Raumbelegung und -reservierung

Raumbelegung und Raumreservierung in SAP RE-FX – Mehr Effizienz für Ihre Büro- und Besprechungsräume

Ob voll ausgelastete Großraumbüros oder ein ständiger Mangel an verfügbaren Besprechungsräumen – unzureichend geplante Raumbelegung stellt viele Unternehmen vor logistische und wirtschaftliche Herausforderungen. Gerade in Zeiten flexibler Arbeitsplatzgestaltung und international vernetzter Teams ist eine transparente Verwaltung von Raumressourcen essentiell für den Unternehmenserfolg.

Wie unterstützt SAP RE-FX Facility Manager und Corporate Real Estate-Teams bei der effizienten Verwaltung von Büroflächen und Meetingräumen? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen rund um Raumreservierung und permanente Raumbelegung in SAP RE-FX – und warum es sich lohnt, diese Prozesse zu digitalisieren und zentral zu steuern.

Raumreservierung: Mehr Transparenz, bessere Auslastung

Die Raumreservierung in SAP RE-FX ermöglicht eine systemgestützte Buchung von Besprechungs-, Veranstaltungs- oder temporären Arbeitsräumen. Für jeden Raum können Verfügbarkeiten, Uhrzeiten und sogar Feiertagsregelungen exakt im System definiert werden – inklusive Rücksicht auf unterschiedliche Zeitzonen oder länderspezifische Kalender.

Dabei bietet das System die Möglichkeit, wiederkehrende Serienbuchungen (z. B. wöchentliche Teammeetings) mit sogenannten Terminserienregeln zu definieren. Über den zugewiesenen Fabrikkalender werden lokale Feiertage automatisch berücksichtigt – ein wichtiger Aspekt für global tätige Unternehmen mit mehreren Standorten.

Reservierungskosten können automatisiert auf Kostenstellen, Innenaufträge oder PSP-Elemente gebucht werden – entweder periodisch per Transaktion REORCOSTPOSTRS oder einmalig über RERAOP. Auch Stornierungen sind flexibel steuerbar, inklusive unterschiedlicher Stornoregelungen je nach Frist (z. B. 100 % Erstattung bei Storno 48h vorher, 50 % innerhalb von 24h etc.).

Permanente Raumbelegung: Die Basis für moderne Arbeitsplatzplanung

Die permanente Raumbelegung bezieht sich auf die langfristige Zuordnung von Mitarbeitenden zu festen Büroräumen – ein zentrales Element für Personal- und Standortplanung. In RE-FX wird dazu die Belegung pro Raum dokumentiert: Wer sitzt wo, für welchen Zeitraum, und gehört zu welchem Projekt oder Team?

Diese Daten bilden die Grundlage für die Umzugsplanung via Transaktion REORMP, z. B. im Zuge von Reorganisationen oder Kapazitätsveränderungen. Auch hier lassen sich die entstehenden Kosten über die Transaktion REORCOSTPOSTPO systematisch verbuchen und somit analysieren.

Eine präzise Belegungsplanung hilft nicht nur dabei, ungenutzte Flächen zu identifizieren, sondern ermöglicht auch eine bedarfsgerechte Flächenoptimierung – zum Beispiel durch Zusammenlegung von Teams oder gezieltes Desk Sharing.

Customizing: Flexibel auf Unternehmensbedürfnisse anpassbar

Für eine nahtlose Implementierung bietet SAP RE-FX umfangreiche Customizing-Optionen:

• Gesuchsarten: Sie definieren, wonach reservierende Nutzer suchen können: z. B. nach Mindestkapazität, Raumausstattung oder Gebäude.
• Bemessungsarten & Konditionsarten: Diese helfen, passende Räume anhand fester Kriterien (UND-/ODER-Logik) automatisch zu filtern.
• Terminserienregeln: Legen Sie einheitliche Buchungsfenster fest (z. B. werktags 08:00–18:00 Uhr) und berücksichtigen Sie dabei spezifische Feiertagsregelungen je Standort.
• Preiscodes: Hinterlegen Sie unterschiedliche Preise für Raumtypen und Zusatzleistungen – von Standardmeetingraum bis Konferenzpaket mit Catering.

So lässt sich die Oberfläche nicht nur auf die jeweiligen Raumarten, sondern auch auf interne Richtlinien und Kostenverrechnung anpassen.

Praxisbeispiel: Raumverwaltung für eine internationale Unternehmenszentrale

Ein international tätiges Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt möchte die Nutzung und Verrechnung aller Besprechungsräume im Headquarter digitalisieren. Auch die dauerhafte Belegung von Flex-Offices durch Projektteams soll besser nachvollziehbar sein.

Mittels RE-FX führt das Unternehmen eine zentrale Raumreservierung ein. Dank der lokalen Einstellung des deutschen (bayerischen) Fabrikkalenders werden Feiertage korrekt ausgeschlossen. Mitarbeiter können Besprechungsräume per Self-Service reservieren, die Abrechnung erfolgt automatisch auf die jeweilige Kostenstelle des reservierenden Mitarbeiters.

Projektteams, die für mehrere Monate gemeinsam an Kundenprojekten arbeiten, werden über die permanente Raumbelegung in Projekträumen eingeplant. Bei Änderungen in der Teamzusammensetzung greift die RE-FX-Umzugsplanung direkt auf die bestehenden Zuordnungen zu, eliminiert manuelle Excel-Listen und fehleranfällige Mailsysteme.

Das Ergebnis: Weniger Raumkonflikte, gesteigerte Transparenz über Raumnutzung und eine saubere Kostenzuordnung für die Finanzbuchhaltung.

Fazit: Raumgestaltung als strategischer Hebel

In einer dynamischen Unternehmenswelt sind Büroflächen mehr als nur Platz. Sie sind Investitionsgüter, Begegnungsorte und längst Teil der New-Work-Debatte. SAP RE-FX hilft, Raumressourcen proaktiv zu steuern – mit klaren Prozessen für Reservierung und Belegung, optimierter Flächennutzung und sauberer Kostenverteilung.

Wer also seine Flächennutzung effizient, skalierbar und international nachvollziehbar managen will, findet in SAP RE-FX genau die richtigen Werkzeuge dafür.

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