Customizing der Konditionen

Customizing der Konditionen in SAP RE-FX: Die richtige Basis für präzise Finanzströme

Bei der Einführung oder Optimierung von SAP RE-FX Projekten fällt vielen Teams eines besonders schwer: Die Konditionenstruktur sauber aufzubauen. Welche Konditionsarten werden benötigt? Wie stelle ich sicher, dass die Konditionen korrekt berechnet, gebucht und ausgewertet werden? Und was muss im Customizing beachtet werden, um spätere Korrekturen und mühsame Nacharbeiten zu vermeiden?

Ein zentraler Hebel dafür liegt im Customizing der Konditionen. Nur mit einer sauberen Definition von Konditionsarten, Konditionszwecken, Rhythmusklauseln und Verteilungsregeln lassen sich korrekte Partner- und Objektfinanzströme erzeugen – die Basis jeder transparenten Immobilienbuchhaltung in SAP RE-FX.

Die Bausteine der Kondition: Aufbau im Customizing

Alle Einstellungen rund um Konditionen finden sich im SAP-Customizing unter Konditionen und Bewegungen. Die wichtigsten Bestandteile im Überblick:

• Konditionsarten: Steuerung des Geschäftsprozesses (z. B. Miete, Nebenkosten, Umsatzmiete).
• Berechnungs- und Verteilungsvorschriften: Regeln zur Ermittlung der Beträge und deren Zuordnung auf Partner bzw. Objekte.
• Konditionszwecke: Festlegung, ob eine Kondition buchbar ist, ob sie periodisch anfällt und um welchen Geschäftszweck es sich handelt.
• Konditionsgruppen: Gruppierung mehrerer Arten zur Steuerung der Erfassung, Berechnung und Auswertung.
• Fälligkeitsverschieberegeln: Feinsteuerung der Fälligkeit von Zahlungen inklusive Regelung für Nachbuchungen.
• Rhythmusklauseln: Vorlage für wiederkehrende Zahlungsvereinbarungen (z. B. monatlich, quartalsweise, nachschüssig).

Diese Elemente wirken zusammen und sorgen dafür, dass Finanzströme systematisch, automatisiert und korrekt erzeugt werden – sowohl für die buchhalterische Sicht (Partnerfinanzstrom) als auch für interne Analysen (Objektfinanzstrom).

Beispiel aus der Praxis: Customizing für einen neuen Vertragsprozess

Stell dir vor, dein Unternehmen führt eine neue Vertragsart ein: den Pachtvertrag für gewerbliche Flächen. Ziel ist es, klare Strukturen im Vertrag und Berichtswesen zu schaffen. Dafür brauchst du folgende Konfiguration:

1. Konditionsarten definieren

Du legst drei neue Konditionsarten an:

• PA01 – Pacht
• PA02 – Vorauszahlung Nebenkosten
• PA03 – Mietminderung

Jede Konditionsart wird mit sprechender Bezeichnung versehen. Die Vorauszahlung wird als solche im Feld „Eigenschaft“ gekennzeichnet. Für alle Konditionsarten legst du passende Bewegungsarten an (z. B. Ertrag, Aufwand).

2. Konditionszwecke festlegen

Für die Pacht (PA01) definierst du einen Konditionszweck "Gewerbliche Grundmiete", der buchungsrelevant ist und monatlich wiederkehrt. Für Mietminderungen nutzt du einen statistischen Zweck, der zwar angezeigt, aber nicht gebucht wird.

3. Konditionsgruppe konfigurieren

Du erstellst die Gruppe „PGGW“ (Pacht Gewerblich West) und ordnest die drei benötigten Arten zu. Über das Feld Konditionszweck kannst du eine Vorbelegung für jede Art definieren. Über die Reihenfolge steuerst du, wie sie im Vertragsdialog angezeigt werden.

4. Vertragsart gegen Konditionsgruppe absichern

Damit Sachbearbeitende nur die erlaubten Arten verwenden, ordnest du die Gruppe „PGGW“ exklusiv der neuen Vertragsart „PGW1“ (Pachtvertrag West) zu. So werden im Vertrag nur PA01, PA02 und PA03 zur Auswahl angeboten – kein Wildwuchs mehr.

5. Rhythmusklausel mit Fälligkeitsregel vorgeben

Pacht soll quartalsweise vorschüssig gezahlt werden – z. B. am ersten Werktag eines neuen Quartals. Dafür legst du eine Rhythmusklausel-Vorlage an (z. B. „Q1Vorschuss“) und ordnest sie der Vertragsart PGW1 zu. Die Fälligkeit verschiebst du über eine Fälligkeitsverschieberegel auf den 3. Werktag, wobei Feiertagskalender und Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden.

Optional legst du auch Nachbuchungsregeln fest: Rückwirkende Änderungen sollen sofort fällig sein, aber um 10 Tage verschoben, um den Kunden etwas Vorlauf zu geben.

Wirkung dieser Customizing-Einstellungen

Mit dieser Konfiguration erreichst du:

• Zentrale Steuerung und Absicherung der richtigen Eingabe – keine Fehlkonditionen mehr im Vertrag
• Automatisch erzeugte, überprüfbare Finanzströme mit nachvollziehbaren Beträgen
• Variable Berichtsoptionen durch Konditionsgruppen wie „Nettopacht“ oder „Nebenaufwand“
• Standardisierte Zahlungskonditionen je Vertragsart dank Rhythmusklauseln-Vorlagen

Fazit

Ein gut konfiguriertes Konditions-Customizing ist die Grundlage für jede solide SAP RE-FX Implementierung. Es ermöglicht nicht nur korrekte Buchungen und transparente Berichte, sondern spart langfristig Wartungsaufwand und reduziert Fehlerquellen erheblich.

Mein Tipp: Investiere ausreichend Zeit in die saubere Planung, sprechende Benennungen und eine durchdachte Customizing-Struktur. Nutze Konditionsgruppen, Zweckerklärungen und Rhythmusklauseln nicht isoliert – sie entfalten ihren größten Nutzen im Zusammenspiel.

Wenn du Fragen zu SAP RE-FX hast oder dein Customizing auf den Prüfstand stellen möchtest, melde dich gerne auf LinkedIn: Steven Imig auf LinkedIn

Ich freue mich auf den Austausch mit dir – gerne auch zur Vernetzung, wenn du dich für SAP RE-FX interessierst!