktionen zur Verfügung:

• RECARSGEN – Wiedervorlagetermine (allgemein)
• RECARSGENBD – für Nutzungsobjekte (BD = Basisdaten)
• RECARSGENCN – für Verträge (CN = Contract)

Die häufigste Anwendung findet RECARSGEN als „Sammeltransaktion“, die periodische Wiedervorlagetermin-Einträge für sämtliche relevanten Objektarten erstellt – typischerweise im Zeitraum von bis zu fünf Jahren im Voraus, basierend auf den Customizing-Einstellungen der jeweiligen Vertragsart.

Best Practice: Diese Generierung sollte mindestens einmal jährlich erfolgen – idealerweise kurz vor dem Jahreswechsel, wenn ohnehin viele begleitende Prozesse anstehen (z. B. Finanzstromgenerierung, Kostensammler etc.).

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein kommunales Wohnbauunternehmen verwaltet mehrere Hundert Mietverträge im SAP RE-FX. Die Prozesse zur Indexanpassung und Kündigung sollen jährlich überprüft werden, um Fristen nicht zu verpassen. Hierzu wird die Transaktion RECARSGENCN einmal jährlich im November als Hintergrundjob geplant. Sie generiert automatisch Wiedervorlagetermine für das Folgejahr, sodass das Team der Vertragsverwaltung rechtzeitig systemisch erinnert wird, diese Verträge zu prüfen.

Im Fiori Launchpad oder über das GUI-Arbeitsvorrat lassen sich diese Termine übersichtlich anzeigen. Jeder zuständige Sachbearbeiter filtert sich seine persönlichen Wiedervorlagen, arbeitet sie Schritt für Schritt ab und dokumentiert die Tätigkeiten direkt im Vertrag – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.

Warum lohnt sich die Automatisierung?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Reduzierter manueller Aufwand: Keine manuelle Pflege von Einzelterminen mehr
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jeder Termin ist systemisch dokumentiert
• Proaktive Fristverwaltung: Keine vergessenen Kündigungen oder Anpassungen
• Skalierbarkeit: Auch bei mehreren hundert Verträgen durchführbar

Außerdem lässt sich die Transaktion komfortabel mit dem SAP Job Scheduling via SM36 oder Job-Planungstools wie dem SAP Job Repository kombinieren. Durch einfache Parametervergabe im Selektionsbild kann die Generierung nach Vertragstypen, Buchungskreisen oder Objektklassen zielgerichtet erfolgen.

Fazit

Die regelmäßige und automatisierte Erstellung von Wiedervorlagetermine ist ein einfaches, aber hochwirksames Werkzeug in der Vertragsverwaltung mit SAP RE-FX. Sie unterstützt dabei, Fristen im Griff zu behalten, Aufgaben vorausschauend zu planen und Prozesse zu standardisieren. Besonders im hektischen Jahresendgeschäft verschafft sie Ihrem Team einen wertvollen strukturellen Vorteil.

Wenn du in deinem Unternehmen SAP RE-FX im Einsatz hast und deine Vertragsverwaltung effizienter gestalten möchtest, ist die Automatisierung von Wiedervorlagetermine ein idealer Startpunkt.

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Reportprofile und Layouts im Infosystem

Reportprofile und Layouts im SAP RE-FX Infosystem: Mehr Auswertungsmöglichkeiten durch clevere Anpassung

Wer kennt es nicht: Die Anforderungen der Fachabteilung an Auswertungen entwickeln sich stetig weiter. Standardreports im SAP RE-FX liefern viele Informationen – doch oft reichen sie nicht aus, um spezifische Fragestellungen effizient zu beantworten. Wie aber lassen sich Reports im Infosystem so anpassen, dass sie den individuellen Bedürfnissen der Nutzer besser entsprechen?

In diesem Beitrag zeige ich, wie Reportprofile und Layouts im SAP RE-FX Infosystem genutzt und angepasst werden können – ein häufig unterschätzter, aber äußerst wirkungsvoller Hebel zur Verbesserung von Auswertungen. Der Beitrag richtet sich an Berater, Key User und Techniker:innen in Projekten oder im laufenden Betrieb.

