Fehleranalyse und Logs

Fehleranalyse und Logs in SAP RE-FX – So schaffen Sie Transparenz und Kontrolle

Wer täglich mit SAP RE-FX arbeitet, kennt das Problem: Ein Buchungslauf läuft nicht durch, eine Mietanpassung bleibt erfolglos oder ein Geschäftsprozess produziert unerklärliche Ergebnisse. Doch wo liegt der Fehler? Wie können Sie systematisch und effizient nach Ursachen suchen?

Für Systembetreuer und RE-FX-Verantwortliche sind eine strukturierte Fehleranalyse und der gezielte Einsatz von Logs und Protokollen entscheidend für die erfolgreiche Wartung und Optimierung des Systems. In diesem Beitrag beleuchte ich zentrale Werkzeuge im SAP RE-FX, mit deren Hilfe Sie Fehlerquellen aufdecken und beheben können – allen voran Protokolle, Änderungsbelege und das Postprocessing Office (PPO).

Warum Fehleranalyse im RE-FX so wichtig ist

Im Gegensatz zu rein transaktionalen Anwendungen basiert SAP RE-FX auf komplexen, periodischen und stark konfigurierbaren Prozessen. Ob Mietanpassung, Nebenkostenabrechnung oder periodische Buchungen – Abweichungen oder Fehler treten nicht selten erst nach Wochen auf, können aber massive Auswirkungen haben.

Daher ist es essenziell, die richtigen Werkzeuge zu kennen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und nachvollziehbar zu analysieren. Neben einer sorgfältigen Customizing-Dokumentation helfen standardisierte Logging-Funktionen dabei, Transparenz im Systemverhalten zu erzeugen.

Protokolle sinnvoll nutzen: RECALA und RERAPL

Im SAP RE-FX werden bei nahezu allen Geschäftsprozessen Protokolle erzeugt. Für die Auswertung nutzen Sie primär die Transaktion RECALA (Protokolle auswerten). Hier können Sie gezielt nach Protokollen suchen – z. B. zur periodischen Buchung, Nebenkostenabrechnung oder Rechnungsstellung. Hilfreich ist die Auswahl nach Objekttypen wie RERA (Mietenbuchhaltung) oder RESC (Nebenkosten).

Für Buchungsprozesse selbst steht zusätzlich die Transaktion RERAPL (Buchungsprotokoll) zur Verfügung. Besonders praktisch: Sie können dort sowohl RE-FX-Belege als auch FI/CO-Belege selektieren, abhängig davon, wo Sie die Ursache eines Fehlers vermuten.

Wichtig: Die Protokolle werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert – standardmäßig 30 Tage. Mittels BAdI BADI_RECA_MESSAGE_LIST kann dieses Verfallsdatum bei Bedarf verlängert werden, etwa für Jahresprozesse wie die Mietanpassung.

Änderungsbelege: Wer hat was geändert?

Nicht jeder Fehler steckt im Prozess selbst – manchmal liegt die Ursache in geänderten Stammdaten oder Vertragskonditionen. Änderungsbelege helfen, Änderungen lückenlos nachzuvollziehen.

Sowohl in der Vertragsanzeige als auch über das Infosystem (Transaktion REISCHGDOCCN) können Sie nachvollziehen, wann und durch wen z. B. ein Konditionseintrag angepasst, ein Mietobjekt entfernt oder ein Verwendungszweck geändert wurde. Besonders bei Abstimmungsproblemen zwischen Anlagenbuchhaltung, Controlling und RE-FX ist das eine unschätzbare Hilfe.

Postprocessing Office (PPO): Fehler systematisch nachbearbeiten

Ein weiterer wichtiger Baustein der Fehleranalyse ist das Postprocessing Office (PPO). Vor allem im Umfeld der Geschäftspartner-Synchronisation (z. B. zwischen Debitoren und Kreditoren) treten Validierungsfehler auf, die im PPO gesammelt werden.

Hier sehen Sie strukturiert alle offenen Nachbearbeitungsaufträge – die zentrale Anlaufstelle, wenn z. B. neue Geschäftspartner mit fehlenden Pflichtfeldern angelegt wurden.

Aber Achtung: Das PPO ist kein Dauerzustand! Ziel sollte es sein, die Ursachen der Fehler zu beheben (z. B. durch angepasstes Customizing des Feldstatus) und dann das PPO im Produktivsystem wieder zu deaktivieren. Eine dauerhafte Nutzung birgt die Gefahr von Prozessfehlern im Tagesgeschäft.

Beispiel aus der Praxis

In einem Kundenprojekt wurde die periodische Mietanpassung mehrfach ohne ersichtlichen Grund abgebrochen. Zunächst wurden die Prozesse manuell überprüft, ohne Befund.

Die Analyse über RECALA zeigte dann: Die Protokolle enthielten eine konfigurierbare Fehlermeldung, die jedoch nur bei bestimmten Nutzungsarten auftrat. Mittels BAdI BADI_RECA_MESSAGE wurde analysiert, dass die Fehlermeldung durch ein fehlendes Profit Center für eine selten genutzte Objektnutzung ausgelöst wurde. Nach Anpassung des Customizings konnte der Lauf fehlerfrei abgeschlossen werden.

Zusätzlich stellte sich heraus, dass einige Vertragsstammdaten manuell manipuliert worden waren. Über REISCHGDOCCN konnten die entsprechenden Änderungen und Benutzer identifiziert, intern geschult und die Prozesse angepasst werden.

Fazit: Transparenz durch Logs spart Mühe und Zeit

Für Systembetreuer im SAP RE-FX ist es entscheidend, nicht nur die Prozesse, sondern auch die Fehlerquellen zu verstehen. Protokolle, Änderungsbelege und das Postprocessing Office bilden eine solide Grundlage für eine systematische Fehleranalyse.

Mein Tipp: Richten Sie sich für alle Standardprozesse regelmäßige Prüf-Routinen mit RECALA und RERAPL ein. Überprüfen Sie vierteljährlich das PPO auf offene Einträge – und nutzen Sie die Änderungsbelege, um Stammdatenpflege proaktiv zu auditieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihr RE-FX-System nicht nur funktioniert, sondern langfristig stabil und auditkonform bleibt.

Wenn du Fragen zu SAP RE-FX hast oder dich für einen Austausch interessierst, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir: Steven Imig – ich freue mich auf den Kontakt!