Vorsteueraufteilung

Vorsteueraufteilung in SAP RE-FX: Wie Sie gesetzeskonform und effizient buchen

Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es nur die Vorsteuer geltend macht, die ihm laut Umsatzsteuergesetz zusteht? Die Antwort liegt in der korrekten Umsetzung der Vorsteueraufteilung gemäß § 15 UStG – ein oft unterschätztes, aber wesentliches Thema gerade bei Immobilien und gemischter Nutzung. In SAP RE-FX lässt sich dieser Prozess strukturiert und gesetzeskonform abbilden – mit hohem Automatisierungspotenzial.

Warum ist die Vorsteueraufteilung notwendig?

Unternehmen dürfen die in Rechnungen enthaltene Vorsteuer nur insoweit geltend machen, wie die bezogenen Leistungen für umsatzsteuerpflichtige Zwecke verwendet werden. Bei Immobilien wird dies komplex, da Gebäude häufig gemischt genutzt werden – beispielsweise zu gewerblichen (steuerpflichtigen) und privaten (nicht steuerpflichtigen) Zwecken. Damit entsteht die Notwendigkeit, Vorsteuern sachgerecht aufzuteilen.

In SAP RE-FX erfolgt diese Aufteilung automatisch auf Basis sogenannter Optionssätze, die das Verhältnis der steuerpflichtigen Nutzung eines Objekts zur Gesamtnutzung abbilden. Ein korrekt gepflegter Optionssatz ist der Schlüssel zur fehlerfreien und revisionssicheren Vorsteueraufteilung.

Wie funktioniert die Vorsteueraufteilung in SAP RE-FX?

Der Ablauf ist stark prozessorientiert und besteht aus mehreren Schritten:

1. Kontierung der Rechnung: Die Kreditorenrechnung wird im SAP FI gebucht und einem Immobilienobjekt (z. B. Gebäude oder Mietobjekt) zugeordnet – mit dem vollen Steuerbetrag.
2. Berechnung des Optionssatzes: Dieser wird auf Basis der aktuellen Nutzung des Objekts (z. B. belegt durch Gewerbemietverträge oder Wohnnutzung) ermittelt. Die Berechnung kann automatisch oder manuell erfolgen.
3. Erstellung des Vorsteuerbasisbelegs: Dieser enthält die Verteilung der Steuerbeträge je Objekt.
4. Periodische Vorsteueraufteilung: In der Transaktion REITDS wird die Vorsteueraufteilung auf Basis der zum Leistungsbezugsdatum gültigen Optionssätze durchgeführt.

Somit stellt SAP RE-FX sicher, dass die abziehbare und nicht abziehbare Vorsteuer korrekt getrennt wird – ein Muss für steuerliche Compliance und interne Kostentransparenz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

Die Muster GmbH betreibt in einem Gebäude sowohl ein Beratungsbüro (umsatzsteuerpflichtige Leistungen) als auch ein Schulungszentrum für Privatpersonen (umsatzsteuerfreie Leistungen). Das Gebäude verfügt über eine Nutzfläche von 500 m² – davon entfallen 300 m² auf das Büro und 200 m² auf das Schulungszentrum. Daraus ergibt sich ein Optionssatz von 60 %.

Für eine Fassadensanierung wird eine Rechnung über 10.000 EUR netto zzgl. 2.000 EUR USt gebucht. SAP RE-FX ermittelt automatisch, dass 60 % dieser Steuer (1.200 EUR) als abzugsfähig gelten und 40 % (800 EUR) nicht abziehbar sind. Die nicht abzugsfähige Vorsteuer wird automatisch auf das von Ihnen im Customizing definierte Kostenkonto gebucht.

Interessant: Sollte sich die Nutzung des Gebäudes ändern – beispielsweise wird das Schulungszentrum aufgelöst und weitere Büroräume entstehen – so erhöht sich der Optionssatz. Daraus resultiert ggf. eine Vorsteuerberichtigung gemäß § 15a UStG, die in SAP RE-FX ebenfalls unterstützt wird.

Worauf Sie im SAP RE-FX achten sollten

Für eine erfolgreiche Vorsteueraufteilung sind insbesondere folgende Punkte entscheidend:

• Aktivierung des Buchungskreises für Vorsteueraufteilung: Im Customizing ist das Kennzeichen „Buchungskreis optiert“ zu setzen.
• Pflege valider Optionssatzmethoden: Je nach Objektart und Nutzung sollten Methoden hinterlegt werden, die entweder feste Werte (z. B. 0 %, 100 %) oder dynamisch berechnete Sätze basierend auf Flächen verwenden.
• Periodische Ermittlung der Optionssätze: Änderungen in der Nutzung führen zu neuen Optionssätzen. Diese müssen regelmäßig über die Transaktion REITORCALC ermittelt und gespeichert werden.
• Zuverlässige Buchung der Vorsteueraufteilung: Vorzugsweise im Batch mit der Transaktion REITDS; auch als Simulation nutzbar.
• Optional: Leistungsbezugsdatum berücksichtigen: Um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte das Leistungsbezugsdatum gepflegt werden – manuell oder automatisch per BAdI.

Ein weiteres wesentliches Feature: Auch nicht-immobilienbezogene Vorgänge – etwa Aufträge, Anlagen oder PSP-Elemente – können in die Vorsteueraufteilung einbezogen werden, sofern sie einem Berichtigungsobjekt mit gültigem Optionssatz zugewiesen sind.

Fazit

Die Vorsteueraufteilung in SAP RE-FX ist mehr als ein technischer Vorgang – sie ist ein zentrales Element zur Sicherstellung der steuerlichen Korrektheit in Unternehmen mit gemischter Nutzung, insbesondere im Immobilienbereich. Durch den konsistenten Einsatz der Optionen in SAP RE-FX lassen sich nicht nur Fehler vermeiden und Rückfragen durch Finanzbehörden minimieren, sondern auch manuelle Aufwände spürbar reduzieren.

Mit einer sauberen Kombination aus Customizing, Optionssatzmethoden und automatisierter Aufteilung schaffen Sie die Basis für effiziente Prozesse – und behalten gleichzeitig die Kontrolle über steuerliche Risiken.

Wenn du Fragen zur Vorsteuerbehandlung oder allgemein zu SAP RE-FX hast, melde dich gerne auf LinkedIn: Steven Imig