Konditionen und Finanzströme

Konditionen & Finanzströme in SAP RE-FX: Die Grundlage jeder Vertragsabrechnung

Wie viel Miete wird monatlich fällig? Welche Nebenkosten zahlt der Mieter im Voraus? Wie häufig erfolgen die Zahlungen – monatlich, jährlich oder einmalig? Diese Fragen sind nicht nur für die vertragliche Einigung relevant, sondern auch für die operative Umsetzung. In SAP RE-FX dreht sich bei Miet- oder Leasingverträgen alles um eines der zentralen Modulelemente: die Konditionen.

In diesem Beitrag erkläre ich, wie in SAP RE-FX periodische und einmalige Konditionen eingerichtet werden, welche Rolle die Finanzströme dabei spielen und worauf man in der Praxis achten sollte. Egal ob du als SAP-Berater, RE-FX-Administrator oder Projektleiter unterwegs bist — dieser Beitrag hilft dir, die Struktur dahinter besser zu verstehen.

Was sind Konditionen in SAP RE-FX?

In SAP RE-FX bezieht sich der Begriff Konditionen im engeren Sinne auf monetäre Verpflichtungen bzw. Zahlungsvereinbarungen innerhalb eines Vertrages – also konkret auf Miete, Nebenkosten, Betriebskostenvorauszahlungen, Zuschläge oder Mietminderungen.

Eine Kondition besteht immer aus mehreren Komponenten:

• Konditionsart: z. B. Grundmiete, Betriebskosten, Mietminderung
• Betrag und Berechnungsmethode: Festpreis oder Preis je Einheit (z. B. €/m²)
• Zahlungsrhythmus: monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Fälligkeit: z. B. vorschüssig am 3. Werktag eines Monats
• Buchungsklausel: Wer zahlt, wie wird versteuert, welches Partnerkonto ist betroffen?

Wie entstehen daraus Finanzströme?

Sobald Konditionen mit Rhythmus- und Buchungsklauseln verknüpft sind, erzeugt SAP einen Partnerfinanzstrom, auch Zahlungsfinanzstrom genannt. Dieser bildet die Grundlage für die regelmäßige, automatisierte Buchung von Forderungen oder Verbindlichkeiten. Der Finanzstrom entspricht somit dem monatlichen oder jährlichen Zahlungsplan eines Vertrages.

Optional kann ein Objektfinanzstrom generiert werden, wenn die Erlöse oder Kosten beispielsweise nicht nur auf dem Vertrag, sondern auch auf dem konkreten Immobilienobjekt (z. B. Mieteinheit oder Grundstück) verrechnet werden sollen. Dafür wird eine Verteilungsregel definiert.

Ein Praxisbeispiel: Bürofläche mit Nebenkosten und veränderlicher Pacht

Angenommen, dein Unternehmen vermietet eine Büroeinheit:

• Grundmiete: 2.500 EUR pro Monat
• Nebenkosten-Vorauszahlung: 500 EUR pro Monat
• Pacht für Parkplätze: 120 EUR jährlich, zahlbar im Voraus
• Einmalige Mietminderung: 1.000 EUR wegen Verzögerung bei der Fertigstellung

Im SAP-Vertrag legst du nun für jede dieser Zahlungen eine eigene Kondition an:

• Konditionsart: „Grundmiete“, „VZ Betriebskosten“, „Pacht“, „Mietminderung“
• Berechnungsvorschrift: Festbetrag für Miete, ggf. €/m² für individualisierte Berechnungen
• Rhythmusklauseln: monatlich zum dritten Werktag für Miete und Betriebskosten, jährlich zum 01.01. für Pacht
• Buchungsklauseln: Partner = Mieterfirma GmbH, Steuergruppe = UST 19 %

Nach Eingabe dieser Parameter generiert SAP automatisch den Finanzstrom, der zeigt, wie sich die Zahlungen über die Vertragslaufzeit hinweg entwickeln. Durch Simulation kannst du diesen jederzeit überprüfen – auch bevor der Vertrag aktiviert wird.

Worauf kommt es bei der Modellierung der Konditionen an?

Die Qualität der Konditionen hat direkten Einfluss auf die Qualität der Buchhaltung – und damit auf Liquiditätsplanung, Bilanzierung und Reporting. Folgende Tipps helfen dir in der Projekt- oder Betriebsphase:

• Konditionen sauber trennen: Jedes Zahlungsversprechen sollte durch eine eigene Kondition abgebildet sein. Das ermöglicht Flexibilität bei Änderungen.
• Konditionsgruppen nutzen: Um z. B. Mietminderungen korrekt prozentual zu berechnen, kannst du über Customizing zugehörige Konditionen gruppieren.
• Rhythmusklauseln verwenden: Zahllogiken müssen auch komplexe Szenarien wie unterjährige Starts, Vorschusszahlungen oder internationale Besonderheiten abbilden.
• Buchungsklauseln prüfen: Banken, Steuersätze, Partner – je nach Vertragsteilnehmer und Lokation unterschiedlich, aber immer entscheidend für die Finanzbuchhaltung
• Objektfinanzstrom nicht vergessen: Für das interne Controlling ist es oft essenziell, Umsätze nicht nur auf den Vertrag, sondern auf konkretere Objekte zu splitten.

Fazit: Gute Konditionen – stabiles Fundament

Die Anlage und Pflege der Konditionen in SAP RE-FX ist viel mehr als „nur“ ein Pflichtschritt zur Abrechnung. Sie bilden das finanzielle Herz eines Miet- oder Leasingvertrags. Wer hier sorgfältig arbeitet und die Zusammenhänge zwischen Rhythmus, Buchung und Finanzstrom versteht, legt das Fundament für eine stabile, automatisierte Buchungslogik sowie präzises Reporting.

Gerade bei komplexen Immobilienverträgen sind solide Konditionen entscheidend für Transparenz und Effizienz – sowohl in der Erstimplementierung als auch im laufenden Betrieb.

Wenn du Fragen zur Einrichtung von Konditionen in SAP RE-FX hast oder dich einfach über Best Practices austauschen willst, vernetze dich gerne mit mir auf LinkedIn: Steven Imig auf LinkedIn.