Das Infosystem in SAP RE-FX – mehr als nur Datenanzeige

Das Infosystem von SAP RE-FX basiert auf dem SAP List Viewer (ALV). Damit stehen mächtige Werkzeuge zur Anpassung von Listen zur Verfügung: Filter, Sortierungen, Aggregationen, Gruppierungen, Spaltenanpassung und sogar das Abspeichern benutzerdefinierter Layouts.

Durchdacht genutzt, wird das Infosystem zur nachhaltigen Entscheidungsgrundlage: Vergleichbare Zahlen, valide Berichte und für die Zielgruppe passende Darstellung sind zentrale Erfolgsfaktoren – sei es im Asset Management, im Controlling oder in der Buchhaltung.

Layouts: Daten sichtbar machen – so, wie der Nutzer sie braucht

Mit Layouts lassen sich die sichtbaren Spalten, Sortier- und Summenregeln im Report steuern. Dabei unterscheidet SAP zwischen:

• Standardlayouts von SAP (z.B. 0STANDARD)
• Benutzerübergreifenden Layouts, die mit / beginnen (z.B. /FINANZ)
• Individuellen Benutzerlayouts (z.B. MEIN_LAYOUT)

Ein gut gepflegtes, zentral gepflegtes /STANDARD-Layout pro Auswertung hilft, einheitliche Reportings zu etablieren. Unterschiedliche Interpretationen durch unterschiedliche Datenanzeigen gehören damit der Vergangenheit an.

Über Berechtigungen lässt sich außerdem steuern, wer Layouts anlegen oder ändern darf – besonders relevant in produktiven Systemen.

Reportprofile: Wenn 1:n-Beziehungen ins Spiel kommen

Ein zentrales, aber häufig unbekanntes Konzept sind sogenannte Reportprofile. Diese kommen zum Einsatz, wenn zu einem Objekt mehrere untergeordnete Einträge bestehen – z.B. bei mehreren Bemessungen pro Mietobjekt, mehreren Konditionen pro Vertrag oder auch Ausstattungsmerkmalen.

Ein Reportprofil besteht aus verschiedenen Komponenten:

• Konditionsprofil: Welche Konditionsarten oder Gruppen sollen in der Liste erscheinen?
• Bemessungsprofil: Welche Flächenarten oder Größen wie Wohnfläche, Nutzfläche oder Stellplätze sollen gezeigt werden?
• Ausstattungsprofil: Welche Merkmale (z.B. Fernwärme, Personenaufzug) sollen mit angezeigt werden?

Diese Profile können im Customizing als „Set“ hinterlegt und einem Reportprofil zugeordnet werden. Im Report selbst lässt sich dann das Profil wie eine Vorlage auswählen – und schon werden alle relevanten Spalten entsprechend angezeigt.

Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

Ein Immobilienunternehmen möchte quartalsweise eine Übersicht aller Gewerbeverträge mit folgenden Informationen:

• Vertragslaufzeit
• Aktuell gültige Miete
• Gesamtfläche, aufgeteilt nach Hauptnutzfläche und Nebenfläche
• Anzahl Stellplätze
• Merkmal „barrierefrei“

Standardmäßig zeigt der Vertrag-Report (REISCN) nur allgemeine Vertragsdaten. Doch mit einem Reportprofil, das ein entsprechendes Bemessungs- und Ausstattungsprofil enthält, lassen sich genau die Spalten definieren, die die Fachabteilung benötigt. Ergänzt durch ein einheitliches Layout (z. B. /GEWERBE_Q2) wird die Liste nicht nur übersichtlich, sondern auch vergleichbar – projektübergreifend und zwischen Fach- und IT-Abteilung.

Freie Abgrenzungen: Mehr Selektionsoptionen dank Selektionsview

Ein ebenfalls sehr nützliches Werkzeug ist die Option der freien Abgrenzungen. Anders als die klassischen Selektionsfelder auf dem Startbild eines Reports, lassen sich hier auch zusätzliche, benutzerdefinierte Felder zur Eingrenzung verwenden.

Voraussetzung: Das Feld ist in der logischen Datenbank des Reports hinterlegt. Über den „Selektionsview CUS“ (kundenindividueller Selektionsview) lässt sich das erreichen – z. B. durch Hinzufügen des eigenen Feldes „Vertragsklassifizierung“ zur Sachgruppe „Vertrag“. Danach kann dieses Feld in den freien Abgrenzungen genutzt werden – z. B. zur Filterung auf „öffentlicher Mieter“ oder „Langzeitvertrag“.

