Archivierung von Verträgen

Vertragsarchivierung in SAP RE-FX – DSGVO-konform, übersichtlich und systematisch

Was passiert eigentlich mit Altverträgen im SAP-System? In vielen Immobilienunternehmen sammeln sich im Laufe der Jahre tausende von Miet-, Kauf- oder Dienstverträgen – inklusive dazugehöriger Buchungs- und Bewegungsdaten. Auch wenn viele dieser Verträge bereits beendet oder längst irrelevant für den operativen Betrieb sind, bleiben sie im System bestehen. Das führt zu unnötigem Datenballast, erschwert die tägliche Arbeit und birgt ein erhebliches Risiko: die Nichteinhaltung der DSGVO.

Deshalb ist die strukturierte und gesetzeskonforme Archivierung von Verträgen ein zentraler Baustein jedes nachhaltigen SAP RE-FX Betriebs. In diesem Beitrag erkläre ich, wie Verträge und zugehörige Stammdaten in SAP RE-FX archiviert werden können – mit besonderem Fokus auf die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und deren Auswirkung auf Ihr System und Ihre Prozesse.

Worum geht es bei der Archivierung in SAP RE-FX?

Archivierung bedeutet in SAP RE-FX: Auslagerung nicht mehr benötigter Daten aus dem aktiven System in ein Archiv. Diese Informationen werden nicht gelöscht, sondern außerhalb der Datenbankstruktur des operativen Systems abgelegt. Damit sind sie weiterhin (mit speziellen Berechtigungen) lesbar, aber beeinflussen nicht mehr die Performance oder laufende Geschäftsprozesse.

Verträge und dazugehörige Objekte wie Mietobjekte, Gebäude oder Wirtschaftseinheiten durchlaufen dabei definierte Archivierungsprozesse, die aus mehreren Schritten bestehen. SAP stellt dafür eigene Archivierungsobjekte (z. B. REFX_CN für Verträge) sowie Transaktionen wie SARA oder REBDBEAR bereit.

DSGVO – warum wir Daten nicht endlos speichern dürfen

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 ist klar geregelt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Diese Regel betrifft auch alle personenbezogenen Informationen in Verträgen, wie Mieterdaten, Adressen oder Bankverbindungen.

Für Unternehmen bedeutet das: Sobald ein Vertrag beendet ist und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen diese Daten entweder gelöscht oder – wenn ein berechtigtes Interesse wie eine Betriebsprüfung besteht – rechtssicher archiviert werden. SAP RE-FX unterstützt diesen Prozess, wenn ihn Unternehmen auch entsprechend im Customizing und in ihren operativen Abläufen verankert haben.

Wie läuft die Archivierung konkret ab?

Die Archivierung in SAP RE-FX folgt einem strukturierten Vier-Schritt-Modell:

1. Löschvormerkung setzen: Die Objekte – z. B. Verträge oder Gebäude – werden mit dem Status "Löschvormerkung" versehen. Das setzt voraus, dass alle verbundenen Prozesse abgeschlossen sind (z. B. keine offenen Buchungen).
2. Löschkennzeichen automatisch setzen: Nach einer im Customizing definierten Residenzzeit (z. B. 90 Tage) wird das Löschkennzeichen durch ein Vorlaufprogramm automatisch gesetzt.
3. Daten archivieren (Schreibprogramm): Die nun als archivierungsfähig markierten Daten werden in die Archivdatenbank ausgelagert.
4. Daten löschen: Schließlich werden sie aus den aktiven Anwendungsdaten gelöscht und nur noch über das Archivsystem zugänglich gemacht (z. B. über SARE oder RE-Navigator).

Wichtig: Die korrekte Reihenfolge der Archivierung ist entscheidend. Verträge werden vor den Objekten archiviert, mit denen sie verbunden sind. Innerhalb der Objekthierarchie (Mietobjekt → Gebäude → Wirtschaftseinheit) gilt: von unten nach oben archivieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Wohnungsunternehmen verwaltet rund 20.000 Verträge in SAP RE-FX. Jedes Jahr laufen etwa 3.000 Mietverhältnisse aus. Nach Ablauf der vertraglichen Verpflichtungen, Zahlungsabgleiche und Rückbuchungen gibt es keinen operativen Grund mehr, diese Verträge weiter im aktiven System zu halten.

Das Unternehmen hat in Zusammenarbeit mit der IT und dem Datenschutzbeauftragten ein Archivierungskonzept erstellt. Darin ist u. a. definiert:

• Nach Vertragsende werden Verträge für ein Jahr beobachtet (Residenzzeit 1).
• Danach erhalten sie automatisiert das Löschkennzeichen.
• Sechs Monate später erfolgt die Archivierung (Residenzzeit 2).
• Zugriffe auf archivierte Verträge sind nur bestimmten Rollen vorbehalten.

Durch diese konsequente Archivierung wurden nicht nur über 2.500 Altverträge pro Jahr aus dem Produktivsystem entfernt, sondern gleichzeitig der Zugriff auf personenbezogene Daten konsequent eingeschränkt – in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Fazit – Deshalb ist Archivierung kein „Kann“, sondern ein „Muss“

Die Archivierung von Verträgen in SAP RE-FX ist viel mehr als nur Datenpflege. Sie ist ein essenzieller Bestandteil einer sicheren, performanten und datenschutzkonformen Systemlandschaft. Besonders im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO lassen sich mit Hilfe der SAP-Archivierungsfunktionen praktikable und auditfeste Lösungen etablieren.

Wer jedoch lediglich technische Archivierungsjobs plant, ohne sich mit den betrieblichen Auswirkungen zu befassen (z. B. Zugriff, Aufbewahrungsfristen, Objektstatus), riskiert Inkonsistenzen oder sogar Datenverluste. Der Schlüssel liegt in einem ganzheitlichen Archivierungskonzept, das sowohl IT, Fachabteilung als auch Datenschutz einbezieht.

Mein Rat: Nehmen Sie Archivierung nicht als reines Technikthema. Es ist ein strategischer Hebel für Compliance, Performance und Prozessklarheit im Immobilienmanagement.

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