Reportprofile und Layouts im SAP RE-FX Infosystem: Mehr Auswertungsmöglichkeiten durch clevere Anpassung
Wer kennt es nicht: Die Anforderungen der Fachabteilung an Auswertungen entwickeln sich stetig weiter. Standardreports im SAP RE-FX liefern viele Informationen – doch oft reichen sie nicht aus, um spezifische Fragestellungen effizient zu beantworten. Wie aber lassen sich Reports im Infosystem so anpassen, dass sie den individuellen Bedürfnissen der Nutzer besser entsprechen?
In diesem Beitrag zeige ich, wie Reportprofile und Layouts im SAP RE-FX Infosystem genutzt und angepasst werden können – ein häufig unterschätzter, aber äußerst wirkungsvoller Hebel zur Verbesserung von Auswertungen. Der Beitrag richtet sich an Berater, Key User und Techniker:innen in Projekten oder im laufenden Betrieb.
Das Infosystem in SAP RE-FX – mehr als nur Datenanzeige
Das Infosystem von SAP RE-FX basiert auf dem SAP List Viewer (ALV). Damit stehen mächtige Werkzeuge zur Anpassung von Listen zur Verfügung: Filter, Sortierungen, Aggregationen, Gruppierungen, Spaltenanpassung und sogar das Abspeichern benutzerdefinierter Layouts.
Durchdacht genutzt, wird das Infosystem zur nachhaltigen Entscheidungsgrundlage: Vergleichbare Zahlen, valide Berichte und für die Zielgruppe passende Darstellung sind zentrale Erfolgsfaktoren – sei es im Asset Management, im Controlling oder in der Buchhaltung.
Layouts: Daten sichtbar machen – so, wie der Nutzer sie braucht
Mit Layouts lassen sich die sichtbaren Spalten, Sortier- und Summenregeln im Report steuern. Dabei unterscheidet SAP zwischen:
- Standardlayouts von SAP (z.B.
0STANDARD) - Benutzerübergreifenden Layouts, die mit / beginnen (z.B.
/FINANZ) - Individuellen Benutzerlayouts (z.B.
MEIN_LAYOUT)
Ein gut gepflegtes, zentral gepflegtes /STANDARD-Layout pro Auswertung hilft, einheitliche Reportings zu etablieren. Unterschiedliche Interpretationen durch unterschiedliche Datenanzeigen gehören damit der Vergangenheit an.
Über Berechtigungen lässt sich außerdem steuern, wer Layouts anlegen oder ändern darf – besonders relevant in produktiven Systemen.
Reportprofile: Wenn 1:n-Beziehungen ins Spiel kommen
Ein zentrales, aber häufig unbekanntes Konzept sind sogenannte Reportprofile. Diese kommen zum Einsatz, wenn zu einem Objekt mehrere untergeordnete Einträge bestehen – z.B. bei mehreren Bemessungen pro Mietobjekt, mehreren Konditionen pro Vertrag oder auch Ausstattungsmerkmalen.
Ein Reportprofil besteht aus verschiedenen Komponenten:
- Konditionsprofil: Welche Konditionsarten oder Gruppen sollen in der Liste erscheinen?
- Bemessungsprofil: Welche Flächenarten oder Größen wie Wohnfläche, Nutzfläche oder Stellplätze sollen gezeigt werden?
- Ausstattungsprofil: Welche Merkmale (z.B. Fernwärme, Personenaufzug) sollen mit angezeigt werden?
Diese Profile können im Customizing als „Set“ hinterlegt und einem Reportprofil zugeordnet werden. Im Report selbst lässt sich dann das Profil wie eine Vorlage auswählen – und schon werden alle relevanten Spalten entsprechend angezeigt.
Beispiel aus der Praxis
Stellen wir uns folgendes Szenario vor:
Ein Immobilienunternehmen möchte quartalsweise eine Übersicht aller Gewerbeverträge mit folgenden Informationen:
- Vertragslaufzeit
- Aktuell gültige Miete
- Gesamtfläche, aufgeteilt nach Hauptnutzfläche und Nebenfläche
- Anzahl Stellplätze
- Merkmal „barrierefrei“
Standardmäßig zeigt der Vertrag-Report (REISCN) nur allgemeine Vertragsdaten. Doch mit einem Reportprofil, das ein entsprechendes Bemessungs- und Ausstattungsprofil enthält, lassen sich genau die Spalten definieren, die die Fachabteilung benötigt. Ergänzt durch ein einheitliches Layout (z. B. /GEWERBE_Q2) wird die Liste nicht nur übersichtlich, sondern auch vergleichbar – projektübergreifend und zwischen Fach- und IT-Abteilung.
Freie Abgrenzungen: Mehr Selektionsoptionen dank Selektionsview
Ein ebenfalls sehr nützliches Werkzeug ist die Option der freien Abgrenzungen. Anders als die klassischen Selektionsfelder auf dem Startbild eines Reports, lassen sich hier auch zusätzliche, benutzerdefinierte Felder zur Eingrenzung verwenden.
Voraussetzung: Das Feld ist in der logischen Datenbank des Reports hinterlegt. Über den „Selektionsview CUS“ (kundenindividueller Selektionsview) lässt sich das erreichen – z. B. durch Hinzufügen des eigenen Feldes „Vertragsklassifizierung“ zur Sachgruppe „Vertrag“. Danach kann dieses Feld in den freien Abgrenzungen genutzt werden – z. B. zur Filterung auf „öffentlicher Mieter“ oder „Langzeitvertrag“.
Objekte als Sets selektieren: Mehr Flexibilität bei der Objektauswahl
Ein weiteres Highlight ist das Arbeiten mit Sets. Wer schon einmal versucht hat, eine nicht zusammenhängende Gruppe von Wirtschafts- oder Mietobjekten auszuwerten, weiß das zu schätzen. Sets erlauben die Gruppierung beliebiger Objekte zu einer Menge (z.B. alle Einheiten in „Region Nord“) – unabhängig von durchgehenden Nummern oder Buchungskreisen.
Sets können entweder manuell gepflegt werden, z.B. via RE80, oder flexibel generiert – z. B. alle Mietobjekte mit bestimmtem Nutzungszweck. Die Auswertungen lassen sich dann gezielt auf die zuvor definierten Sets einschränken.
Fazit: Große Wirkung durch kleine Konfiguration
Das SAP RE-FX Infosystem bietet deutlich mehr Potenzial, als viele Anwender:innen nutzen. Insbesondere mit Reportprofilen, Layouts, freien Abgrenzungen und Sets lassen sich Auswertungen flexibel und benutzerfreundlich gestalten – ohne Programmierung oder aufwendige Projekte.
Für Berater:innen und Key User lohnt sich ein genauerer Blick auf diese Mechanismen: Sie bringen Struktur in die Daten, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT.
Mein Tipp: Üben Sie den Einsatz dieser Funktionen zunächst im Entwicklungssystem anhand konkreter Use Cases – so wird schnell klar, welche Kombination wann sinnvoll ist.
Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst oder Fragen zu Reportprofilen und Infosystem-Auswertungen hast – melde dich gerne auf LinkedIn bei mir oder vernetze dich direkt:
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