Objekte als Sets selektieren: Mehr Flexibilität bei der Objektauswahl

Ein weiteres Highlight ist das Arbeiten mit Sets. Wer schon einmal versucht hat, eine nicht zusammenhängende Gruppe von Wirtschafts- oder Mietobjekten auszuwerten, weiß das zu schätzen. Sets erlauben die Gruppierung beliebiger Objekte zu einer Menge (z.B. alle Einheiten in „Region Nord“) – unabhängig von durchgehenden Nummern oder Buchungskreisen.

Sets können entweder manuell gepflegt werden, z.B. via RE80, oder flexibel generiert – z. B. alle Mietobjekte mit bestimmtem Nutzungszweck. Die Auswertungen lassen sich dann gezielt auf die zuvor definierten Sets einschränken.

Fazit: Große Wirkung durch kleine Konfiguration

Das SAP RE-FX Infosystem bietet deutlich mehr Potenzial, als viele Anwender:innen nutzen. Insbesondere mit Reportprofilen, Layouts, freien Abgrenzungen und Sets lassen sich Auswertungen flexibel und benutzerfreundlich gestalten – ohne Programmierung oder aufwendige Projekte.

Für Berater:innen und Key User lohnt sich ein genauerer Blick auf diese Mechanismen: Sie bringen Struktur in die Daten, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT.

Mein Tipp: Üben Sie den Einsatz dieser Funktionen zunächst im Entwicklungssystem anhand konkreter Use Cases – so wird schnell klar, welche Kombination wann sinnvoll ist.

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Nutzung des Business Data Toolsets

Stammdaten gezielt steuern: Das Business Data Toolset (BDT) in SAP RE-FX effektiv einsetzen

Wer mit SAP Real Estate Management (RE-FX) arbeitet, kennt die Herausforderung: Der Standard bietet eine breite Funktionalität, aber Kundenprozesse erfordern oft zusätzliche Felder, individuelle Prüfungen oder spezifische Anzeigelogiken. Technische Berater stehen dann vor der Frage: Wie erweitere ich Vertrags- und Stamm­datenobjekte ohne Modifikationen und mit maximaler Wiederverwendbarkeit?

Die Antwort lautet in vielen Fällen: Business Data Toolset (BDT). Dieses von SAP entwickelte Framework steckt hinter dem einheitlichen Oberflächen- und Anwendungsdesign von RE-FX – sowohl bei Wirtschafts­einheiten, Gebäuden, Mietobjekten als auch bei Verträgen. In diesem Beitrag zeige ich, wie technische Berater das BDT nutzen, um kundenspezifische Felder und Validierungen elegant zu integrieren.

Was ist das Business Data Toolset?

Das BDT ist ein generisches Werkzeug, mit dem SAP verschiedene Anwendungen – etwa SAP RE-FX oder SAP BP (Business Partner) – um einheitliche UI-Strukturen, Feldstatus-Logik und Erweiterbarkeit ergänzt hat. Es wird genutzt, um den Aufbau der Masken, Registerkarten, Felder sowie deren Interaktionen festzulegen.

In RE-FX ermöglicht es unter anderem, den Feldstatus (z.B. Pflichtfeld, Anzeigefeld) zu steuern, Benutzerfelder einzufügen, kundenspezifische Validierungen umzusetzen oder Feldgruppen sichtbar oder unsichtbar zu machen – je nach Verwendungskontext (z.B. Vertragsart, Nutzungsart).

Über vordefinierte Erweiterungspunkte und Zeitpunkte lassen sich eigene Logiken integrieren, ohne den Standardcode zu verändern. Das ist besonders wichtig für Upgrade-Fähigkeit und eine klare Trennung von Kundencode und SAP-Standard.

Struktur und Logik im BDT

Die Benutzeroberflächen im BDT folgen einer klaren Hierarchie:

• Bildfolge: eine oder mehrere Registerkarten einer Anwendung. Einer Vertragsart oder Nutzungsart ist jeweils eine Bildfolge zugeordnet.
• Bild: entspricht einer Registerkarte, enthält Abschnitte.
• Abschnitt: logische Gruppierung von Feldern, häufig als Subscreen umgesetzt.
• Sicht: technisch ein Dynpro, enthält Feldgruppen.
• Feldgruppe: logische Zusammenfassung von Feldern, gemeinsam sicht-/unsichtbar schaltbar.
• Feld: Anzeige- oder Eingabefeld – z. B. Checkbox, Datum oder Freitext.

