Wiedervorlagetermine automatisieren

Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX automatisieren – ein unterschätzter Helfer in der Vertragsverwaltung

Jahreswechsel sind für viele Unternehmen nicht nur ein Zeitpunkt für Bilanzen, sondern auch eine Hochphase für administrative Aufgaben. Gerade in der Immobilien- bzw. Mietvertragsverwaltung mit SAP Real Estate Management (RE-FX) häufen sich um diese Zeit periodische Arbeiten: Finanzströme müssen überprüft, Kostensammler eingerichtet und Nummernkreise angepasst werden. Ein Thema wird dabei häufig unterschätzt, obwohl es enorm zur Effizienz beiträgt: die Automatisierung von Wiedervorlagetermine für Verträge und Nutzungsobjekte.

Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Wiedervorlagetermine dienen Ihnen als Erinnerungshilfen für anstehende Aufgaben im Lebenszyklus eines Vertrags – etwa für Vertragsverlängerungen, Kündigungen, Indexanpassungen oder Prüfungen von Mietkonditionen. Werden diese nicht rechtzeitig generiert oder gepflegt, besteht die Gefahr, wichtige Fristen zu versäumen.

Was sind Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX?

Wiedervorlagetermine in SAP RE-FX sind systemseitige Erinnerungen, die bestimmten Objekten – etwa Verträgen oder Nutzungsobjekten – zugeordnet werden können. Sie dienen der strukturierten Wiedervorlage relevanter Informationen zu einem bestimmten Datum.

Diese Termine können entweder aus spezifischen Vertragsinhalten (z. B. Kündigungsfristen oder Vertragslaufzeiten) automatisch abgeleitet oder als periodische Termine generiert werden, etwa einmal jährlich zur Überprüfung wirtschaftlicher Parameter oder zur Vorbereitung auf Jahreswechselprozesse.

Wie funktioniert die automatisierte Generierung?

Die Generierung von Wiedervorlagetermine erfolgt über vordefinierte Transaktionen, die als Hintergrundjob eingeplant werden können. Das reduziert manuellen Aufwand erheblich und sorgt dafür, dass kein wichtiger Termin verloren geht. Es stehen Ihnen je nach Objekt verschiedene Transaktionen zur Verfügung:

• RECARSGEN – Wiedervorlagetermine (allgemein)
• RECARSGENBD – für Nutzungsobjekte (BD = Basisdaten)
• RECARSGENCN – für Verträge (CN = Contract)

Die häufigste Anwendung findet RECARSGEN als „Sammeltransaktion“, die periodische Wiedervorlagetermin-Einträge für sämtliche relevanten Objektarten erstellt – typischerweise im Zeitraum von bis zu fünf Jahren im Voraus, basierend auf den Customizing-Einstellungen der jeweiligen Vertragsart.

Best Practice: Diese Generierung sollte mindestens einmal jährlich erfolgen – idealerweise kurz vor dem Jahreswechsel, wenn ohnehin viele begleitende Prozesse anstehen (z. B. Finanzstromgenerierung, Kostensammler etc.).

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein kommunales Wohnbauunternehmen verwaltet mehrere Hundert Mietverträge im SAP RE-FX. Die Prozesse zur Indexanpassung und Kündigung sollen jährlich überprüft werden, um Fristen nicht zu verpassen. Hierzu wird die Transaktion RECARSGENCN einmal jährlich im November als Hintergrundjob geplant. Sie generiert automatisch Wiedervorlagetermine für das Folgejahr, sodass das Team der Vertragsverwaltung rechtzeitig systemisch erinnert wird, diese Verträge zu prüfen.

Im Fiori Launchpad oder über das GUI-Arbeitsvorrat lassen sich diese Termine übersichtlich anzeigen. Jeder zuständige Sachbearbeiter filtert sich seine persönlichen Wiedervorlagen, arbeitet sie Schritt für Schritt ab und dokumentiert die Tätigkeiten direkt im Vertrag – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.

Warum lohnt sich die Automatisierung?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Reduzierter manueller Aufwand: Keine manuelle Pflege von Einzelterminen mehr
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jeder Termin ist systemisch dokumentiert
• Proaktive Fristverwaltung: Keine vergessenen Kündigungen oder Anpassungen
• Skalierbarkeit: Auch bei mehreren hundert Verträgen durchführbar

Außerdem lässt sich die Transaktion komfortabel mit dem SAP Job Scheduling via SM36 oder Job-Planungstools wie dem SAP Job Repository kombinieren. Durch einfache Parametervergabe im Selektionsbild kann die Generierung nach Vertragstypen, Buchungskreisen oder Objektklassen zielgerichtet erfolgen.

Fazit

Die regelmäßige und automatisierte Erstellung von Wiedervorlagetermine ist ein einfaches, aber hochwirksames Werkzeug in der Vertragsverwaltung mit SAP RE-FX. Sie unterstützt dabei, Fristen im Griff zu behalten, Aufgaben vorausschauend zu planen und Prozesse zu standardisieren. Besonders im hektischen Jahresendgeschäft verschafft sie Ihrem Team einen wertvollen strukturellen Vorteil.

Wenn du in deinem Unternehmen SAP RE-FX im Einsatz hast und deine Vertragsverwaltung effizienter gestalten möchtest, ist die Automatisierung von Wiedervorlagetermine ein idealer Startpunkt.

Wenn du Fragen zu RE-FX hast oder dich für eine gute Implementierung interessierst, melde dich gerne auf LinkedIn bei mir:

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Oder einfach: Wenn du dich für SAP RE-FX interessierst – gerne vernetzen!