Dieses strukturierte Konzept erlaubt es, Anpassungen gezielt vorzunehmen – z. B. eine neue Sicht mit Benutzerfeldern in einen bestehenden Abschnitt einzufügen, ohne das Verhalten anderer Anwendungsbereiche zu beeinflussen.

Praxisbeispiel: Benutzerfeld für Freigabestatus im Vertrag einfügen

Nehmen wir an, ein Kunde möchte im Mietvertrag ein neues Feld „Freigabestatus“ integrieren, welches anzeigt, ob der Vertragsabschluss fachlich geprüft wurde. Dieses Feld soll Änderbar sein, Berichtsbereit und in Abhängigkeit zur Vertragsart erscheinen.

Die Umsetzungsschritte mit dem BDT wären:

1. Datenmodell erweitern: Das Feld „Freigabestatus“ wird im Customer-Include CI_VICNCN (Tabelle: VICNCN) angelegt, z. B. als Checkbox mit Datenelement ZRECN_APPROVED.
2. Funktionsgruppe kopieren: Die Beispiel-Funktionsgruppe REGC_EXT_EXAMPLE wird in den Namensraum Z_REGC_EXT kopiert. Enthalten sind Funktionsbausteine für Dynpro-Logik und Feldmodifikation.
3. Dynpro bearbeiten: Das eingefügte Feld wird grafisch im Subscreen (z. B. 0901) platziert und mit der Struktur RECN_CONTRACT_CI verknüpft.
4. Feldgruppe anlegen: Im BDT-Customizing wird eine neue Feldgruppe (z. B. 703) definiert und das Feld zugeordnet.
5. Sicht anlegen: Eine neue Sicht „ZCN_APPROVAL“ wird angelegt, welche das Dynpro und die Feldgruppe einbindet.
6. Abschnitt und Bild anlegen: Abschnitt und Bild ("Vertragsfreigabe") werden definiert, der Bildfolge für entsprechende Vertragsarten zugeordnet.

Zusätzlich kann über den Zeitpunkt DCHCK (Prüfen vor dem Sichern) eine Validierung eingebaut werden: Wenn der Vertrag abgeschlossen wird, aber der Freigabestatus auf „Nein“ steht, gibt das System eine Warnung aus.

Vorteile für Berater und Projekte

• Strukturierte Erweiterbarkeit: Dank des hierarchischen Aufbaus ist jede Erweiterung klar nachvollziehbar und wartungsarm.
• Modifikationsfrei: Erweiterungen im BDT erfolgen konform zu SAP-Standards – ideal für Upgrades.
• Wiederverwendbare Komponenten: Sichten, Funktionsgruppen und Feldgruppen können mehrfach verwendet werden.

Best Practices für eine reibungslose Umsetzung

• Namenskonventionen: Im Kundennamensraum (Z*) klare Zuordnungen für Sichten, Klassen und Packages verwenden.
• BAPI-/API-Nutzung statt Direktzugriff: Statt SELECT oder UPDATE werden Bausteine wie API_RE_CN_GET_DETAIL oder API_RE_CN_CHANGE genutzt.
• BAdIs verwenden: Für komplexere Prüfungen und Logiken stehen vorbereitete BAdIs mit Methoden wie CHECK_ALL und SUBSTITUTE zur Verfügung.

Fazit

Mit dem Business Data Toolset bietet SAP RE-FX ein mächtiges Instrument zur strukturierten, konsistenten Erweiterung von Stammdaten und Verträgen. Ob einfache Benutzerfelder, automatische Vorbelegungen oder eigene Prüfregeln – BDT stellt dafür bewährte Mechanismen bereit. Wer sich mit der Funktionsweise vertraut macht und Best Practices beachtet, schafft auch in komplexen Kundenprojekten eine robuste und wartbare Lösung – ganz ohne Modifikationen.

Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst oder Fragen hast, freue ich mich auf den fachlichen Austausch – schreib mir gerne oder vernetze dich direkt mit mir auf LinkedIn:
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